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Como começar a usar o VendaSimples: primeiros passos

Passo a passo para começar a usar o VendaSimples: dados da empresa, usuários, clientes, produtos, nota fiscal e a primeira venda.

Atualizado em 5 min de leitura

Este é o roteiro para deixar o VendaSimples pronto para vender: 10 etapas, do cadastro da empresa até a primeira nota fiscal emitida. Use quando estiver começando ou para conferir se não ficou nada para trás. O próprio sistema mostra esse roteiro na Central de Ajuda, aba Início, no quadro Seus primeiros passos.

Antes de começar

Os itens de menu das etapas Cadastro da Empresa e Cadastro de Usuários (Empresas/Filiais e Usuários e Permissões) aparecem só para o usuário administrador. As etapas de nota fiscal usam o menu Notas Fiscais, que só aparece com a extensão fiscal contratada (veja como contratar extensões) e com as permissões de usuário de nota fiscal.

  1. Cadastro da Empresa

    Em Início > Empresas/Filiais, clique em Editar na sua empresa. Confira Razão Social, Nome Fantasia, Inscrição Estadual, CNAE, Regime Tributário, endereço, telefone e e-mail, e clique em Salvar. Com dados incompletos ou errados, a nota fiscal pode dar erro. Veja como alterar os dados da empresa.

  2. Cadastro de Usuários

    Crie um acesso para cada pessoa da equipe em Início > Usuários e Permissões > Usuários, botão Novo. Cada pessoa entra com o próprio Login e Senha. O grupo (o nome que identifica o ambiente da sua empresa no VendaSimples) é o mesmo para todos. Veja como cadastrar um usuário.

  3. Unidade de Produto

    Se você vende por quilo (KG), litro (LT), metro (MT) ou outra unidade de medida, cadastre as unidades antes dos produtos. Vá em Produtos > Unidades e clique em Novo. Veja como cadastrar unidades de medida.

  4. Importação/Cadastro de Parceiros

    Parceiro é qualquer cliente, fornecedor ou transportadora. Se a sua lista está numa planilha do Excel, vá em Parceiros > Ferramentas > Importação de Parceiros, clique em Download Template, preencha o modelo e envie em Importar Template. Para cadastrar um por um, use Parceiros > Todos os Parceiros, botão Novo. Veja como importar pela planilha e como cadastrar um parceiro.

  5. Importação/Cadastro de Produtos

    Funciona como nos parceiros. Para importar, vá em Produtos > Ferramentas > Importação de Produtos, clique em Download Template, preencha e envie em Importar Template. Para cadastrar um por um, use Produtos > Todos os Produtos, botão Novo. Veja como importar produtos e como cadastrar um produto.

  6. Formas de Pagamento

    Cadastre como você recebe: Pix, boleto, cartão e outras. Elas são usadas nas vendas e no financeiro. Vá em Vendas > Formas de Pagamento e clique em Novo. Veja como cadastrar as formas de pagamento.

  7. Notas Fiscais

    Vincule o certificado digital A1 (um arquivo .pfx com senha) e configure a série e o número da nota. Vá em Notas Fiscais > Configurações, abra Notas Fiscais Nacional (se aparecer a lista de configurações) e clique em Configurações na sua empresa. Use Validar Certificado para enviar o certificado e Configuração de Série para informar a Série e o Número da próxima nota. Veja certificado digital e série e número da nota.

  8. Regras Fiscais

    Peça ao seu contador os códigos de imposto que vão na nota: ICMS/CST, CFOP, PIS, COFINS e se os produtos têm Substituição Tributária (ST). Depois cadastre a regra em Notas Fiscais > Regra Fiscal Simples Nacional (ou Regra Fiscal Lucro Real / Presumido, se for o seu caso). Veja como cadastrar regras fiscais.

  9. Pedido de Vendas

    Crie o primeiro pedido em Vendas > Todos os Pedidos, botão Novo: escolha o cliente em Nome do Parceiro, inclua os produtos e clique em Cadastrar. Se vai emitir nota, o cadastro do cliente e dos produtos precisa estar completo. Depois, na lista de pedidos, clique em Faturar. Veja como fazer orçamento, pedido e nota fiscal.

  10. Emissão de Nota

    Com o pedido faturado, clique em Emitir NF-e na lista de pedidos. Confira as informações na Pré-Visualização de NF-e e clique em Emitir Nota. Veja como emitir notas fiscais corretamente.

Dica

Com a extensão de compras, você pode importar as notas de compra dos fornecedores pelo XML (o arquivo da nota) em Notas Fiscais > Recebidas, botão Importar XML. O sistema lê a nota e sugere o fornecedor e os produtos e, com a extensão financeira, mostra as parcelas para o financeiro. Veja como importar o XML de uma nota de compra.

Materiais de apoio na Central de Ajuda

Em Início > Central de Ajuda, além da aba Início, há duas abas que ajudam na implantação:

  • Onboarding: vídeos sobre os principais assuntos do sistema, separados por nível (Iniciante, Intermediário e Avançado). Use o campo Buscar vídeo por assunto... para achar o que precisa.
  • Recursos: o Cronograma de Implantação (botão Baixar PDF) traz a sequência sugerida de etapas para começar a usar o sistema. Ali também fica o E-book Plano de Contas, para montar o plano de contas do financeiro.

Se precisar de ajuda

No alto da Central de Ajuda ficam os botões Chat online e WhatsApp (14) 3413-3244 para falar com o suporte. Nas etapas de cadastro da empresa, nota fiscal e regras fiscais, o seu contador também pode ajudar. Veja como falar com o suporte.

Perguntas frequentes

Preciso seguir a ordem das etapas?
É o recomendado, porque cada etapa usa o que veio antes: as unidades vêm antes dos produtos, o pedido usa os clientes e os produtos já cadastrados, e a nota precisa do certificado, da série e das regras fiscais.
Não vejo Empresas/Filiais nem Usuários e Permissões no menu. Por quê?
Esses itens aparecem só para o usuário administrador. Peça a quem administra o VendaSimples na sua empresa para fazer essas duas etapas.
O menu Notas Fiscais não aparece. O que fazer?
Ele só aparece com a extensão fiscal contratada e com a permissão de nota fiscal no seu usuário. Veja como contratar extensões e como configurar as permissões de usuário.
Não vou emitir nota fiscal. Preciso fazer todas as etapas?
As etapas Notas Fiscais, Regras Fiscais e Emissão de Nota são para quem emite nota. Sem elas, você já consegue cadastrar parceiros e produtos, criar pedidos e faturar.
Deu erro ao emitir a nota. E agora?
Dados incompletos da empresa, do cliente ou dos produtos costumam dar problema na nota. Confira esses cadastros e veja o que fazer quando a nota fiscal é rejeitada.

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