Como importar XML de nota de compra no VendaSimples

Use esta tela para dar entrada numa compra pelo XML da nota do fornecedor (o arquivo da nota fiscal eletrônica). O sistema lê a nota, sugere o fornecedor e os produtos do seu cadastro e calcula o custo de cada item. Depois de conferir, você processa a nota: ela dá entrada no estoque e gera as contas a pagar, conforme a sua configuração.

1. 1

   Abra as notas recebidas

   No menu, clique em Notas Fiscais e depois em Recebidas. Se você tem mais de uma empresa, pode aparecer a janela Deseja visualizar as NF-es de qual empresa ?: escolha a empresa.

2. 2

   Abra a importação

   Clique em Importar XML, no topo da tela. Na janela Importar XML, escolha a Empresa que fez a compra. Esse campo só aparece quando há mais de uma empresa. Só marque CNPJ de outra empresa? se o XML for de outro CNPJ, e não do da empresa escolhida: o sistema pede para confirmar com Você está importando um XML de um CNPJ de outra empresa.

3. 3

   Escolha o arquivo

   Em Arquivo XML, arraste o arquivo ou clique em Clique aqui para selecionar. Vale um arquivo .xml por vez, com até 500 KB.

4. 4

   Importe a nota

   Clique em Importar e Relacionar para ir direto para a tela Relacionar Nota Fiscal. Se clicar em Importar XML, a nota só entra na lista, e você relaciona depois pelo botão Relacionar.

5. 5

   Confira os dados da nota

   Em Dados da Nota, confira Série / N° Nota, Data Emissão, Chave de Acesso e o fornecedor (Razão Social, Fantasia e CNPJ). Clique em Mais Informações para ver o endereço, a inscrição estadual e os valores da nota.

6. 6

   Relacione o fornecedor

   Em Parceiro, clique em Aceitar Sugestão se o sistema achou o fornecedor no seu cadastro. Se não achou, clique em Pesquisar para escolher o parceiro ou em Cadastrar para criar um com os dados da nota. A bolinha fica verde e aparece Parceiro Relacionado.

7. 7

   Escolha o depósito

   Com a extensão de estoque, escolha em Selecione um depósito: onde os produtos vão entrar. O campo só libera depois que o fornecedor está relacionado.

8. 8

   Relacione os produtos

   Em Produtos, cada linha mostra o item da nota à esquerda e o produto do seu cadastro à direita. Confira a sugestão e clique em Relacionar. Se o produto estiver errado ou vazio, clique em Pesquisar no quadro da direita, escolha o produto e clique em Relacionar. Detalhes em Relacionar os produtos da nota.

9. 9

   Lance as parcelas

   Com a extensão financeira, vá até Parcelas. Se não houver nenhuma parcela, clique em Adicionar Parcelas. Em cada parcela, confira ou preencha Data, Valor, Plano de Contas e Forma de Pagamento. Marque Foi pago / Baixado na parcela que você já pagou.

10. 10

    Salve e processe

    Clique em Salvar. Aparece Dados salvos com sucesso! e você volta para a lista. Na nota com o status Pronto para Processar, clique em Processar e confirme. Ao terminar, aparece Nota processada com sucesso.

Relacionar o fornecedor

• Aceitar Sugestão: aparece quando o sistema encontra o fornecedor no seu cadastro. A sugestão aparece embaixo, com o número e o nome do parceiro.
• Pesquisar: abre a Pesquisa de Parceiro. Em Nome ou Documento, digite o nome ou o CNPJ, clique em Pesquisar e clique no parceiro certo.
• Cadastrar: abre a janela Novo Parceiro já preenchida com os dados do fornecedor que estão na nota (CNPJ, razão social, inscrição estadual, endereço e telefone). Confira e clique em Cadastrar. Veja como cadastrar cliente ou fornecedor.
• Em todos os casos aparece Parceiro relacionado com sucesso!. O depósito, o Adicionar Valores Avulso e o Adicionar Parcelas só liberam depois disso.

Relacionar os produtos da nota

Relacionar é dizer ao sistema qual produto do seu cadastro corresponde a cada item da nota. Assim o estoque e o custo vão para o produto certo. O quadro da esquerda mostra o item como veio na nota: Código Fabricante, NCM, Valor Unitário, Quantidade, Unidade e Valor Total. A bolinha no canto fica vermelha enquanto o item não está relacionado e verde depois.

• Relacionar: grava o produto escolhido no quadro da direita. Aparece Produto relacionado com sucesso!. O botão só libera quando há um produto no quadro.
• Pesquisar (no quadro da direita): abre a Pesquisa de Produto. Em Produto, SKU ou GTIN, digite o nome ou o código, clique em Pesquisar e clique no produto. Kits não aparecem nessa pesquisa.
• Cadastrar: abre o cadastro de produto já preenchido com descrição, unidade, GTIN, custo, NCM, CEST e origem da nota, e com o fornecedor da nota. Salve o produto: ele entra no quadro da direita, e aí é só clicar em Relacionar. Veja como cadastrar um produto.
• Desassociar: aparece no item já relacionado. Confirme em Realmente deseja desassociar o produto? para escolher outro produto.
• Limpar Sugestões: tira todos os produtos sugeridos de um item. Confirme em Remover todas as sugestões deste item da nota?.
• O X vermelho do quadro tira aquele produto do item.

Um item da nota em mais de um produto

Se um item da nota corresponde a mais de um produto do seu cadastro, clique no botão verde +, embaixo do quadro da direita, para incluir outro produto. Com dois ou mais produtos, cada quadro mostra a Qtd. Original: quanto daquele item vai para cada produto. A soma tem que ser igual à quantidade da nota. Se não fechar, aparece Faltam ... para fechar a quantidade do produto ou Tem ... a mais que a quantidade do produto.

Produto inativo

Se o produto escolhido está inativo, o quadro fica com a borda vermelha e a etiqueta Produto inativo. Ao relacionar ou salvar, o sistema pergunta, por exemplo, O item 3 da nota usa um produto inativo. Relacionar mesmo assim?. Clique em Cancelar e pesquise outro produto, ou em Sim para seguir com ele.

Converter unidade (comprar em caixa e vender por unidade)

Quando o fornecedor vende numa unidade e você controla o estoque em outra, use a conversão. Exemplo: a nota tem 10 caixas e cada caixa tem 12 unidades.

1. 1

   Ligue a conversão

   No quadro do produto, marque Converter Unidade. Aparece o campo Qtd. Por Caixa.

2. 2

   Informe quanto vem em cada caixa

   Em Qtd. Por Caixa, digite quantas unidades do seu produto vêm em cada unidade da nota. No exemplo, 12.

3. 3

   Confira a quantidade

   A Quantidade do quadro é calculada sozinha: quantidade da nota vezes a Qtd. Por Caixa. No exemplo, 120. É essa quantidade que entra no estoque.

Se aparecer Esta quantidade não confere com o tipo de unidade, a conta deu número quebrado numa unidade que não aceita casas decimais. Confira a Qtd. Por Caixa e a unidade do produto.

Custo do produto

• O quadro mostra Custo: com o custo calculado para o produto nesta nota. Clique no ícone de olho ao lado para ver os valores usados (valor unitário, frete, despesas, IPI, substituição tributária, seguro, desconto, ICMS) e o Cálculo Realizado. A fórmula depende do Tipo de Empresa da configuração.
• Histórico de custos: mostra os custos anteriores do produto, para você comparar.
• Alterar valor de custo desse produto: marque para atualizar o valor de custo do produto no cadastro com o custo desta nota.
• Alterar valor de custo de todos os produtos, no fim da lista: marca a mesma opção em todos os produtos de uma vez.

Editar os dados do produto pela nota

Com um produto no quadro, e antes de relacionar o item, clique em Editar Produto. Na janela Editar Dados do Produto, preencha só o que quer mudar: Nova Descrição, Novo SKU, Novo GTIN, Novo Valor de Venda, Novo Valor Promocional ou Novo Valor de Custo. Embaixo dos campos aparece o valor atual do produto e, no custo, o Custo Calculado nesta nota. Clique em Salvar: o quadro ganha a etiqueta Produto Editado.

Depósito, lotes e variações

• Depósito: com a extensão de estoque, cada produto tem o seu Selecione um depósito:. Se ficar vazio, o produto entra no depósito escolhido em Dados da Nota. Veja como cadastrar depósitos.
• Lotes: se o produto controla lote (extensão de lote), informe o Lote e a Quantidade de cada lote. Use novo lote para criar um. A soma dos lotes tem que bater com a quantidade, e o mesmo código não pode se repetir. Os lotes que vieram no XML aparecem no quadro da esquerda. Veja como controlar lotes e validade.
• Variações: se o produto tem variações (tamanho, cor), distribua a quantidade entre elas em Variação e Quantidade. A soma tem que bater com a quantidade do produto. Para lotes por variação, clique em Especificar lotes das variações. Veja produto com variações.

Parcelas e frete avulso

• A seção Parcelas aparece com a extensão financeira. Os botões Adicionar Parcelas e Remover Todas Parcelas só aparecem depois que o fornecedor está relacionado. Em cada parcela nova, a Forma de Pagamento e o Plano de Contas já vêm com o padrão da configuração, se houver.
• A Data é obrigatória, a não ser que a parcela esteja marcada como Foi pago / Baixado. A Forma de Pagamento é sempre obrigatória.
• Use o + e o - no fim da linha para incluir ou tirar parcelas, ou Remover Todas Parcelas para recomeçar.
• Adicionar Valores Avulso (em Dados da Nota): abre a janela Frete Avulso. Digite o valor e clique em Salvar: a nota é salva junto. O valor aparece em Valor Frete Avulso, dentro de Mais Informações.

Status da nota

Processar, estornar ou excluir uma nota

• Processar: confirme em Realmente deseja processar a Nota ... ?. O sistema lança o estoque e o financeiro conforme a configuração e mostra Nota processada com sucesso. Se algo der errado no estoque ou no financeiro, a mensagem de erro aparece no canto da tela.
• Visualizar: abre a nota processada só para consulta. Nada pode ser alterado.
• Estornar: desfaz o processamento da nota. Confirme em Realmente deseja estornar a Nota ... ?. Ao terminar, aparece Nota estornada com sucesso.
• Excluir: apaga a nota importada. Só aparece em nota que não foi processada. Ao confirmar, aparece Nota Recebida ... excluída com sucesso!.
• No celular, esses botões ficam no menu de três pontinhos de cada nota.

Imprimir DANFE, baixar o XML e imprimir etiquetas

Na lista, clique em Opções na linha da nota: Imprimir DANFE (o documento impresso da nota), DANFE PDF, Download XML e, com a extensão de etiquetas, Imprimir Etiquetas dos produtos da nota. O Imprimir Etiquetas também fica no topo da tela Relacionar Nota Fiscal. Veja etiquetas de produto.

Encontrar uma nota na lista

• Digite na busca (Digite aqui para buscar...) e aperte Enter.
• Empresa: troca a empresa, quando você tem mais de uma.
• Ordenar por: número da nota, Data Emissão ou Data Importação, crescente ou decrescente.
• Status: mostra só as notas de um status.
• + Filtros: filtra por período de Data Emissão e de Data Importação.

Configuração de Nota Recebida

Aqui você define, por empresa, o que acontece ao processar a nota e os valores que já vêm preenchidos no relacionamento.

1. 1

   Abra a configuração

   No menu, clique em Notas Fiscais > Configurações e no cartão Nota Fiscal Recebida. Na lista de empresas, clique em Editar na empresa.

2. 2

   Escolha o que o processamento faz

   Em Configurações, ligue Processa Estoque para a nota dar entrada no estoque e Gera Financeiro à Pagar para as parcelas virarem contas a pagar. Ligue Sugestão Automática para os itens com sugestão se relacionarem sozinhos.

3. 3

   Defina os padrões

   Em Configurações Padrão, escolha a Forma de Pagamento Padrão e, com a extensão financeira, o Plano de Contas Padrão: eles já vêm preenchidos em cada parcela nova.

4. 4

   Escolha onde vai o GTIN

   Em Preenchimento Automático GTIN, escolha Gtin Fiscal ou Gtin Não Fiscal. É o campo do cadastro de produto que recebe o código de barras da nota quando você clica em Cadastrar num item.

5. 5

   Escolha o tipo de empresa

   Em Tipo de Empresa, escolha a fórmula do custo (veja a tabela abaixo).

6. 6

   Salve

   Clique em Salvar. Aparece Configuração editada com sucesso!.

ICMS é o imposto estadual sobre mercadorias e IPI, o imposto sobre produtos industrializados. Na dúvida sobre qual tipo usar, pergunte ao seu contador.

Buscar a nota na SEFAZ e exportar para o contador

Na mesma tela, o botão Importar da SEFAZ abre o Importador SEFAZ, que busca as notas emitidas contra o seu CNPJ, sem você precisar pedir o XML ao fornecedor. Veja como buscar as notas na SEFAZ. O botão Exportar XML junta os XMLs das notas recebidas de um mês ou período: veja como exportar os XMLs para o contador. O Importar da SEFAZ pede a permissão Notas Fiscais Distribuição Interesse e o Exportar XML, a permissão Exportar XML, as duas na aba Nota Fiscal do perfil.

Erros comuns