Como cadastrar regras fiscais no VendaSimples

A regra fiscal diz ao sistema como tributar os itens da nota: o CFOP (o código do tipo de operação, como venda dentro ou fora do estado), o código do ICMS, o PIS, a COFINS, o IPI e, com a reforma tributária, o IBS e a CBS. Cada regra vale para uma finalidade e para os estados de destino que você escolher. Há uma tela para o Simples Nacional e outra para o Lucro Real / Presumido. Elas são quase iguais, e as diferenças estão marcadas aqui.

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   Abra a tela de regras

   No menu, clique em Notas Fiscais e, em Cadastros Adicionais, em Regra Fiscal Simples Nacional ou Regra Fiscal Lucro Real / Presumido. Aparece a da extensão fiscal contratada. A lista mostra a descrição e a finalidade de cada regra.

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   Comece uma regra nova

   Clique em Novo, no topo da lista.

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   Escolha a finalidade

   Em Finalidade, escolha a finalidade da operação (a mesma que você escolhe no pedido de venda). Se ela ainda não existe, clique em Adicionar, ao lado do nome do campo: na janela Nova Finalidade, preencha a Descrição (até 40 caracteres), marque Definir como padrão? se quiser e clique em Cadastrar. Depois escolha a finalidade nova na lista. Veja finalidades de nota fiscal.

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   Escolha os estados de destino

   Em Quando o destinatário for um destes estados, escolha um ou mais estados. Dá para digitar o nome para achar mais rápido. Para marcar todos, clique em Selecionar todos.

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   Dê um nome à regra

   Em Descrição, escreva um nome que ajude a achar a regra na lista. O campo é obrigatório.

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   Limite a regra, se precisar

   Clique em Opções Avançadas para fazer a regra valer só para certos produtos, NCMs, origens, CNAEs, regimes, indicadores de IE ou empresas. Veja Opções Avançadas. Se a regra vale para tudo, pule este passo.

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   Preencha a aba ICMS

   No Simples Nacional, escolha o Código de situação da operação no Simples nacional (CSOSN) e informe o Código CFOP. No Lucro Real / Presumido, informe o Código CFOP e escolha o Código de situação tributária - CST. Outros campos aparecem conforme o código: veja Aba ICMS.

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   Preencha PIS, COFINS e IPI

   Nas abas PIS, COFINS e IPI, escolha o Código de situação tributária - CST de cada imposto. No IPI, informe também o Código Enquadramento.

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   Confira Reforma Tributária e Observações

   Na aba Reforma Tributária (no Simples Nacional, Reforma Tributária (opcional até 2027)), preencha os códigos do IBS e da CBS. Na aba Observações, escolha os textos que devem ir com a regra.

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    Salve a regra

    Clique em Cadastrar. Aparece a mensagem Regra Fiscal ... cadastrado com sucesso e você volta para a lista.

Diferenças entre Simples Nacional e Lucro Real / Presumido

Aba ICMS

O ICMS é o imposto estadual sobre mercadorias. Nesta aba ficam o CFOP e o código da situação do ICMS: o CSOSN no Simples Nacional e a CST no Lucro Real / Presumido.

• Código CFOP: digite os 4 números ou clique na lupa ao lado do campo (apertar Enter no campo também abre a busca). Na janela Pesquisa CFOP, digite o código ou parte da Descrição (por exemplo, Venda de mercadoria) e clique em Pesquisar. Em Filtro avançado há as opções NF-e?, Comunicação?, Transporte? e Devolução?. Clique no CFOP certo: o código e a descrição aparecem na aba.
• Código Beneficiário: se o seu estado pede o código de benefício fiscal na nota, marque Definir Código Beneficiário e digite o código, com até 10 caracteres.
• Os campos de percentual aceitam até 4 casas decimais.

Campos de cada CSOSN (Simples Nacional)

Os campos de Substituição tributária (ST) são Perc. Alíquota ST ICMS, Redução Base de Cálculo ST, Margem de Val. Agreg. ST (IVA) e Modalidade BC ST.

Campos de cada CST (Lucro Real / Presumido)

• Campos de ST: Percentual Alíquota ST ICMS, Redução Base de Cálculo (a da ST), Margem de Val. Agreg. ST (IVA) e Modalidade BC ST.
• Campos de FCP (Fundo de Combate à Pobreza, um adicional do ICMS em alguns estados): Percentual Alíquota FCP e, em Outras Opções FCP, a caixa Desconta FCP do Estado Destinatário ?.

Abas PIS, COFINS e IPI

• PIS e COFINS: escolha o Código de situação tributária - CST. No Lucro Real / Presumido, preencha também o Percentual Alíquota.
• IPI: escolha o Código de situação tributária - CST e informe o Código Enquadramento, com 3 números. Para procurar, clique na lupa: na janela Pesquisa Código de Enquadramento IPI, digite o Código ou a Descrição, clique em Pesquisar e clique no código certo.
• No IPI, se a opção de CST escolhida não tiver número na frente, o Código Enquadramento some.
• No Lucro Real / Presumido, com a CST 50 ou 99 do IPI, aparece também o Percentual Alíquota.

Aba Reforma Tributária

Aqui ficam os códigos do IBS e da CBS, os impostos novos da reforma tributária.

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   Escolha a CST

   Em Código da situação tributária - CST, escolha o código. Se você trocar a CST depois, o código de classificação e as alíquotas são apagados.

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   Escolha a classificação

   O campo Código Classificação Tributária só libera depois da CST. Clique na lupa ao lado dele: na janela Código Classificação Tributária, use Código CST e Pesquisa e clique na linha certa. Também dá para digitar pelo menos 3 letras ou números no campo e clicar na opção.

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   Preencha as alíquotas

   Preencha os percentuais de IBS UF, IBS Municipal e CBS. Quando você escolhe a classificação pela lupa e ela tem redução, aparecem também os campos de redução que valem para ela: Redução Base de Cálculo - IBS UF e Redução Base de Cálculo - IBS Municipal (redução do IBS) e Redução Base de Cálculo - CBS (redução da CBS). Se ela tiver alíquota zero, os três percentuais já vêm zerados e travados.

• No Simples Nacional, a aba é opcional até 2027: os dados só vão para a regra se você escolher o Código Classificação Tributária.
• No Lucro Real / Presumido, a regra nova já abre com a CST preenchida nesta aba. Com a CST preenchida, a regra só salva com o Código Classificação Tributária e as alíquotas.
• Para saber quantas regras já estão preenchidas, abra o Simulador da Reforma Tributária, na parte Meus cadastros estão prontos para 2027?.

Opções Avançadas: limitar a regra

Clique em Opções Avançadas, abaixo da Descrição. Cada item que você inclui aparece numa linha embaixo do campo (as empresas ficam dentro do próprio campo). Para tirar um item, clique no X da linha. Ao editar uma regra que já tem produto, NCM, origem ou empresa, esta parte já vem aberta.

• Para os seguintes produtos: digite pelo menos 3 letras do produto, clique nele na lista e clique em Adicionar.
• Para as seguintes origens: escolha a origem da mercadoria (nacional, importada etc.). Ela entra na lista na hora.
• Para as seguintes NCMs: o NCM é o código do produto na tabela fiscal, com 8 números. Digite o NCM e clique em Adicionar. Para procurar, clique em Pesquisar (ou aperte Enter no campo): na janela Pesquisa NCM, busque por Código NCM, Descrição ou Estado, clique em Pesquisar e clique no NCM certo. Veja NCM e dados fiscais do produto.
• Para os seguintes CNAEs: o CNAE é o código da atividade da empresa. Digite o código e aperte Enter.
• Para os seguintes Regimes Tributários: escolha o regime. Ele entra na lista na hora.
• Para os seguintes Indicadores de Inscrição Estadual: escolha o indicador de IE do destinatário, o mesmo do cadastro de parceiro. Ele entra na lista na hora.
• Para as seguintes empresas: se você tem mais de uma empresa no sistema, escolha em quais a regra vale.

Observações da regra

As observações são textos prontos que você cadastra uma vez e depois escolhe na aba Observações de cada regra. O cadastro delas abre pelo botão Observações, ao lado do Novo, na lista de regras.

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   Abra as observações

   Na lista de regras fiscais, clique em Observações e depois em Novo.

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   Dê um nome

   Em Descrição, escreva um nome para achar a observação depois.

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   Escreva o texto

   Em Observação, digite o texto. Para inserir uma tag, clique no ponto do texto onde ela deve entrar e depois clique na tag em Tags Predefinidas.

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   Salve

   Clique em Cadastrar. Aparece a mensagem Observação ... Cadastrada com sucesso! e você volta para a lista de observações.

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   Use na regra

   Abra a regra fiscal, vá na aba Observações, escolha uma ou mais observações e salve a regra.

Na lista de observações, use Editar para mudar uma observação e Excluir para apagar. Ao excluir, o sistema pergunta Realmente deseja excluir a observação "..." ?: clique em Confirmar.

Encontrar, editar e excluir uma regra

• Buscar: no topo da lista há a busca (Digite aqui para buscar...), o NCM (Digite o código NCM...), o Estado: e o CFOP (Digite o código CFOP...). Em telas menores, alguns desses campos ficam dentro de + Filtros.
• + Filtros: abre Filtros Adicionais, com ICMS CST (no Simples Nacional, a lista traz os CSOSN) e Consumidor Final?. Clique em Filtrar, ou em Limpar Filtros para tirar os filtros.
• O filtro de CFOP não atualiza a lista sozinho: depois de digitar o código, clique em + Filtros e em Filtrar.
• Editar: clique na descrição da regra ou em Editar. Mude o que precisar e clique em Salvar. Aparece Regra Fiscal ... editado com sucesso. Sem a permissão Acesso Total de Regra Fiscal, o botão se chama Visualizar e a regra abre só para consulta.
• Excluir: clique em Excluir na linha da regra. Na pergunta Deseja excluir realmente a regra fiscal "..." ?, clique em Sim.

Erros comuns

As mensagens aparecem embaixo do campo com problema. Se a regra não salva e você não vê nenhuma mensagem, abra as abas de impostos: o campo com problema pode estar numa aba fechada.