Como abrir uma ordem de serviço (OS) no VendaSimples

A ordem de serviço (OS) registra o atendimento de um equipamento do cliente: marca e modelo, defeito relatado, fotos, peças, serviços e valores. Abra uma OS quando o cliente deixar um aparelho para orçamento ou conserto. Toda OS nova entra como Orçamento. Depois você aprova, executa, finaliza e fatura.

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   Abra uma OS nova

   No menu, clique em Ordem de Serviço e depois em Todas as Ordens. Clique em Novo, no topo da lista. Atalho: o + ao lado de Todas as Ordens no menu (dica Nova Ordem de Serviço) abre a OS direto.

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   Preencha os Dados Principais

   Se você tem mais de uma empresa, escolha a Empresa. Confira a Finalidade (o tipo de operação, usado na nota fiscal), que costuma já vir com a padrão, e escolha o Indicador Presencial (se o atendimento foi presencial ou não). Os dois são obrigatórios. Se já souber quem vai fazer o serviço, escolha o Técnico Responsável. Os outros campos estão em Campos dos Dados Principais.

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   Escolha o cliente

   Em Parceiro, digite pelo menos 3 letras em Nome do Parceiro e clique no cliente na lista, ou use a lupa para pesquisar. No VendaSimples, clientes e fornecedores são chamados de parceiros. Cliente sem cadastro? Clique em novo parceiro. Se ele tiver mais de um endereço, marque o certo.

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   Informe o equipamento

   Em Ativo do Cliente (o equipamento que o cliente deixou), preencha a Marca (ex.: Samsung) e o Modelo (ex.: Galaxy S23). Os dois são obrigatórios. Ao digitar, o sistema sugere as marcas e os modelos mais usados na empresa. O Modelo só libera depois da Marca.

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   Escolha a categoria

   Escolha a Categoria, que é obrigatória. Se quiser, informe a Previsão de Entrega e a Previsão do Técnico (não aceitam data passada). Depois, responda as perguntas que a categoria trouxer em Campos Dinâmicos, Checklist e Consentimentos. Os itens com * são obrigatórios.

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   Descreva o defeito

   Em Laudo Técnico, escreva o Defeito Relatado pelo cliente (obrigatório, até 1.000 caracteres). Para anexar fotos do aparelho, clique em Adicionar Fotos, embaixo do campo. Se já souber, preencha também o Diagnóstico e a Solução, que também aceitam fotos.

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   Adicione as peças

   Em Produtos, digite em Digite o produto... e escolha o item (ou use a lupa). Informe a Quantidade e confira o Valor Unitário. Para abrir outra linha, clique no + da linha ou aperte Enter na quantidade. Se a OS não leva produto, pule este passo.

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   Adicione os serviços

   Em Serviços, digite em Nome do Serviço (Digite o serviço...) e escolha o serviço, ou use a lupa. Se quiser detalhar, preencha o Complemento. Informe a Quantidade e confira o Valor Unitário. O Valor Total é calculado sozinho.

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   Confira valores e observações

   Em Valores Adicionais, preencha o que tiver: Desconto (em reais) ou Desconto %, Valor Frete, Valor Seguro e Outras Despesas. Confira o Valor Total. Em Observações, clique em Adicionar para escrever a Observação (visível ao cliente) ou a Observação Interna.

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    Lance o pagamento e cadastre

    Em Formas de Pagamento, lance como o cliente vai pagar, se já souber (pode ficar para depois). Clique em Cadastrar. Aparece a mensagem Ordem criada com sucesso! e você volta para a lista, na aba Orçamento.

Campos dos Dados Principais

• Empresa: só aparece se você tem mais de uma empresa com ordem de serviço. Com uma só, ela já vem escolhida. Depois de salvar, a empresa da OS não pode ser trocada.
• Finalidade: o tipo de operação da nota fiscal. Já vem a finalidade marcada como padrão, quando existe uma. Veja finalidades de nota fiscal.
• Indicador Presencial: diz se o cliente foi atendido presencialmente ou não. É um dado da nota fiscal.
• Tabela de Preço: aparece quando a empresa usa tabela de preço e há tabela disponível para o cliente. A tabela marcada para aplicar automaticamente já vem escolhida. Veja tabela de preços.
• Vendedor: aparece com a extensão de comissão de vendedores. Escolha um vendedor, Sem vendedor ou, quando há mais de um vendedor, Múltiplos vendedores. Se o seu usuário é vendedor, ele já vem escolhido. Veja comissão de vendedores.
• Técnico Responsável: lista os usuários ativos do sistema (veja como cadastrar um usuário). Não é obrigatório para abrir a OS, mas passa a ser para salvar a OS na etapa Aprovado. Dá para trocar o técnico até essa etapa.

Categoria, checklist e consentimentos

As perguntas do Ativo do Cliente vêm da categoria escolhida. Elas são criadas em Ordem de Serviço > Categorias: veja categorias de ordem de serviço. Se você trocar a categoria, as perguntas mudam e as respostas já dadas são apagadas.

• Campos Dinâmicos: perguntas com resposta livre. Conforme o tipo, você digita um texto, um número (com ou sem vírgula) ou liga a chave Sim.
• Checklist: itens para conferir no equipamento. Responda cada um com Não se aplica, Sim ou Não. Todos começam em Não se aplica.
• Consentimentos: as autorizações do cliente, como Permite troca?. Responda Não se aplica, Sim, Não ou Texto. Em Texto, abre um campo para escrever a resposta (Descreva o consentimento...).

Anexar fotos do defeito

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   Abra a janela de fotos

   Clique em Adicionar Fotos, embaixo do Defeito Relatado, do Diagnóstico ou da Solução. Abre a janela Anexar Fotos.

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   Escolha as fotos

   Arraste os arquivos para a janela ou use o link clique para selecionar. Dá para escolher várias de uma vez. Aceita JPG, JPEG, PNG ou GIF, com até 8 MB cada.

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   Envie

   Clique em Iniciar Upload. As miniaturas aparecem embaixo do campo. Clique numa miniatura para ver a foto grande.

Para remover uma foto, pare o mouse sobre ela e clique no botão -, no canto. As fotos só ficam gravadas na OS quando você clica em Cadastrar (ou Salvar, na edição).

Mais opções em Produtos e Serviços

• Adicionar Múltiplos: abre a Seleção de Produtos, com o Estoque Atual de cada item. Informe a quantidade dos que quer e clique em Incluir Selecionados.
• Alterar Descontos: mostra o desconto de cada produto. Para voltar, clique em Alternar para dados gerais.
• Ratear Desconto/Adicional: divide um valor entre os produtos, na proporção do valor de cada um. Escolha Desconto - ou Adicional +, o Ratear sobre (Valor atual dos itens ou Valor original (tabela)), digite o valor e clique em Aplicar.
• Alternar para percentual de comissão: com a extensão de comissão de vendedores, mostra o Vendedor e o Percentual de Comissão de cada produto.
• novo produto e novo serviço: aparecem ao lado de Nome do Produto e Nome do Serviço e cadastram o item sem sair da OS.

Valores adicionais e totais

• Desconto e Desconto %: preencha um dos dois e o outro é calculado. O percentual é calculado sobre o Valor Total Produtos.
• Modalidade Frete: quem é responsável pelo frete. Só vale quando há Valor Frete.
• O sistema calcula o Valor Total Produtos, o Valor Total Serviços (quando há serviço) e o Valor Total: produtos e serviços, mais frete, seguro e outras despesas, menos o desconto.
• Com a extensão fiscal, aparecem também ICMS ST e IPI (impostos dos produtos, que entram no total), Cubagem Total (o volume dos produtos) e Valor Total DIFAL (a diferença de ICMS entre estados).
• Com a extensão de serviço, se o cliente tem impostos retidos no cadastro (retenção é o imposto que o próprio cliente desconta e paga), aparecem os Valor Deduzido de cada imposto e a Dedução Serviço, que sai do total. Veja cadastro de parceiro.

Observações e formas de pagamento

• Observação (visível ao cliente): texto que o cliente vê (Informações que serão visíveis ao cliente...). Observação Interna: só para a sua equipe. Cada uma aceita até 1.000 caracteres. Se você desmarcar a caixa ao lado do campo, o texto escrito é apagado.
• Se a empresa tem um texto fixo configurado, ele aparece no nome do campo como (Fixo: ...). Veja como configurar o texto fixo da OS.
• Formas de Pagamento: em Lançar pagamento, escolha À Vista ou A Prazo, a Forma de Pagamento e o Valor (ou o Parcelamento, como 3x ou 30, 60, 90). Clique em Adicionar Pagamento ou Gerar Parcelas. Enquanto faltar valor, aparece Faltam R$ ...; quando fecha, Total coberto. É a mesma tela do pedido de venda: veja pagamento e parcelamento.
• Se o pagamento ainda não está definido, cadastre a OS sem ele (aparece Nenhum pagamento lançado ainda) e lance depois, enquanto a OS não for faturada. Para faturar, a OS precisa ter pelo menos uma forma de pagamento.

Alterar uma OS em orçamento

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   Encontre a OS

   Em Ordem de Serviço > Todas as Ordens, fique na aba Orçamento, digite na busca (Digite aqui para buscar...) e aperte Enter.

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   Abra a OS

   Clique em Editar. Sem a permissão de editar ordens de serviço, o botão aparece como Ver e a OS abre só para consulta.

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   Altere e salve

   Mude o que precisar e clique em Salvar. Aparece a mensagem Ordem atualizada com sucesso!.

Na etapa Orçamento, tudo pode ser alterado, menos a Empresa. Depois que a OS é aprovada, Finalidade, Indicador Presencial, o cliente, Marca, Modelo, Categoria e Defeito Relatado ficam travados.

Depois de abrir a OS

A OS fica na aba Orçamento até você aprovar ou rejeitar. Abrir a OS não mexe no estoque nem no financeiro: a reserva de estoque é feita quando a OS vai para execução, a baixa de estoque quando ela é finalizada, e o financeiro é gerado quando ela é faturada. Na lista, em Opções, ficam (conforme as permissões do seu usuário) Aprovar, Rejeitar, Cancelar, Imprimir Orçamento, Enviar por e-mail e Enviar por WhatsApp. O passo a passo está em como aprovar, executar, finalizar e faturar a OS.

Erros comuns

Quando falta algo para salvar, o campo fica em vermelho e a tela leva você até ele.