Como aprovar e faturar a ordem de serviço no VendaSimples

A ordem de serviço (OS) anda por etapas: Orçamento, Aprovado, Em Execução, Finalizado e Faturado. Você passa a OS de uma etapa para a outra pelo botão Opções, na lista de ordens. Algumas etapas mexem no estoque e no financeiro, e o que dá para alterar na OS muda conforme a etapa. Para criar a OS, veja como abrir uma ordem de serviço.

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   Abra a lista de ordens

   No menu, clique em Ordem de Serviço e depois em Todas as Ordens. A lista é separada em abas, uma para cada etapa: Orçamento, Aprovado, Em Execução, Finalizado, Faturado, Cancelado e Rejeitado.

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   Abra as opções da OS

   Clique na aba da etapa em que a OS está. No computador, passe o mouse sobre a linha da OS para aparecerem os botões dela e clique em Opções. No celular, toque nos três pontinhos no fim da linha.

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   Aprove o orçamento

   Na aba Orçamento, clique em Opções > Aprovar. Na pergunta Deseja realmente aprovar a Ordem #(número)?, clique em Confirmar. A OS vai para a aba Aprovado, e a lista muda sozinha para essa aba.

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   Envie para execução

   Confira antes o Técnico Responsável: depois desta etapa ele não muda mais. Na aba Aprovado, clique em Opções > Enviar para Execução e confirme. O sistema reserva no estoque os produtos da OS (a pergunta avisa: A reserva de estoque será realizada.) e mostra Ordem enviada para execução com sucesso!

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   Finalize o serviço

   Com o serviço pronto, na aba Em Execução, clique em Opções > Finalizar e confirme. Agora os produtos saem do estoque (A baixa de estoque será realizada.). Aparece Ordem finalizada com sucesso!

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   Confira o pagamento

   Para faturar, a OS precisa ter pelo menos uma forma de pagamento. Na aba Finalizado, se precisar, clique em Editar, ajuste as Formas de Pagamento e as Observações e clique em Salvar.

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   Fature a OS

   Na aba Finalizado, clique em Opções > Faturar e confirme. O sistema gera o financeiro da OS e mostra Ordem faturada com sucesso! A OS vai para a aba Faturado.

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   Emita a nota fiscal, se precisar

   Na aba Faturado, use Opções > Emitir NF-e, Emitir NFCe ou Emitir NFS-e. Veja Emitir nota fiscal da OS.

As ações que mexem no estoque ou no financeiro (enviar para execução, finalizar, faturar, estornar e cancelar) levam alguns segundos: a lista fica carregando até o sistema confirmar.

O que acontece em cada etapa

Aprovar, rejeitar, enviar para execução, finalizar, faturar e estornar pedem confirmação: clique em Confirmar para seguir ou em Cancelar para desistir. Os envios são Enviar por e-mail e Enviar por WhatsApp (veja Imprimir e enviar a OS ao cliente).

O que dá para alterar em cada etapa

Clique em Editar (ou no número ou no nome do cliente) para abrir a OS. Quando a etapa não permite alterar, ou seu usuário não tem a permissão de editar, o botão aparece como Ver e a OS abre só para consulta. Depois de alterar, clique em Salvar: aparece Ordem atualizada com sucesso!

• Orçamento: tudo pode ser alterado, menos a Empresa.
• Aprovado: o cliente (Parceiro), a Finalidade, o Indicador Presencial, a Marca, o Modelo, a Categoria e o Defeito Relatado ficam travados. Ainda dá para mudar a Tabela de Preço, o Vendedor, o Técnico Responsável, os produtos, os serviços, o Diagnóstico, a Solução, as previsões, os Valores Adicionais, as Formas de Pagamento e as Observações. Nesta etapa, o Técnico Responsável é obrigatório para salvar.
• Em Execução: os produtos, a Tabela de Preço, o Vendedor e o Técnico Responsável ficam travados, assim como as fotos do diagnóstico e da solução. Dá para preencher o Diagnóstico e a Solução e mudar os serviços, a Previsão de Entrega, a Previsão do Técnico, os Valores Adicionais, as Formas de Pagamento e as Observações.
• Finalizado: só as Observações e as Formas de Pagamento.
• Faturado, Cancelado e Rejeitado: nada, a OS é só para consulta. Na OS faturada, o link ...ver financeiros gerados, ao lado de Formas de Pagamento, abre as contas a receber já filtradas por essa OS. Veja contas a pagar e a receber.

Voltar uma etapa (estornar)

Se a OS avançou por engano, ou se você precisa mudar algo que ficou travado, volte uma etapa pelo botão Opções. A pergunta de confirmação diz para qual etapa a OS vai voltar.

Quando dá certo, aparece uma mensagem de sucesso e a lista abre na aba da etapa para onde a OS voltou. Para voltar mais de uma etapa, estorne de novo nessa aba.

Rejeitar ou cancelar uma OS

Se o cliente não aprovou o orçamento, na aba Orçamento, clique em Opções > Rejeitar e confirme. A OS vai para a aba Rejeitado. Para cancelar uma OS:

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   Escolha Cancelar

   Em Opções, clique em Cancelar, em vermelho. A opção aparece em todas as abas, menos Cancelado e Rejeitado.

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   Informe o motivo

   Na janela Cancelar Ordem de Serviço, escreva o motivo do cancelamento.

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   Confirme

   Clique em Confirmar Cancelamento (ou em Fechar para desistir). Aparece Ordem cancelada com sucesso! e a OS vai para a aba Cancelado.

Emitir nota fiscal da OS

Depois de faturar, a nota sai pela própria OS. Na aba Faturado, abra Opções:

• Emitir NF-e ou Emitir NFCe: nota dos produtos. Aparecem quando a OS tem produto, com a extensão fiscal e a permissão de emitir a nota. Depois que uma das duas é emitida, as duas opções somem até essa nota ser cancelada. Veja como emitir NF-e e como emitir NFC-e.
• Emitir NFS-e: nota do serviço. Aparece quando a OS tem serviço, com a extensão de serviço, até todas as notas de serviço da OS serem emitidas. Veja como emitir NFS-e.
• Notas Fiscais (com a extensão fiscal): abre as notas já emitidas para a OS, nas abas Fiscais e Serviço (esta só com a extensão de serviço). Ali dá para imprimir, enviar, baixar o XML, verificar e cancelar a nota. Veja como cancelar uma nota fiscal.
• No computador, a OS com nota ganha na lista a etiqueta NF-e Emitida, NFCe Emitido ou NF Serviço Emitida. Clique na etiqueta para abrir as notas.

A autorização leva alguns segundos. Quando sai, aparece NF-e autorizada pela Sefaz., NFCe autorizada pela Sefaz. ou NFSe autorizada pela prefeitura., e a janela com as notas da OS abre sozinha.

Imprimir e enviar a OS ao cliente

Em Opções, a aba Orçamento tem Imprimir Orçamento. As abas Aprovado, Em Execução, Finalizado e Faturado têm Imprimir Ordem de Serviço. Todas essas têm também Enviar por e-mail e Enviar por WhatsApp. Nas abas Cancelado e Rejeitado não há impressão.

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   Abra a impressão

   Clique em Imprimir Orçamento ou em Imprimir Ordem de Serviço. Abre a janela Ordem de Serviço com o documento.

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   Imprima ou baixe o PDF

   Clique em Imprimir ou em Exportar PDF para baixar o arquivo. O botão Opções dessa janela também tem Enviar por e-mail e Enviar por WhatsApp.

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   Envie por e-mail

   Em Enviar por e-mail, abre a janela Enviar Ordem de Serviço por e-mail. Escolha um dos e-mails do cliente ou clique em Enviar para outro e-mail ? para digitar outro. Se quiser, escreva uma Descrição Adicional e clique em Enviar. Aparece Ordem de Serviço enviada por e-mail com sucesso!

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   Envie por WhatsApp

   Em Enviar por WhatsApp, escolha o Número de telefone do cliente ou clique em Enviar para outro telefone ? para digitar outro. Clique em Enviar: o sistema abre o WhatsApp para você mandar ao cliente.

Dentro de uma OS faturada, o botão Impressão/ Exportação, no topo da tela, tem as mesmas opções: Imprimir, Enviar por e-mail e Enviar por WhatsApp.

Encontrar uma OS na lista

• Busca: digite em Digite aqui para buscar... e aperte Enter. A busca vale para a aba aberta.
• Pesquisa Geral, no topo da tela: procura a OS em todas as etapas. Clique na OS encontrada e a lista abre na aba certa, já buscando pelo número dela.
• Empresa: aparece quando você tem mais de uma empresa.
• Ordenar por: Mais Recentes, Mais Antigos, Data Decrescente, Data Crescente, Valor Crescente, Valor Decrescente, Nome Parceiro Crescente e Nome Parceiro Decrescente.
• Filtrar por tag e Categoria: a lista de tags mostra as da etapa aberta. Tags e categorias são criadas em Ordem de Serviço > Tags e Categorias: veja categorias da ordem de serviço.
• + Filtros: abre Filtros, com Técnico e, com a extensão de comissão de vendedores, Vendedor. Os filtros que não cabem na linha de cima, como em telas menores, também ficam ali. Clique em Filtrar; para tirar os filtros, Limpar Filtros.

Erros comuns