Como criar categorias e tags da OS no VendaSimples

A categoria diz o tipo de item que o cliente deixou na ordem de serviço (OS), como Veículo, Máquina ou Animal. Ela é obrigatória na OS e traz as perguntas que aparecem em Ativo do Cliente (o equipamento ou item do cliente): campos para preencher, itens de checklist e consentimentos. Crie as categorias antes de abrir a primeira OS. Mais abaixo, veja também as tags, que marcam a situação de cada OS na lista.

1. 1

   Abra o cadastro

   No menu, clique em Ordem de Serviço e depois em Categorias. Clique em Novo, no topo da tela.

2. 2

   Dê um nome à categoria

   Em Descrição, digite o nome da categoria, com até 40 caracteres (ex.: Veículo, Máquina, Animal). É esse nome que você escolhe no campo Categoria da OS. Só este campo é obrigatório.

3. 3

   Crie os campos dinâmicos

   Em Campos Dinâmicos, digite o Nome da pergunta (ex.: Cor, Quantidade, Documentos em dia?) e escolha o Tipo da resposta: Texto, Número sem vírgula, Verdadeiro ou Falso ou Número com vírgula. Ligue Obrigatório se a pergunta sempre precisa de resposta.

4. 4

   Monte o checklist

   Em Checklists, escreva na Descrição cada item a conferir (ex.: Revisado, Feito, Transferido). Ligue Obrigatório se precisar.

5. 5

   Inclua os consentimentos

   Em Consentimentos, escreva na Descrição cada autorização que você pede ao cliente (ex.: Permite troca?). Ligue Obrigatório se precisar.

6. 6

   Inclua mais linhas

   Para mais uma pergunta na mesma seção, clique no + no fim da última linha. Para tirar uma linha que você incluiu, clique no -. No celular, use os botões Adicionar campo, Adicionar checklist e Adicionar consentimento, e a lixeira para tirar.

7. 7

   Salve

   Clique em Cadastrar. Aparece a mensagem Categoria (nome) cadastrada! e você volta para a lista de categorias.

Não precisa preencher as três seções. Linha deixada em branco não é salva, e a seção sem nenhum item não aparece na OS.

Tipos de campo dinâmico

Ao escolher o Tipo, o exemplo dentro do campo Nome muda para combinar com ele.

Como a categoria aparece na OS

• Ao escolher a Categoria na OS, aparecem em Ativo do Cliente as seções Campos Dinâmicos, Checklist e Consentimentos, só com os itens ativos.
• O item marcado como Obrigatório aparece com um * vermelho. Campo dinâmico obrigatório sem resposta impede salvar a OS. No checklist e nos consentimentos, Não se aplica também vale como resposta, mas o consentimento obrigatório respondido com Texto precisa do texto escrito.
• Checklist: cada item é respondido com Não se aplica, Sim ou Não. Todos começam em Não se aplica.
• Consentimentos: a resposta é Não se aplica, Sim, Não ou Texto. Em Texto, abre um campo para escrever (Descreva o consentimento...).
• O passo a passo da OS está em como abrir uma ordem de serviço.

Editar uma categoria

1. 1

   Encontre a categoria

   Em Ordem de Serviço > Categorias, digite na busca (Digite aqui para buscar...) e aperte Enter.

2. 2

   Abra o cadastro

   Clique no nome da categoria ou em Editar.

3. 3

   Faça as mudanças

   Mude a Descrição, inclua linhas novas ou ligue e desligue Obrigatório. Dá para mudar também o Nome ou a Descrição de uma linha já salva.

4. 4

   Salve as mudanças

   Clique em Salvar. Aparece a mensagem Categoria (nome) editada!

• O Tipo de um campo dinâmico já salvo fica travado. Para mudar, inative o campo e crie outro com o tipo certo.
• Linha já salva não tem o botão - (nem a lixeira, no celular): ela não pode ser apagada, só inativada. Veja a seção abaixo.

Inativar campos, checklists e consentimentos

1. 1

   Abra a categoria

   Em Ordem de Serviço > Categorias, clique no nome da categoria ou em Editar.

2. 2

   Desligue o item

   Na linha do item, desligue a chave Ativo. Essa chave só aparece nas linhas já salvas. Como a tela mostra só os itens ativos, a linha some.

3. 3

   Salve a categoria

   Clique em Salvar. O item inativo não aparece mais na OS.

Para ver os itens inativos, use o seletor no topo da tela, ao lado de Voltar. Ele aparece só ao editar uma categoria e começa em Ativos e tem também Inativos e Todos. Para reativar um item, escolha Inativos, ligue Ativo de novo e salve. Em Inativos, não dá para incluir linhas novas. No celular, cada item já salvo mostra a etiqueta Ativo ou Inativo.

Filtrar as ordens por categoria

Em Ordem de Serviço > Todas as Ordens, a coluna Categoria mostra a categoria de cada OS. No celular, ela aparece embaixo do nome do cliente. Para ver só as ordens de uma categoria, escolha no filtro Categoria, acima da lista. Se ele não estiver à vista, clique em + Filtros, escolha a Categoria e clique em Filtrar.

Criar uma tag

A tag é uma etiqueta colorida ligada a uma etapa (status) da OS. Ela marca uma situação dentro da etapa, como Aguardando peça, e ajuda a filtrar a lista. Cada OS fica com uma tag por vez.

1. 1

   Abra a tela de tags

   No menu, clique em Ordem de Serviço e depois em Tags. Clique em Nova. Abre a janela Nova Tag.

2. 2

   Dê um nome à tag

   Em Descrição, digite o nome da tag, com até 55 caracteres (ex.: Aguardando peça).

3. 3

   Escolha a etapa

   Em Status da Ordem de Serviço, escolha Orçamento, Aprovado, Rejeitado, Em Execução, Finalizado, Faturado ou Cancelado. A tag só aparece nas OS que estão nessa etapa. Depois de salvar, a etapa da tag não muda mais.

4. 4

   Escolha a cor

   Em Cor, clique numa das cores. A Prévia mostra como a tag vai ficar.

5. 5

   Salve a tag

   Clique em Salvar. Aparece a mensagem Tag criada com sucesso.

Editar ou inativar uma tag

Na tela Tags, clique em Editar na linha da tag. No computador, o botão aparece quando você passa o mouse sobre a linha. Na janela Editar Tag, mude a Descrição ou a Cor. Para inativar, desligue Ativo. Clique em Salvar: aparece Tag atualizada com sucesso.

• Tag inativa não aparece mais para escolher nem no filtro da lista de ordens. Nas OS que já estavam com ela, ela continua, em cinza.
• Para achar uma tag, use Filtrar por Status e Filtrar por Situação (Ativa ou Inativa), no topo da tela Tags.

Marcar uma OS com tag

1. 1

   Abra a lista de ordens

   Em Ordem de Serviço > Todas as Ordens, abra a aba da etapa em que a OS está.

2. 2

   Abra as tags da OS

   Na linha da OS, clique em Adicionar Tag (ou Alterar Tag, se ela já tiver uma). No computador, o botão aparece quando você passa o mouse sobre a linha. No celular, toque em Adicionar Tag ou na tag, na coluna Tag.

3. 3

   Escolha a tag

   Clique na tag. Só aparecem as tags ativas da etapa em que a OS está. Criar nova tag leva para a tela de tags.

4. 4

   Tire a tag, se precisar

   Clique no x da tag, na coluna Tag. No celular, toque na tag e escolha Remover tag.

Filtrar a lista por tag

Em Filtrar por tag, acima da lista, escolha a tag para ver só as OS marcadas com ela. O filtro mostra as tags da aba aberta e é limpo quando você troca de aba. Se ele não estiver à vista, fica em + Filtros, no campo Tag.

Erros comuns

Se algo impede salvar a categoria, a tela passa a mostrar todos os itens, ativos e inativos, e o aviso aparece embaixo do campo com problema.