Como ver, imprimir e enviar notas fiscais no VendaSimples

A tela Emitidas, do menu Notas Fiscais, reúne as notas de produto que a sua empresa emitiu, como NF-e, NF-e de devolução e NFC-e. Use para ver se a nota foi autorizada, imprimir de novo o DANFE (a folha impressa da nota), mandar a nota ao cliente por e-mail ou WhatsApp e baixar o XML (o arquivo oficial da nota).

1. 1

   Abra a tela

   No menu, clique em Notas Fiscais e depois em Emitidas.

2. 2

   Escolha a empresa

   Se mais de uma empresa tem a extensão fiscal, abre a janela Deseja visualizar as NF-es de qual empresa ?. Clique na empresa. Para trocar depois, use o filtro Empresa: no topo da lista. Com uma empresa só, a lista já abre com ela.

3. 3

   Filtre a lista

   A lista abre com as notas dos últimos 30 dias. Para outro período, escolha a Data Inicial e a Data Final. Para procurar uma nota, digite em Digite aqui para buscar... e aperte Enter. Apesar do nome, o seletor Ordenar por: filtra pelo tipo de nota.

4. 4

   Confira o status

   Cada linha mostra a Emissão (data e hora), a Descrição (cliente, Série e número da Nota), o Valor, o Tipo e o Status. Quando a SEFAZ (a Secretaria da Fazenda do estado, que autoriza a nota) recusa a nota, o motivo aparece embaixo do status.

5. 5

   Abra os detalhes

   Clique na linha da nota ou, nas notas autorizadas e canceladas, no botão Visualizar. Abre a ficha completa da nota. Para voltar à lista, clique em Voltar.

6. 6

   Imprima a nota

   Na NF-e autorizada ou cancelada, clique em DANFE. Na NFC-e, clique em Imprimir. A nota abre numa janela, onde você imprime, baixa o PDF ou encaminha ao cliente.

7. 7

   Use o menu Opções

   Em Opções, na mesma linha, ficam as outras ações: DANFE Simplificada, envio por e-mail e por WhatsApp, Download XML, Correção NF-e e Cancelar NF-e. Cada uma só aparece quando a nota permite.

O que quer dizer cada status

Verificar uma nota sem resposta

1. 1

   Clique em Verificar

   Na linha da nota em Lote Enviado, clique em Verificar. O sistema consulta a SEFAZ de novo.

2. 2

   Nota autorizada

   Se a SEFAZ autorizou, aparece Nota Fiscal emitida com sucesso, a lista é atualizada e o DANFE abre.

3. 3

   Nota recusada

   Se a SEFAZ recusou, abre a janela Erro ao emitir Nota Fiscal! com a mensagem dela. Leia, clique em OK e corrija o problema. Veja o que fazer quando a nota é rejeitada.

Ver os detalhes da nota

A ficha que abre pelo Visualizar é só para consulta: nada ali pode ser alterado. Ela é dividida em blocos:

• No topo: ID, Série / Nro. Nota, Tipo Nota, Finalidade, Consumidor Final, Data Emissão e Data Saída.
• Informações Sefaz: o Status, o Último Motivo Erro, o Nº Protocolo NFE e o Nº Chave Retorno NFE, que é a chave de acesso da nota (o número de 44 dígitos que identifica a nota na SEFAZ).
• Cancelamento: Tem Cancelamento?, o protocolo e a Justificativa Cancelamento.
• Carta Correção: Tem Carta de Correção? e os dados da última carta de correção.
• Informações Adicionais, Emitente (a sua empresa) e Destinatário (o cliente).
• Totais: os valores de impostos, frete, desconto e o Total Valor NFE.
• Transporte: modalidade do frete, transportadora, volumes e pesos.
• Produtos: cada item com Descrição, Quantidade, Valor Unitário e Valor Total. Ver mais abre os Detalhes Produto (como CFOP, NCM e lote) e Ver Produto abre o cadastro do produto.
• Formas de Pagamento: Data Vencimento, Valor e Tipo Pagamento de cada pagamento.

Imprimir ou baixar o DANFE

O botão DANFE (na NF-e) abre a janela DANFE com a nota na tela. Lá você tem:

• Imprimir: manda a nota para a impressora.
• Exportar PDF: baixa a nota em PDF.
• Download XML: baixa o arquivo XML da nota.
• Encaminhar: Enviar por e-mail ou Enviar por WhatsApp.

Na NFC-e, o botão Imprimir abre a janela NFCe, com Imprimir, Baixar (PDF ou XML) e Encaminhar. No celular, as janelas do DANFE e da NFC-e não têm o botão Imprimir: baixe o PDF e imprima por ele.

DANFE Simplificado (etiqueta)

O DANFE simplificado é uma versão menor da nota, em formato de etiqueta. Ele existe para a NF-e de venda ou de devolução, autorizada ou cancelada. Em Opções, clique em DANFE Simplificada (no celular, DANFE Simplificado). Na janela DANFE Simplificado, use Imprimir, Exportar PDF ou Download XML.

Enviar a nota por e-mail

1. 1

   Abra o envio

   Em Opções, clique em Enviar DANFE por e-mail (na NFC-e, Enviar NFCe por e-mail). Outro caminho: na janela do DANFE, clique em Encaminhar > Enviar por e-mail.

2. 2

   Escolha o e-mail

   Em E-mail, marque um dos e-mails do cadastro do cliente ou digite o endereço. Quando a janela mostra a lista do cadastro, clique em Enviar para outro e-mail ? para digitar outro, ou em Selecionar um e-mail cadastrado ? para voltar à lista.

3. 3

   Envie

   Clique em Enviar e-mail. Aparece E-mail enviado com sucesso!.

O e-mail sai pela configuração de e-mail da empresa da nota. Veja como configurar o e-mail que envia notas fiscais e boletos.

Enviar a nota por WhatsApp

1. 1

   Abra o envio

   Em Opções, clique em Enviar DANFE por WhatsApp (na NFC-e, Enviar NFCe por WhatsApp). Outro caminho: na janela do DANFE, clique em Encaminhar > Enviar por WhatsApp.

2. 2

   Informe o telefone

   Em Número de telefone, marque um telefone do cadastro do cliente ou digite o número com DDD. Quando a janela mostra a lista do cadastro, clique em Enviar para outro telefone ? para digitar outro.

3. 3

   Envie

   Clique em Enviar. O sistema abre o WhatsApp para você concluir o envio.

Baixar o XML

Em Opções, clique em Download XML: o arquivo da nota é baixado na hora. A mesma opção está na janela do DANFE (Download XML) e na da NFC-e (Baixar > XML). Para baixar de uma vez os XMLs de um período, por exemplo para o contador, use o botão Exportar XML, no topo da tela: veja como exportar os XMLs para o contador.

Imprimir várias notas de uma vez

1. 1

   Ligue a seleção

   No topo da tela, clique em Selecionar Múltiplas. Aparece uma caixa de marcar em cada linha.

2. 2

   Marque as notas

   Marque as NF-e que quer imprimir. No computador, as linhas de NFC-e não podem ser marcadas. O botão passa a mostrar quantas notas estão selecionadas.

3. 3

   Peça a impressão

   Clique na setinha ao lado do botão e escolha Imprimir DANFE.

4. 4

   Imprima ou baixe

   Na janela DANFE, as notas marcadas aparecem juntas. Clique em Imprimir ou em Exportar PDF. Para sair da seleção, clique em Cancelar seleção.

Carta de correção e cancelamento

Na NF-e autorizada, o menu Opções tem Correção NF-e e Cancelar NF-e, se o seu usuário tiver essas permissões. Depois que a nota recebe uma carta de correção, aparecem também DANFE Carta Correção e, com WhatsApp, Enviar Carta de Correção por WhatsApp. Veja como emitir carta de correção e como cancelar uma nota fiscal.

Relatório de Notas Fiscais

O relatório mostra as notas emitidas e canceladas de um período. Ele também está em Relatórios, no card Notas Fiscais da seção Nota Fiscal.

1. 1

   Abra o relatório

   No topo da tela Emitidas, clique em Relatório de Notas Fiscais.

2. 2

   Escolha o tipo

   Em Tipo Relatório, escolha Sintético ou Analítico. Só o Analítico tem o filtro Produto.

3. 3

   Informe período e empresa

   Escolha o Período. Se você tem mais de uma empresa, escolha também a Empresa. Os dois são obrigatórios.

4. 4

   Escolha tipo de nota e status

   Em Tipo de Nota Fiscal: Todos, Apenas NFe (mod: 55), Apenas Devolução (NFe), Apenas SAT ou Apenas NFCe (mod: 65). Em Status: Todas, Autorizadas ou Canceladas.

5. 5

   Filtre mais, se quiser

   Marque Especificar em Código Cfop (o código de 4 números que diz o tipo de operação da nota), em Parceiro(Cliente) ou em Produto, e preencha. O filtro de cliente traz o aviso * Somente para notas a partir do dia 06/09.

6. 6

   Gere o relatório

   Clique em Imprimir. O relatório aparece na própria janela, com Imprimir, Exportar PDF e Exportar (Excel ou Word). Voltar leva de novo aos filtros.

Em Relatórios, a mesma seção tem o card Notas Fiscais Recebidas, para as notas recebidas de fornecedores, com Período de Emissão, Período de Importação e Parceiro(Fornecedor). Ele usa a mesma permissão. Os outros relatórios estão em como encontrar os relatórios de cada área.

Na tela do celular

• Em telas menores, os filtros que não cabem no topo vão para o botão + Filtros. Ele abre Filtros Notas Emitidas, com Periodo, Empresa e Ordenação, conforme o tamanho da tela. Clique em Filtrar para aplicar ou em Limpar Filtros para tirar.
• A lista mostra #, Descrição (com o tipo da nota) e Valor. Toque na nota para abrir os detalhes.
• As ações (DANFE, Imprimir, envio, Download XML e as outras) ficam nos três pontinhos no fim da linha.

Outros botões da tela

• Novo > NF-e Devolução de Compra: emite a nota de devolução de uma compra ao fornecedor. Veja como emitir nota de devolução de compra.
• Exportar XML: baixa num arquivo só os XMLs de um mês ou de um período. Veja como exportar os XMLs para o contador.

Erros comuns