Como configurar o e-mail de notas e boletos no VendaSimples

Na Configuração de E-mail você define, para cada empresa, o e-mail usado no envio das notas fiscais e dos boletos aos clientes, e escreve o assunto e a mensagem desses e-mails. Também dá para enviar pelo servidor do seu provedor de e-mail, usar um e-mail diferente para cada usuário e conferir o histórico do que o sistema enviou. Configure antes de mandar a primeira nota ou o primeiro boleto por e-mail.

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   Abra a Configuração de E-mail

   No menu, clique em Início e, no grupo Configurações, em Todas as Configurações. No módulo Sistema, clique em Configuração de E-mail. Para achar mais rápido, digite e-mail na busca do topo da tela.

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   Escolha a empresa

   A lista mostra o Nome Fantasia, o CNPJ e a Situação de cada empresa. Clique em Configurar na linha da empresa. No celular, toque nos três pontinhos e em Configurar. Se o grupo tem só uma empresa ativa, a tela de e-mail abre direto.

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   Informe o e-mail da empresa

   Em Dados Gerais, preencha o E-mail da empresa. Sem ele, o envio da nota fiscal e do boleto por e-mail dá erro.

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   Use o servidor próprio, se quiser

   Para os e-mails saírem pelo servidor do seu provedor de e-mail, marque Utilizar Servidor de E-mail Próprio e preencha Senha do E-mail, Servidor SMTP, Porta e Utiliza SSL. Veja os detalhes em Usar o servidor do seu provedor de e-mail. Se não precisar, deixe desmarcado.

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   Escreva o e-mail da nota fiscal

   Em Configurações E-mail DANFE, preencha o Assunto e a Mensagem do e-mail que leva a nota fiscal ao cliente. O DANFE é a versão da nota fiscal para imprimir.

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   Escreva o e-mail do boleto

   Em Configurações E-mail Boleto, preencha o Assunto e a Mensagem do e-mail que leva o boleto ao cliente.

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   Salve

   Clique em Salvar. Aparece a mensagem Configurações de e-mail editadas com sucesso e o sistema abre a tela Empresas. Para sair sem salvar, clique em Cancelar.

Usar o servidor do seu provedor de e-mail

O servidor SMTP é o serviço que envia os e-mails da sua conta. Quem fornece o seu e-mail (o provedor) informa o endereço desse servidor, a porta e se a conexão usa SSL, uma proteção da conexão. Com a opção Utilizar Servidor de E-mail Próprio marcada, aparecem os campos:

• Senha do E-mail: a senha da conta de e-mail. Clique no olho, dentro do campo, para conferir o que digitou.
• Servidor SMTP: o endereço do servidor de envio, informado pelo provedor.
• Porta: o número da porta informado pelo provedor. Se o campo mostrar 0, apague e digite esse número.
• Utiliza SSL: marque quando o provedor pedir conexão com SSL.

Se o envio pelo seu servidor falhar, o sistema tenta mandar o e-mail pelo endereço do VendaSimples (contato@vendasimples.com.br). Se esse remetente aparece em E-mails Enviados com o servidor próprio ligado, confira os dados do servidor com o seu provedor.

Assunto e mensagem da nota e do boleto

• Assunto: o título que o cliente vê na caixa de entrada.
• Mensagem: o texto do e-mail.
• Mensagem em HTML?: indica que a mensagem foi escrita em HTML, o código usado nas páginas da web.

A nota fiscal e o boleto têm cada um o seu assunto, a sua mensagem e a sua opção Mensagem em HTML?.

E-mail diferente para cada usuário

Use quando cada usuário deve enviar com a própria conta de e-mail, em vez da conta da empresa. Essa configuração vale para o envio da proposta de venda por e-mail: a proposta sai pela conta de quem envia. A nota fiscal, o boleto e os outros envios usam a configuração da empresa, assim como o usuário que não tem configuração própria.

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   Ative a opção

   Na tela de e-mail da empresa, marque Habilitar Configuração Email Específico por Usuário. Aparece o campo Usuários.

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   Escolha o usuário

   Em Usuários, escolha o usuário na lista (Selecione um usuário). Dá para digitar parte do nome para filtrar.

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   Abra os dados de acesso

   Clique em Configurações, ao lado do usuário. O botão só funciona depois de escolher o usuário. Abre a janela Dados de Acesso.

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   Preencha a conta do usuário

   Preencha E-mail, Senha do E-mail, Servidor SMTP, Porta e Utiliza SSL, com os dados que o provedor de e-mail do usuário informar.

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   Cópia e assinatura, se quiser

   Para alguém receber cópia dos e-mails, marque Adicionar CC Fixo? e digite o endereço em E-mail CC. Para pôr uma imagem de assinatura, clique em Adicionar Assinatura, escolha a imagem e clique em Iniciar Upload.

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   Confirme e salve a tela

   Clique em Salvar na janela. Depois clique em Salvar na tela de e-mail da empresa: só então a configuração do usuário fica gravada.

• Para incluir outro usuário, clique no + no fim da última linha. Para tirar um usuário, clique no - da linha dele. No celular, esses botões se chamam Adicionar e Remover.
• Em E-mail CC, use o + para pôr mais de um endereço de cópia.
• A assinatura é uma imagem só, em JPG, JPEG ou PNG, com até 8 MB. Para trocar, pare o mouse sobre a imagem, clique no - que aparece e envie outra.
• Se você desmarcar Habilitar Configuração Email Específico por Usuário e salvar, as configurações de todos os usuários são apagadas.

Mensagem padrão do WhatsApp

Com a extensão WhatsApp, cada empresa pode ter uma Mensagem padrão para o WhatsApp.

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   Abra a configuração

   Em Início > Todas as Configurações, no módulo Sistema, clique em Configuração de WhatsApp.

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   Escolha a empresa

   Clique em Configurar na linha da empresa. Só aparecem as empresas com a extensão WhatsApp. Se houver só uma empresa ativa na lista, a janela abre direto.

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   Escreva a mensagem

   Na janela Configuração WhatsApp Empresa, escreva a Mensagem padrão, com até 4000 caracteres.

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   Salve

   Clique em Salvar. Aparece a mensagem Configuração efetuada com sucesso!.

Ver os e-mails enviados

O histórico E-mails Enviados mostra cada e-mail que o sistema mandou e se o envio deu certo. Use quando o cliente diz que não recebeu a nota ou o boleto.

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   Abra o histórico

   No menu, clique em Início e, no grupo Configurações, em Planos, Faturas e Pagamento. Clique em E-mails Enviados.

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   Escolha o período

   A lista já abre com os últimos 90 dias. Para mudar, clique no campo de datas (Data Inicial à Data Final) e escolha as datas ou um atalho, como Este mês ou Últimos 30 dias.

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   Busque o e-mail

   Na busca (Digite aqui para buscar...), digite o e-mail do cliente, o do remetente ou parte do título ou do assunto e aperte Enter. Se o endereço tiver hífen (-), digite só um trecho sem o hífen.

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   Separe os envios com erro

   Clique em Com Erro para ver só os envios que falharam, em Sucesso para os que deram certo ou em Todos. Na coluna ID, a bolinha verde indica envio certo e a vermelha, erro. Pare o mouse sobre a bolinha vermelha para ler o erro.

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   Abra o e-mail

   Clique em Visualizar na linha (no celular, nos três pontinhos). A tela mostra Remetente (Quem Enviou), Destinatários, CCs (Cópia), Qtd. Anexos, Título, Assunto e, quando o envio falhou, o Erro.

A lista mostra Remetente, Destinatário, Data de Envio, Título, Assunto e Qtd. Anexos. Role a lista para carregar mais e-mails. Quando nada é encontrado, aparece Nenhum E-Mail encontrado.

Erros comuns