Como consultar, enviar e cancelar NFS-e no VendaSimples

A tela Notas Fiscais Emitidas, do menu Serviços, reúne as notas fiscais de serviço (NFS-e) da empresa. Nela você vê o status de cada nota, abre o DANFE, envia a nota ao cliente por e-mail ou WhatsApp, baixa o XML, cancela uma nota e exporta os XMLs do mês para o contador. A nota em si é emitida pelo pedido ou pela ordem de serviço: veja como emitir NFS-e.

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   Abra a tela

   No menu, clique em Serviços e depois em Notas Fiscais Emitidas. Se mais de uma empresa tiver a extensão de serviço, abre a janela Deseja visualizar as NF-es de qual empresa?: clique na empresa.

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   Escolha o período

   A lista já vem com as notas dos últimos 30 dias. Para mudar, clique no campo de datas (Data Inicial à Data Final) e escolha os dias ou um atalho, como Últimos 7 dias, Últimos 30 dias ou Últimos 90 dias.

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   Filtre por empresa e status

   Em Empresa, troque a empresa. Em Status, escolha Todos, Para emitir, Emitido, Cancelado, Rejeitado ou Enviado. No celular, o período, a empresa e o status ficam em + Filtros: escolha e clique em Filtrar.

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   Busque uma nota

   Para achar uma nota específica, digite na busca (Digite aqui para buscar...) e aperte Enter.

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   Confira o status

   Cada nota mostra Emissão, Descrição (com a série e o número da nota), Valor e Status. Se aparecer um ícone de interrogação ao lado do status, passe o mouse sobre ele para ler a mensagem de erro.

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   Veja os dados da nota

   Clique em Visualizar (ou na própria nota). Abre a tela Nota Fiscal Serviço, só para consulta. Clique em Voltar para retornar à lista.

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   Use o menu Opções

   Clique em Opções, ao lado de Visualizar, para enviar, baixar, cancelar ou verificar a nota. Só aparecem as ações que valem para o status dela. No celular, as ações ficam no ícone de três pontinhos de cada nota.

O que cada status quer dizer

Algumas prefeituras entregam a nota como um link, e não como PDF. Nesse caso, aparece Acessar link em Opções (abre a nota no site da prefeitura) e o item DANFE não aparece.

O que aparece em Visualizar

• Nota Fiscal Serviço: ID, ID Pedido, Status, Data da Emissão, Valor Total, N° Nota Municipal, Série, Número RPS (RPS é o recibo provisório que o sistema numera antes de a prefeitura dar o número da nota), Chave de acesso (quando houver), Integrador, Observação Adicional e Link Nota (quando a prefeitura entrega a nota como link).
• Dados Tomador: os dados do cliente que contratou o serviço (o tomador), como CPF/CNPJ Tomador, Razão Social Tomador, endereço e Email Tomador.
• Informações de Serviços: cada serviço da nota, com Descrição, Complemento, Cód. Item, os valores deduzidos (ISSQN, INSS, IR, CSLL, PIS e COFINS), Valor Serviço, Valor Total Líquido e Valor Total Deduzido.

Imprimir ou baixar o DANFE

O DANFE é a versão da nota para imprimir ou mandar em PDF. Ele aparece para notas com status Emitido ou Cancelado.

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   Abra o DANFE

   Na nota, clique em Opções e depois em DANFE. A janela DANFE mostra a nota.

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   Escolha o que fazer

   Clique em Imprimir, Exportar PDF (baixa o PDF) ou Download XML. No celular, o botão Imprimir não aparece: use Exportar PDF.

Enviar a nota por e-mail

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   Abra o envio

   Na nota, clique em Opções e depois em Enviar DANFE por e-mail.

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   Escolha o e-mail

   Na janela Enviar DANFE por e-mail, em E-mail, marque um dos e-mails do cadastro do cliente. O primeiro já vem marcado.

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   Ou digite outro e-mail

   Para mandar a outro endereço, clique em Enviar para outro e-mail ? e digite o e-mail. Para voltar à lista, clique em Selecionar um e-mail cadastrado ?.

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   Envie

   Clique em Enviar e-mail. Aparece a mensagem E-mail enviado com sucesso!

Se o cliente não tiver e-mail cadastrado, aparece Nenhum e-mail encontrado. Use Enviar para outro e-mail ? ou inclua o e-mail no cadastro do cliente.

Enviar a nota por WhatsApp

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   Abra o envio

   Na nota, clique em Opções e depois em Enviar DANFE por WhatsApp. O item só aparece com a extensão de WhatsApp.

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   Escolha o telefone

   Na janela Enviar por WhatsApp, em Número de telefone, marque um dos telefones do cliente. Para outro número, clique em Enviar para outro telefone ? e digite o número com DDD.

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   Envie

   Clique em Enviar. Aparece DANFE enviado via WhatsApp com sucesso! e o WhatsApp abre para você mandar a mensagem ao cliente.

Baixar o XML de uma nota

O XML é o arquivo oficial da nota, que o contador costuma pedir. Na nota com status Emitido ou Cancelado, clique em Opções e depois em Download XML. O arquivo .xml é baixado no seu computador. Para baixar todas as notas do mês de uma vez, veja Exportar os XMLs do mês para o contador.

Verificar uma nota com status Enviado

Quando a prefeitura demora para responder, a nota fica com status Enviado. Peça ao sistema para consultar a prefeitura de novo:

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   Filtre as notas enviadas

   Em Status, escolha Enviado.

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   Verifique

   Na nota, clique em Opções e depois em Verificar Envio. O sistema consulta a prefeitura algumas vezes, com alguns segundos entre cada consulta. Aguarde.

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   Confira o resultado

   Se a prefeitura respondeu sem erro, aparece Nota Fiscal Serviço emitida com sucesso (a mesma mensagem vale quando o pendente era um cancelamento) e a lista é atualizada. Se ela devolveu um erro, abre uma janela com a mensagem. Se ainda não respondeu, aparece o aviso Máximo de tentativas Executadas...: espere um pouco e clique de novo em Verificar Envio.

Cancelar uma NFS-e

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   Encontre a nota

   Só a nota com status Emitido pode ser cancelada. Se precisar, filtre o Status por Emitido.

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   Abra o cancelamento

   Na nota, clique em Opções e depois em Cancelar NF-e Serviço. Abre a janela Cancelar Nota Fiscal Serviço.

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   Escreva o motivo

   Em Motivo, explique por que a nota está sendo cancelada, com pelo menos 15 caracteres.

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   Confirme que leu o aviso

   Leia o aviso sobre o prazo do município e marque Entendo as Consequências e Desejo Continuar!. Sem essa marcação, o botão de cancelar fica travado.

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   Cancele

   Clique em Cancelar Nota Fiscal de Serviço. O sistema envia o pedido à prefeitura e aguarda a resposta por alguns segundos. Para desistir, clique em Voltar.

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   Confira o resultado

   Se deu certo, aparece Nota Fiscal Serviço cancelada com sucesso e a nota passa para Cancelado. Se a prefeitura devolveu um erro, abre a janela Erro ao cancelar Nota Fiscal Serviço! com a mensagem. Se ela ainda não respondeu, aparece o aviso Máximo de tentativas Executadas... e a nota pode ficar como Enviado: use Verificar Envio mais tarde.

A nota cancelada continua na lista. Você ainda pode baixar o XML e enviá-la por e-mail ou WhatsApp.

Exportar os XMLs do mês para o contador

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   Abra a exportação

   No topo da tela Notas Fiscais Emitidas, clique em Exportar XML.

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   Escolha empresa e mês

   Na janela Exportar XML, escolha a Empresa, o Mês e o Ano. O mês passado já vem preenchido.

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   Exporte

   Clique em Exportar XML. O sistema prepara um arquivo .zip (compactado) com os XMLs e baixa no seu computador. Aparece XML exportado com sucesso !

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   Mande ao contador

   O sistema só baixa o arquivo. Envie o .zip ao contador por e-mail ou do jeito que vocês combinarem.

Essa exportação traz as notas de serviço. Os XMLs de NF-e e NFC-e são exportados em outro lugar: veja como exportar os XMLs das notas fiscais para o contador.

Ver as notas pelo pedido ou pela ordem de serviço

• Pedido de venda: em Vendas > Todos os Pedidos, clique em Notas Emitidas ou na etiqueta NF Serviço Emitida do pedido. A linha se abre com as notas. As NFS-e ficam na aba Serviço, com Verificar Envio e Opções, com as mesmas ações da tela Notas Fiscais Emitidas. No pedido, o Verificar Envio consulta a prefeitura uma vez só: se ela ainda não respondeu, aparece o aviso Nota Fiscal Enviada porem o servidor está demorando para responder! Tente de novo daqui a pouco.
• Ordem de serviço: em Ordem de Serviço > Todas as Ordens, clique na etiqueta NF Serviço Emitida da OS ou, na OS faturada, em Opções > Notas Fiscais (este item precisa também da extensão fiscal). Na janela Notas Fiscais da OS, abra a aba Serviço e clique nos três pontinhos da nota: Enviar por WhatsApp, PDF, Enviar por E-mail, Download XML, Cancelar, Verificar Envio e Acessar link, conforme o status.

Na ordem de serviço, o Verificar Envio consulta a prefeitura uma vez. Ele responde NFS-e autorizada pela prefeitura., abre a janela Erro ao emitir NFS-e com o motivo ou avisa A nota ainda está em processamento na prefeitura. Nesse último caso, tente de novo daqui a pouco.

Erros comuns