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Como exportar XML das notas para o contador no VendaSimples

Passo a passo para exportar os XMLs das notas fiscais no VendaSimples: arquivo .zip do mês ou do período, notas emitidas e notas de compra.

Atualizado em 7 min de leitura

Quando o contador pedir os XMLs das notas (o XML é o arquivo oficial de cada nota fiscal), você baixa todos de uma vez. O VendaSimples junta os XMLs de NF-e, NFC-e, SAT e outros documentos da empresa, do mês ou do período que você escolher, num arquivo .zip (uma pasta compactada). O sistema não manda o arquivo ao contador: você baixa e envia.

Antes de começar

O menu Notas Fiscais e as exportações só aparecem com a extensão fiscal (Simples Nacional ou Lucro Real/Presumido). Seu usuário precisa de duas permissões na aba Nota Fiscal do perfil: Listagem de NotaFiscal (para ver o menu) e Exportar XML. Sem a Exportar XML, o botão Exportar XML não aparece. Para exportar as notas de compra (notas recebidas), o grupo precisa também da extensão de compra. O item Recebidas do menu pede a permissão Criar uma Compra, na aba Pedido do perfil, e a tela pede também a Notas Fiscais Recebidas e Importa XML, na aba Nota Fiscal. Veja permissões de usuário e como contratar extensões.

  1. Abra a exportação

    No menu, clique em Notas Fiscais e depois em Emitidas. No topo da tela, clique em Exportar XML. Abre a janela Exportar XML.

  2. Escolha a empresa

    Em Empresa, escolha a empresa das notas. A lista mostra o nome fantasia e, embaixo, a razão social e o CNPJ.

  3. Escolha o tipo de data

    Em Filtro por data, deixe Mês e Ano para exportar um mês inteiro. Para outras datas, escolha Período.

  4. Informe o mês ou o período

    Com Mês e Ano, escolha o Mês na lista e digite o Ano com 4 números (por exemplo, 2026). Com Período, clique no campo e escolha a Data inicial e a Data final no calendário.

  5. Exporte

    Clique em Exportar XML. A tela fica carregando enquanto o sistema junta os XMLs. Com muitas notas, pode demorar um pouco: espere terminar.

  6. Confira o download

    No fim, o navegador baixa o arquivo .zip, aparece a mensagem XML exportado com sucesso! e a janela fecha.

  7. Mande ao contador

    Envie o .zip ao contador por e-mail ou do jeito que vocês combinarem. Se o escritório usa a Área do Contador, ele também pode baixar os XMLs sozinho: veja Deixar o contador baixar os XMLs sozinho.

Exportar os XMLs das notas de compra

As notas de compra (as que os fornecedores emitiram para você) ficam em Notas Fiscais > Recebidas e têm uma exportação separada. Ela pede a extensão de compra.

  1. Abra as notas recebidas

    No menu, clique em Notas Fiscais e depois em Recebidas. No topo da tela, clique em Exportar XML.

  2. Preencha a janela

    A janela Exportar XML é igual à das notas emitidas: escolha a Empresa, o Filtro por data e o mês ou o período.

  3. Exporte

    Clique em Exportar XML. O arquivo .zip é baixado e aparece XML exportado com sucesso!

Para a nota de compra entrar nessa lista, ela precisa ser lançada no sistema. Veja como importar o XML de uma nota de compra e como buscar na SEFAZ as notas emitidas contra o seu CNPJ.

Exportar pela tela Relatórios

A mesma exportação também fica na tela de relatórios. É útil se você já costuma tirar os relatórios do mês por lá.

  1. Abra os relatórios

    No menu, clique em Relatórios. Na caixa Selecione, ao lado do botão Todos, escolha Notas Fiscais, ou digite XML na busca (Digite aqui para buscar...).

  2. Escolha o cartão

    Na seção Nota Fiscal, clique em Exportação de XML para as notas emitidas ou em Exportação de XML - Notas Recebidas para as notas de compra. O cartão das notas recebidas só aparece com a extensão de compra.

  3. Exporte

    Abre a mesma janela Exportar XML. Preencha como no passo a passo do começo e clique em Exportar XML.

Dica

Usa os mesmos relatórios todo mês? Clique na estrela do cartão para marcá-lo como favorito. Depois, o botão Favoritos, no topo da tela Relatórios, mostra só os seus favoritos. Veja como usar os relatórios.

Baixar o XML de uma nota só

  • Nota emitida: em Notas Fiscais > Emitidas, clique em Opções na linha da nota e depois em Download XML. No celular, toque nos três pontinhos da linha. A opção não aparece em nota com status Rejeitado.
  • Nota de compra: em Notas Fiscais > Recebidas, clique em Opções na linha da nota e depois em Download XML. No celular, toque nos três pontinhos da linha.

O arquivo .xml dessa nota é baixado no seu computador. Para as outras ações da lista de notas, veja como consultar, imprimir e enviar notas fiscais emitidas.

Notas inutilizadas e notas de serviço

  • Numeração inutilizada: o arquivo da exportação das notas emitidas também traz os XMLs das inutilizações de numeração (os números de nota que você avisou à SEFAZ que não vai usar). Veja como inutilizar numeração de notas fiscais.
  • Notas de serviço (NFS-e): têm uma exportação separada, com o botão Exportar XML próprio, na tela Notas Fiscais Emitidas do menu Serviços. Veja como exportar os XMLs das notas de serviço.

Conferir as notas antes de mandar

Para conferir quais notas foram emitidas ou canceladas no mês, use o relatório de notas fiscais. Ele pede a permissão Relatórios de NotaFiscal.

  1. Abra o relatório

    Em Notas Fiscais > Emitidas, clique em Relatório de Notas Fiscais, no topo da tela. Ou, em Relatórios, clique no cartão Notas Fiscais.

  2. Escolha os filtros

    Na janela Relatório de Notas Fiscais (Sintético/Analítico), escolha o Tipo Relatório (Sintético, o resumo, ou Analítico, com mais detalhes) e o Período. Se você tem mais de uma empresa, escolha a Empresa.

  3. Escolha o tipo e o status

    Em Tipo de Nota Fiscal, deixe Todos ou escolha Apenas NFe (mod: 55), Apenas Devolução (NFe), Apenas SAT ou Apenas NFCe (mod: 65). Em Status, deixe Todas ou escolha Autorizadas ou Canceladas.

  4. Veja o relatório

    Clique em Imprimir. O relatório abre numa prévia na tela.

Deixar o contador baixar os XMLs sozinho

O escritório de contabilidade pode baixar os XMLs das suas notas pela Área do Contador, um acesso à parte, com login e senha do escritório. O contador entra pelo link Acessar Área do Contador, na tela de login do VendaSimples. Veja como usar a área do contador.

Na configuração da nota fiscal da empresa (Notas Fiscais > Configurações > Notas Fiscais Nacional), existe a opção Retirar contador como Autorizado da NFe?. Marcada, o contador deixa de constar na NF-e como autorizado a baixar o XML da nota na SEFAZ. Veja como configurar a emissão de notas fiscais.

Erros comuns

MensagemO que fazer
Selecione o mêsCom Mês e Ano, escolha o mês em Mês antes de clicar em Exportar XML.
Informe o anoDigite o ano em Ano.
Ano inválidoDigite o ano completo, com 4 números (por exemplo, 2026).
Selecione o períodoCom Período, escolha a data inicial e a data final no calendário.
Ops! Erro ao processar...O sistema não conseguiu montar o arquivo. Leia a mensagem que vem embaixo do título, confira a empresa e as datas e tente de novo. Se o erro continuar, fale com o suporte.

Perguntas frequentes

O VendaSimples manda os XMLs direto para o contador?
Não. A exportação só baixa o arquivo .zip no seu computador, e você envia ao contador. Se o escritório tem acesso à Área do Contador, ele mesmo pode baixar os XMLs.
Por que o botão Exportar XML não aparece para mim?
Seu usuário não tem a permissão Exportar XML. Peça ao administrador para marcar a permissão na aba Nota Fiscal do seu perfil, em permissões de usuário.
Não encontro a exportação das notas recebidas. Por quê?
A exportação das notas de compra pede a extensão de compra, além da permissão Exportar XML. Sem a extensão, o item Recebidas do menu e o cartão Exportação de XML - Notas Recebidas não aparecem. O item Recebidas pede também a permissão Criar uma Compra, na aba Pedido do perfil. Veja como contratar extensões.
Como mando ao contador o mês inteiro?
Em Filtro por data, deixe Mês e Ano, escolha o Mês e digite o Ano. Você não precisa marcar as datas no calendário. Use Período só quando o contador pedir outras datas.

Veja também