Como fazer orçamento para cliente e transformar em venda

O pedreiro chega com a lista no papel de pão, o vendedor calcula tudo no verso de um bloco e entrega. Dez dias depois o cliente volta com o papel, o cimento subiu e ninguém lembra que desconto foi combinado. Fazer orçamento para cliente é escrever uma proposta que valha por um prazo, fique guardada e possa ser cobrada. Abaixo está o que ela precisa ter, quanto tempo vale e a planilha que controla o retorno.

O que o orçamento precisa ter para ser levado a sério

Um orçamento é uma oferta por escrito, e o cliente compara o seu com o da loja ao lado. O papel que ganha não é o mais bonito: é o que não deixa dúvida sobre o que está incluído, quanto custa e até quando vale. Os oito itens abaixo resolvem as perguntas que o cliente faz depois, pelo WhatsApp, quando faltam.

• Número e data. Sem número, o cliente diz "aquele orçamento de semana passada" e ninguém acha. O número é o que liga o papel ao registro na planilha ou no sistema.
• Dados do cliente e da obra ou entrega. Nome, telefone e, quando tem entrega, o endereço. Frete muda com o endereço, e orçamento sem endereço vira discussão na hora de entregar.
• Itens com código, quantidade e unidade. "Cano 25 mm" é pouco; "Tubo PVC soldável 25 mm, barra 6 m, 4 un" fecha a porta para a troca de produto na hora de separar. Unidade importa: metro, barra, saco, caixa.
• Preço unitário e total por linha. O cliente confere linha a linha. Se só houver o total, ele vai pedir para "tirar alguma coisa" e o vendedor recalcula tudo de novo.
• Desconto, se houver, numa linha própria. Desconto embutido no unitário some quando o cliente volta e pede "o mesmo preço". Desconto na linha fica visível e tem dono.
• Validade em dias e a data final. "Válido por 7 dias, até 29/09". Sem isso, o preço fica congelado pelo tempo que o cliente quiser.
• Condições de pagamento e de entrega. À vista, no cartão em quantas vezes, no crediário da loja; retira ou entrega, e em quantos dias.
• Quem fez. Nome do vendedor e telefone da loja. É para quem o cliente vai ligar, e é de quem é a comissão.

Qual a validade de um orçamento?

A validade é a que estiver escrita no papel. Sem prazo escrito, a regra do Código de Defesa do Consumidor para orçamento de serviço dá 10 dias, e para produto vale a regra geral: a oferta que a loja fez obriga a loja. Na dúvida, o cliente tem a lei do lado dele.

Por isso o prazo tem que aparecer em toda proposta, e tem que caber no seu custo. Loja de material de construção que compra cimento toda semana costuma trabalhar com 5 a 7 dias; móveis e eletros, que têm pedido ao fabricante, aguentam 15 a 30. Se o fornecedor reajusta na segunda, o orçamento que você deu na sexta não pode valer até o mês que vem.

Depois de vencido, o orçamento não morre: ele vira o motivo do contato. "Seu orçamento vence amanhã, quer que eu segure o preço até sexta?" fecha mais venda do que qualquer promoção, porque chega na hora em que o cliente está decidindo.

Baixe grátis: planilha de orçamento com controle de retorno

A planilha tem duas partes. A aba Orçamento é o modelo para imprimir ou mandar em PDF, com itens, desconto, validade e condições calculados. A aba Controle registra cada orçamento entregue, calcula a data de vencimento e o dia de ligar, e marca o que fechou, o que perdeu e por quê. O resumo mostra a taxa de conversão e o valor que está aberto na rua.

Cliente pediu desconto, prazo ou o item acabou: e agora?

A maioria dos orçamentos não fecha na entrega; fecha na volta, quando o cliente pede alguma coisa a mais. Quem decide na hora, sem regra, cede o que não devia ou perde a venda por R$ 30. A tabela abaixo é a régua que a gente vê funcionar em loja de balcão, para o vendedor responder sem chamar o dono.

Como cobrar o retorno sem ficar chato

Orçamento que ninguém cobra fecha quando o cliente lembra. Dois contatos bastam, e os dois têm hora certa: dois dias depois da entrega e na véspera do vencimento.

• Dois dias depois: "Conseguiu ver o orçamento 1042? Ficou alguma dúvida sobre os itens?"
• Véspera do vencimento: "O orçamento vence amanhã. Quer que eu garanta o preço e separe o material?"

Mensagem curta, com o número do orçamento e uma pergunta só. Nada de "estamos à disposição". Quem responde "não vou fechar" ganha uma pergunta a mais, "posso saber o que pesou?", e a resposta vai para a coluna de motivo da perda. Depois de 30 orçamentos, essa coluna diz se a loja perde por preço, por prazo de entrega ou porque o item faltava.

Orçamento não é venda: estoque, nota e caixa

Orçamento não baixa estoque, não emite nota e não entra no caixa. É uma promessa de preço. O erro comum em loja pequena é tratar orçamento aprovado como venda antes de o cliente pagar: separa o material, dá baixa, e quando o cliente some o estoque fica errado e o item "sumiu" da prateleira.

O caminho certo tem três estados. Orçamento aberto, sem mexer em nada. Pedido aprovado, com o estoque reservado (ainda na loja, mas fora do disponível para o balcão). Venda fechada, com pagamento registrado, estoque baixado e a nota emitida, que em obra com entrega costuma ser a NF-e no CNPJ ou no CPF do cliente, e no balcão a NFC-e. Se ainda tem dúvida sobre qual nota emitir em cada venda, a decisão depende de quem compra e de onde a mercadoria é entregue.

Num sistema de gestão para loja, esses três estados são a mesma tela: o orçamento salvo com validade vira pedido e o pedido vira venda, com os 40 itens já lançados, o desconto na linha e a nota saindo da venda. O cadastro do cliente guarda o histórico, o que faz o segundo orçamento sair em dois minutos. Os planos incluem orçamento e pedido em todas as faixas, sem cobrar por usuário.

Comece hoje: numere o próximo orçamento, escreva a validade e anote na planilha o dia de ligar. Em 30 orçamentos você terá a conversão real e o motivo de cada perda. Quando o volume passar do que a planilha aguenta, um sistema para loja de material de construção faz o orçamento virar venda sem redigitar. O cliente que voltou com o papel na mão merece encontrar o mesmo preço.