Como baixar notas de compra da SEFAZ no VendaSimples

O Importador SEFAZ busca na SEFAZ (a Secretaria da Fazenda) as notas fiscais eletrônicas em que a sua empresa é a destinatária, como as notas de compra dos seus fornecedores. Por ele você manifesta a nota, baixa o XML (o arquivo da nota) e a DANFE (a versão para imprimir da nota) e leva a nota para as compras, sem pedir o arquivo ao fornecedor.

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   Abra o Importador SEFAZ

   No menu, clique em Notas Fiscais e depois em Importador SEFAZ. Outro caminho: em Notas Fiscais > Recebidas, clique em Importar da SEFAZ, no topo da tela.

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   Escolha a empresa

   Com uma empresa só, ela já vem escolhida. Com mais de uma, abre a janela Deseja visualizar as NF-es de qual empresa ?: clique na empresa. Para trocar depois, use o campo Empresa:, no topo da tela.

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   Sincronize com a SEFAZ

   Clique em Sincronizar com a SEFAZ. Aparece o aviso Consultando a SEFAZ. A busca pode levar alguns minutos, e você pode continuar usando a tela enquanto isso.

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   Confira o resultado

   Quando a busca termina sem problema, aparece a mensagem Sincronização concluída. O resultado também fica num aviso no topo da tela, com a data e a hora, e a lista da aba Notas é atualizada.

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   Encontre a nota

   Na aba Notas, digite na busca (Nº, série, chave, valor, fornecedor ou CNPJ...) ou filtre pelo período de emissão e pela Origem:. A coluna Manifestação mostra Sem manifestação nas notas que ainda não foram manifestadas.

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   Registre a ciência da operação

   Na linha da nota, clique em Manifestar. Em O que você quer registrar na SEFAZ?, escolha Ciência da Operação e clique em Continuar. Confira os dados e clique em Registrar na SEFAZ. Os detalhes estão em Manifestar a nota.

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   Baixe o XML da nota

   Clique em Baixar da SEFAZ, na linha da nota. Aparece a mensagem XML da SEFAZ, e a linha passa a ter o botão Arquivo.

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   Importe para compras

   Clique em Arquivo e depois em Importar para compras. Na janela Nota importada, clique em Abrir agora para relacionar os produtos da nota com os do seu cadastro. Veja como importar o XML de uma nota de compra.

O que aparece na lista de notas

• Emitente: o nome e o CNPJ ou CPF de quem emitiu a nota.
• Nº / Série: o número e a série da nota.
• Emissão: a data de emissão e, embaixo, a data de autorização (Aut.).
• Valor: o valor total da nota.
• Situação: a situação da nota na SEFAZ. Em vermelho quando a nota foi cancelada ou denegada (recusada pela SEFAZ).
• Manifestação: o que a sua empresa já registrou na SEFAZ sobre a nota. A etiqueta Importada aparece quando a nota já foi para as notas recebidas, por aqui ou pela importação manual do XML.

Clique na linha ou em Visualizar para abrir a nota. No celular, os botões de cada nota ficam no menu ..., no fim da linha.

Filtrar as notas

• Busca: número, série, chave, valor, nome do fornecedor ou CNPJ.
• Período de emissão: escolha a Emissão inicial e a Emissão final. No celular, este filtro não aparece.
• Origem: Todas as notas, Recebidas de fornecedor ou Emitidas pela empresa.

Manifestar a nota

Manifestar é avisar à SEFAZ o que a sua empresa sabe sobre a nota emitida contra o seu CNPJ. Antes da manifestação, a SEFAZ entrega só um resumo da nota. A Ciência da Operação libera o download do XML completo.

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   Abra a manifestação

   Na linha da nota, clique em Manifestar (no celular, no menu ..., em Manifestar...). Abre a janela Manifestar sobre a nota, com o emitente, o número, o valor e a chave da nota.

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   Escolha a opção

   Em O que você quer registrar na SEFAZ?, clique na opção. Em Operação não Realizada, escreva a Justificativa. Clique em Continuar.

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   Confira e registre

   Na janela Confirmar manifestação, confira o Evento, o Emitente, a Nota / Série e o Valor. Se algo estiver errado, clique em Voltar. Se estiver certo, clique em Registrar na SEFAZ.

Prazo da ciência da operação

A tela conta 10 dias a partir da autorização da nota para a ciência da operação. No computador, quando a nota foi autorizada há 7 dias ou mais e continua sem manifestação, a etiqueta Sem manifestação fica vermelha. Passe o mouse sobre ela para ver quantos dias faltam, como em Autorizada há 8 dias: restam 2 dia(s) do prazo de 10 dias para a ciência da operação. Depois dos 10 dias, a dica avisa que o prazo já passou.

Baixar o XML e a DANFE

• Baixar da SEFAZ: aparece depois da manifestação e traz o XML completo da nota para o sistema.
• Com o XML no sistema, o botão Arquivo tem DANFE (PDF), a versão para imprimir da nota, e Salvar XML, que baixa o arquivo para o seu computador.
• Às vezes a SEFAZ já entrega o XML completo sem a manifestação. Nesse caso, o botão Arquivo aparece direto, junto com o Manifestar.

Abrir a nota

Clique em Visualizar ou na linha da nota. A tela mostra a DANFE e, ao lado, os dados da nota (Nota / Série, Emissão, Autorização, Valor e Chave) e o quadro Situação. No topo ficam os botões:

• Baixar da SEFAZ, depois da manifestação, enquanto o XML completo não foi baixado.
• Imprimir, Exportar PDF e Download XML, quando o XML já está no sistema. No celular, o Imprimir não aparece: use Exportar PDF.
• Importar para compras, quando a nota pode ser importada.
• Voltar, para a lista de notas.

Se a nota ainda não tem manifestação, o quadro Situação mostra o botão Manifestar. Sem o XML completo, no lugar da DANFE aparece o que falta fazer: registrar a ciência da operação ou clicar em Baixar da SEFAZ.

Importar para compras

A importação leva a nota para Notas Fiscais > Recebidas, onde você relaciona o fornecedor e os produtos e dá entrada na compra. O Importar para compras só aparece quando:

• o XML completo já está no sistema;
• a nota não está cancelada;
• a nota ainda não foi importada (sem a etiqueta Importada);
• a empresa tem a extensão de compras e o seu usuário tem a permissão Notas Fiscais Recebidas e Importa XML.

Depois de importar, a janela Nota importada pergunta se você quer abrir a nota agora. Clique em Abrir agora para ir à tela de relacionar ou em Continuar aqui para seguir no Importador SEFAZ.

Documentos descartados

São documentos que a SEFAZ entregou e o sistema não conseguiu ler. Quando existe algum, aparece no topo da tela o aviso (número) documento(s) descartado(s). Clique nele ou na aba Descartados.

• A lista tem as colunas NSU (o número de ordem do documento na fila da SEFAZ), Documento, Situação, Descartado em e Última tentativa.
• Tentar normalizar todas: tenta ler de novo todos os documentos pendentes, a partir do XML já guardado. A SEFAZ não é consultada, e nada se perde se não der certo. Confirme em Tentar normalizar.
• Ver detalhe: mostra o motivo técnico do descarte. Útil para mandar ao suporte.
• XML: baixa o arquivo do documento.
• Marque Mostrar também os já normalizados para ver também os que já foram lidos.

Zerar NSU e refazer a varredura

Use só quando notas antigas estiverem faltando na lista. Esta opção refaz a busca na SEFAZ desde o início.

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   Abra a opção

   Clique na seta ao lado de Sincronizar com a SEFAZ e depois em Zerar NSU e refazer a varredura.

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   Confirme

   Leia o aviso da janela Zerar NSU e clique em Zerar e sincronizar.

Erros comuns