Como controlar lotes e validade de produtos no VendaSimples

Com o controle de lote, você registra cada lote de um produto (as unidades que vieram juntas, com o mesmo código e a mesma validade), com a data de fabricação e a data de validade. Depois, acompanha o estoque de cada lote em cada depósito. Use em produtos com validade ou quando precisa saber qual lote entrou e qual saiu.

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   Abra o produto

   No menu, clique em Produtos e depois em Todos os Produtos. Clique em Editar na linha do produto. Para um produto novo, clique em Novo.

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   Ligue o controle de lote

   Clique na aba Estoque e ligue a chave Controla Lote.

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   Salve o produto

   Clique em Salvar (no produto novo, Cadastrar). Você volta para a lista de produtos.

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   Abra a aba Lotes

   Abra o produto de novo. Agora aparece a aba Lotes, com Cód. Lote, Quantidade, Reservada, Disponível, Data de Fabricação e Data de Validade de cada lote. Sem nenhum lote, aparece Nenhum lote encontrado.

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   Clique em Cadastrar lotes

   Com a aba Lotes aberta, clique em Cadastrar lotes, ao lado de Salvar. Abre a janela Cadastro de Lotes.

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   Preencha o lote

   Digite o Código Lote (até 20 caracteres) e escolha a Data de Fabricação e a Data de Validade. Os três campos são obrigatórios.

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   Cadastre

   Clique em Cadastrar. Aparece a mensagem Lote cadastrado com sucesso e o lote entra na lista da aba Lotes.

Cadastrar lote pela tela Lotes

Você também cadastra lotes sem abrir o produto, pela tela Lotes.

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   Abra um lote novo

   No menu, clique em Produtos e depois em Lotes. Clique em Novo, no topo da tela.

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   Escolha o produto

   Em Produto, digite o nome e clique no produto na lista. Ou clique na lupa ao lado do campo para abrir a Pesquisa de Produto. Se o produto ainda não existe, clique em novo produto, acima do campo: o cadastro do produto abre numa janela. Depois de cadastrar, confira se o campo Produto mostra o produto novo. Se não mostrar, digite o nome e escolha o produto na lista.

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   Digite o código do lote

   Preencha o Código do Lote.

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   Escolha as datas

   Em Fabricação / Validade, abra o calendário e clique primeiro na data de fabricação e depois na data de validade.

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   Cadastre

   Clique em Cadastrar. Aparece a mensagem Lote cadastrado com sucesso! e você volta para a lista de lotes.

Ver os lotes e a validade

Em Produtos > Lotes, cada produto aparece num quadro com o nome, o SKU (código interno do produto), o GTIN (código de barras) e quantos lotes ele tem. Embaixo vêm os lotes, com Cód. Lote, Fabricação, Validade, Estoque, Reservado e Disponível.

• Busca: digite no campo Produto, SKU, lote ou data... e aperte Enter.
• Validade de e Validade até: mostram só os lotes que vencem nesse período.
• Ordenar: Validade crescente (o padrão: os lotes que vencem primeiro ficam em cima), Validade decrescente, Nome crescente, Nome decrescente, Fabricação crescente ou Fabricação decrescente.
• Em telas menores, como no celular, o período e a ordem ficam no botão + Filtros. Escolha e clique em Filtrar. Para tirar o período e a ordem escolhidos, clique em Limpar Filtros.
• Cores da Validade: em vermelho, o lote já venceu; em laranja, vence em até 30 dias.
• Cores do Estoque e do Disponível: verde quando há saldo; vermelho quando o saldo é zero ou negativo.
• Reservado é a quantidade do lote separada para pedidos ou reservas. Disponível é o estoque menos o reservado. Veja como reservar produtos do estoque.
• No celular, a lista mostra Cód. Lote, Validade, Estoque e Disp. (disponível).

Se nada aparece, a tela mostra Nenhum produto com lote encontrado. Confira a busca e o período, ou cadastre o primeiro lote.

Ver o estoque do lote por depósito

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   Clique no estoque do lote

   Na lista de Lotes, clique no número da coluna Estoque. Abre a janela Detalhe do Lote.

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   Confira o resumo

   No topo aparecem o Código do Lote, a Fabricação, a Validade, o Saldo Total, o Reservado e o Disponível.

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   Veja cada depósito

   Embaixo há um quadro para cada empresa, com o Saldo, o Reservado e o Disponível de cada Depósito (o local onde o estoque fica guardado) e o Total da empresa. No fim da janela aparece o Total geral. Se o produto tem variações (tamanho, cor), cada depósito mostra também o saldo de cada Variação.

Editar um lote

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   Abra o lote

   Em Produtos > Lotes, passe o mouse na linha do lote e clique em Editar. No celular, toque nos três pontos da linha e em Editar. Você também pode clicar em Editar na aba Lotes do produto.

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   Mude as datas

   Altere a fabricação e a validade. O Produto e o Código do Lote ficam travados: depois de cadastrado, o código não muda.

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   Salve

   Clique em Salvar. Aparece Lote atualizado com sucesso! (na tela Lotes) ou Lote editado com sucesso (na janela Editar Lote do produto).

Onde informar o lote

Com Controla Lote ligado, o campo Lote aparece no produto nas telas que movimentam o estoque. Digite pelo menos 3 caracteres do código para ver as sugestões, ou clique na lupa do campo para abrir a Pesquisa de Lote: busque em Pesquisar Lote, mude a ordem em Ordenar por e clique no lote para escolher. No pedido de venda, na transferência, na reserva e no consignado, o campo também depende de a empresa escolhida na tela ter a extensão de lote.

• Pedido de venda: com um lote escolhido, o estoque mostrado no item passa a ser o do lote. Veja como fazer orçamento, pedido de venda e nota fiscal.
• Suprimentos > Requisição: nas entradas e saídas de estoque. Veja como controlar as entradas e saídas do estoque.
• Suprimentos > Transferência: ao levar o produto de um depósito para outro. Veja como transferir produtos entre depósitos.
• Suprimentos > Reserva: o lote é opcional. Em branco, a reserva não fica presa a um lote. Veja como reservar produtos do estoque.
• Nota fiscal recebida (importação do XML, o arquivo da nota de compra): informe o Lote e a Quantidade de cada lote. A soma tem que bater com a quantidade do produto. Veja como importar o XML de uma nota de compra.
• Consignado: no item do consignado. Veja como fazer uma venda em consignação.

No pedido de venda, na requisição, na transferência e na nota recebida, o link novo lote, ao lado de Lote, abre a janela Cadastro de Lotes para criar um lote sem sair da tela.

Relatórios e histórico do lote

• Em Relatórios, na seção Produtos: Gerencial Lote, para acompanhar os lotes pela validade e pelas movimentações, e Lotes a Vencer, com os lotes perto de vencer. Eles precisam também da extensão de estoque e da permissão de relatórios de produto.
• Em Relatórios, na seção Vendas: Lotes de Produtos Vendidos, com os lotes e as validades dos produtos vendidos.
• Em Suprimentos > Ficha de Produto, filtre por Código Lote para ver as entradas e saídas de um lote. Veja como ver o histórico de estoque de um produto.

Mais detalhes em como gerar relatórios de estoque.

Erros comuns