Nota fiscal de entrada: como lançar em 6 passos (2026)

A nota fiscal de entrada é o documento que registra a mercadoria chegando na sua empresa, e o jeito como você lança essa nota decide se o estoque e o custo dos produtos vão bater no fim do mês. A maioria dos guias sobre o tema explica o conceito e para no "importe o XML". Este aqui faz o caminho completo do lojista: o passo a passo do lançamento (com a conferência física que quase todo mundo pula), a tabela de CFOP de entrada por situação, os casos em que é você quem precisa emitir a nota e uma planilha de conferência de recebimento para baixar grátis.

O que é a nota fiscal de entrada?

Nota fiscal de entrada é todo documento fiscal que registra mercadoria entrando no seu CNPJ. Na rotina do varejo, quase sempre é a NF-e que o fornecedor emitiu na venda para você: ela nasce como nota de saída dele e é lançada como entrada na sua empresa. Em situações específicas, como compra de pessoa física ou retorno de mercadoria, é a própria loja que emite a nota de entrada. Nos dois casos, o lançamento alimenta o estoque, o custo e o fiscal.

Quando você só lança e quando precisa emitir

Essa é a dúvida que mais confunde. A regra prática: se quem vendeu para você tem CNPJ e emite NF-e, o documento já existe e o seu trabalho é lançar. Se quem entregou a mercadoria não emite nota, é a sua empresa que emite a nota de entrada para documentar a operação.

• Você só lança: compra de fornecedor com NF-e (o caso de todo dia), transferência entre lojas da mesma empresa com nota emitida pela matriz, bonificação ou brinde que veio com nota do fornecedor.
• Você emite a nota de entrada: devolução feita por consumidor pessoa física (que não tem como emitir nota), compra de produtor rural ou de pessoa física, retorno de mercadoria que saiu para conserto ou demonstração, e importação.

O caso da devolução de cliente merece atenção à parte, porque envolve estorno de estoque e de imposto: o guia devolução de mercadoria: como lançar cobre esse fluxo em detalhe, do balcão à nota.

Como lançar a nota de entrada no estoque: 6 passos

O lançamento correto é uma rotina curta que se repete a cada recebimento. O erro clássico é pular direto para o passo 4: importar o XML sem conferir a mercadoria física, assumindo que a nota sempre diz a verdade.

1. 1Receba o XML antes da mercadoria: peça ao fornecedor o envio do XML da NF-e por e-mail no faturamento. Com o arquivo em mãos, o lançamento é importação, não digitação.
2. 2Confira a mercadoria física contra a nota: item a item, quantidade por quantidade, no ato do recebimento. Caixa lacrada não é garantia: avaria, falta e troca de item são achados comuns. É aqui que entra a planilha de conferência abaixo.
3. 3Confira preço e condição combinados: o preço unitário da nota é o que foi negociado? O prazo de pagamento bate com o pedido? Divergência de preço descoberta depois do lançamento vira custo errado em todos os produtos.
4. 4Importe o XML no sistema: a importação preenche fornecedor, produtos, quantidades, valores e impostos sem redigitação. No primeiro recebimento de um fornecedor, vincule cada item da nota ao produto certo do seu cadastro.
5. 5Atualize custo e estoque: confirme que o sistema somou as quantidades ao estoque e recalculou o custo dos produtos (incluindo frete e IPI quando compõem o custo). É esse número que sustenta o seu preço de venda e a margem real, como mostra o guia do custo real do produto.
6. 6Arquive o XML: a legislação exige a guarda dos arquivos XML pelo prazo de 5 anos. Guarde em nuvem, organizado por fornecedor e mês. O DANFE em papel é só a representação: o documento fiscal é o XML.

CFOP de entrada: tabela por situação

Todo item da nota de entrada carrega um CFOP, o código que diz à Sefaz que tipo de operação aconteceu. Na entrada, o código começa com 1 (operação dentro do seu estado) ou 2 (vinda de outro estado). Estes são os mais comuns no varejo:

Na importação do XML, o sistema converte o CFOP de saída do fornecedor no CFOP de entrada equivalente, mas vale entender o código para conferir casos fora do padrão. A lógica completa dos códigos está no guia o que é CFOP, e a documentação oficial da NF-e está no portal SPED da Sefaz-MG.

Baixe grátis: planilha de conferência de recebimento

Para o passo 2 virar rotina de equipe, baixe a planilha de conferência de recebimento do VendaSimples. Você lança os itens da nota com a quantidade declarada e a quantidade contada no recebimento, e ela aponta sozinha as divergências, calcula o valor conferido de cada linha e resume quantos itens do recebimento ficaram OK, com falta ou com sobra:

O que acontece quando a entrada não é lançada

Pular o lançamento parece atalho inofensivo no dia corrido, mas a conta chega em três lugares. No estoque: o sistema não sabe que a mercadoria chegou, o saldo fica menor que a prateleira e o estoque "negativo" aparece na primeira venda. No custo: sem a nota, o custo do produto congela no valor antigo, e o preço de venda passa a ser calculado sobre um número falso. No fiscal: mercadoria na loja sem nota de entrada correspondente é o achado clássico da fiscalização, e a multa vem com o imposto por dentro. O lançamento em dia é o que faz o controle de estoque merecer confiança, junto com a baixa correta a cada venda na outra ponta.

Nota de entrada no dia a dia: rotina recomendada

• No pedido: combine com o fornecedor o envio do XML no faturamento e o prazo de entrega.
• No recebimento: confira física contra nota com a planilha, antes de assinar o canhoto.
• No mesmo dia: importe o XML, vincule itens novos e confirme estoque e custo atualizados.
• No fechamento da semana: revise se toda nota recebida foi lançada e se alguma divergência ficou pendente com fornecedor.
• Sempre: XML arquivado em nuvem por 5 anos, organizado por fornecedor e mês.

Estoque confiável começa na porta dos fundos, não no balcão. Quem confere o recebimento e lança a nota de entrada no dia tem custo real, saldo que bate e nota certa para mostrar à fiscalização. Um sistema de gestão com importação de XML transforma essa rotina em minutos, do jeito que um mercado ou qualquer loja de varejo precisa. E para escolher o documento certo em cada operação de saída, o guia NF-e, NFC-e e NFS-e: qual emitir completa o mapa fiscal da sua loja.