O que mandar para o contador todo mês: a lista da loja

Dia 18, o contador manda mensagem: "cadê as notas de setembro?". Você abre a gaveta, acha os cupons da maquininha, dois boletos pagos e nenhum arquivo de nota. O que mandar para o contador todo mês cabe numa lista de uns quinze itens, e quase todos já saem prontos do sistema da loja. O que falta é alguém saber quais são e mandar antes de o DAS vencer.

O contador precisa do XML, não do cupom

A primeira confusão é essa. O cupom que a impressora solta e o DANFE em papel são só a representação da nota; o documento fiscal de verdade é o arquivo XML que a Sefaz autorizou. É ele que o contador importa para apurar o imposto, e é ele que a loja tem de guardar pelo prazo que a Sefaz exige, como explica o portal da NFC-e da Sefaz-MG.

Isso vale para o que você vendeu e para o que você comprou. A NFC-e de cada venda do balcão tem um XML; a NF-e do fornecedor que trouxe a mercadoria tem outro. Mandar foto de cupom ou pilha de DANFE obriga o contador a digitar de novo o que já existia em arquivo, e é aí que o imposto sai calculado em cima de um número errado.

A lista do mês, bloco por bloco

Separe em quatro blocos: vendas, compras e despesas, banco e cartão, e pessoal. Cada bloco tem uma origem diferente, e é por isso que a lista parece grande. A tabela abaixo traz o que a maioria dos escritórios pede de uma loja no Simples Nacional e de onde cada item sai. A data de envio é sugestão, com folga para o contador fechar a guia.

O bloco de vendas é o que decide o imposto: o DAS de setembro, por exemplo, vence em 20 de outubro, e o contador precisa do faturamento fechado alguns dias antes para gerar a guia. Nota de venda que chega depois disso vira retificação, e retificação com imposto a mais vira multa e juros.

O bloco de compras é o que mais some. A loja recebe a mercadoria, confere, paga o boleto e esquece que o XML daquela compra precisa chegar ao contador e entrar no estoque. O jeito de lançar a nota de entrada no sistema resolve as duas coisas de uma vez: o estoque sobe e o arquivo fica guardado para a exportação do mês.

Baixe a planilha: checklist mensal para o contador

A planilha traz a lista acima pronta para marcar, com a origem de cada item, a data limite, quem manda e o status. Um resumo no topo mostra quantos itens faltam e a porcentagem do mês já enviada. A aba de acompanhamento guarda os doze meses do ano, para você ver em qual mês a lista costuma atrasar.

O que você manda e o contador não usa

Boa parte do que chega ao escritório é ruído, e ruído atrasa o que importa. Antes de anexar, pergunte se aquilo é documento fiscal, extrato ou comprovante de pagamento. Se não for nenhum dos três, provavelmente não precisa ir.

• Print da tela da maquininha: o contador precisa do relatório de recebíveis do portal, com taxa por transação, não da foto do visor.
• Boleto pago sem a nota: o boleto prova o pagamento, não a compra. Sem o XML, a despesa não entra e o estoque fica errado.
• Caderno de fiado: venda a prazo já está na NFC-e emitida na hora da venda. O que o contador quer saber é quanto entrou no caixa, pelo relatório por forma de pagamento.
• Extrato da conta pessoal: se o dinheiro da loja passa pela sua conta física, o problema é outro, e vem antes da lista: separar as finanças da empresa.

Quando o contador pega tudo sozinho no sistema

A lista encolhe muito quando o escritório tem acesso direto ao sistema da loja. Com um usuário só de consulta para o contador, ele exporta os XMLs do período, puxa o relatório de vendas por forma de pagamento e confere as notas de entrada sem mandar mensagem no dia 18. Sobra para você mandar o que só você tem: extrato do banco, maquininha e os papéis do funcionário.

Esse acesso resolve ainda a conferência do cartão. O contador vê a venda no crédito pelo sistema e o crédito na conta pelo extrato. Qualquer diferença de taxa ou de prazo aparece na conciliação do cartão, em vez de virar uma receita que ninguém sabe de onde veio. Um sistema de gestão para comércio com usuário de consulta para o contador faz esse trabalho sem que ninguém precise lembrar.

O que acontece quando a lista chega atrasada

Atraso não some, muda de forma. Digamos que uma loja fature R$ 60 mil num mês e R$ 8 mil de NFC-e fiquem de fora da exportação. O DAS sai calculado sobre R$ 52 mil, e quando o contador descobre, no mês seguinte, a diferença volta como guia complementar com multa e juros, mais a hora dele para retificar.

O mesmo vale para a nota de entrada que chegou dois meses depois. O custo da mercadoria entra fora do mês, a margem daquele período fica errada e o estoque do sistema nunca bate com a prateleira. Fechar a lista todo mês é o jeito de a loja saber quanto lucrou, e não só quanto pagou de imposto. A rotina financeira da pequena empresa começa por esse fechamento.

Hoje, pergunte ao seu contador quais itens da tabela ele realmente usa e em que dia precisa de cada um, e anote isso na planilha. No mês que vem, feche a lista no dia 5 e veja o dia 18 passar sem mensagem. Com um sistema que guarda e exporta as notas, o bloco mais trabalhoso da lista deixa de depender de você.