Como reservar estoque para um cliente no VendaSimples

Em Suprimentos > Reserva você separa uma quantidade do estoque para um cliente sem gerar pedido, por exemplo uma mercadoria que ele vai buscar depois. Assim que você salva, o que foi reservado sai do estoque Disponível (o estoque menos o reservado). Depois dá para reservar mais, devolver uma parte ou devolver tudo. Se a venda já está num pedido em aberto, você também pode reservar os itens direto pelo pedido.

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   Abra uma reserva nova

   No menu, clique em Suprimentos e depois em Reserva. Clique em Nova Reserva, no topo da lista. Atalho: o + ao lado de Reserva no menu (dica Nova Reserva) abre a reserva nova direto.

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   Leia o aviso do topo

   A tela mostra Salvar já reserva o estoque: Não existe etapa de confirmação: ao salvar, a quantidade sai do disponível na hora. Para liberar depois, use a devolução dentro da reserva.

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   Escolha a empresa e o parceiro

   Em Dados da reserva, escolha a Empresa. O campo só aparece se você tem mais de uma empresa com estoque, e a empresa não muda depois de salvar. Em Parceiro (opcional), digite pelo menos 3 letras do nome e clique no cliente na lista, ou use a lupa ao lado do campo. Pode deixar em branco, por exemplo numa separação interna.

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   Preencha documento e observação

   Se quiser, use o Documento para um número de referência, como NF-4482 (até 50 caracteres), e a Observação para um lembrete, como separar para retirada sexta (até 200 caracteres).

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   Escolha o produto

   Em Produtos, digite o nome em Produto e clique nele na lista, ou use a lupa. Cada variação (tamanho, cor) aparece como um item próprio. Kits não aparecem na busca. Se o produto controla lote, aparece o campo Lote: escolha o lote ou deixe em branco para a reserva não ficar presa a um lote. Veja controle de lote.

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   Informe depósito e quantidade

   Em Depósito (o local onde o estoque fica guardado), escolha de onde sai a reserva. Só aparecem os depósitos ativos da empresa, e o principal vem com (Principal) no nome. Digite a Quantidade, maior que zero. Para conferir o saldo antes, clique em Ver estoque, embaixo da quantidade: abre a janela Estoque por depósito, com Estoque, Reservado e Disponível.

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   Inclua mais produtos

   Clique no + no fim da linha para incluir outro produto e no - para tirar uma linha. No celular, os botões se chamam Adicionar e Remover. O mesmo produto com o mesmo lote não pode se repetir no mesmo depósito.

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   Salve a reserva

   Clique em Salvar. Aparece a mensagem Reserva criada, com o número da reserva, e você volta para a lista. A quantidade já está reservada.

Entender a lista de reservas

A lista vem ordenada pela atividade: a reserva que mudou por último fica no topo. Cada linha mostra:

No fim da linha ficam os botões Abrir e Devolver tudo (este só quando ainda há saldo). No celular, eles ficam no menu de três pontinhos (⋯) da linha.

Reservar mais ou devolver uma parte

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   Abra a reserva

   Na lista, clique em Abrir. O topo mostra a Reserva nº, a empresa, o parceiro e a data da última movimentação, com os totais Total reservado, Devolvido e Saldo reservado.

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   Confira os itens

   Em Itens da reserva, cada produto mostra o Depósito, o Lote, o Total (tudo o que já foi reservado do item), a Reservada (o que continua reservado agora) e a Devolvida (o que já voltou para o estoque).

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   Digite o movimento

   Para reservar mais, digite em Reservar (+) só a quantidade a mais. Para liberar uma parte, digite em Devolver (−) só a quantidade que volta para o estoque. Embaixo da Reservada aparece uma seta (→) com o saldo que vai ficar depois de salvar.

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   Devolva um item inteiro, se precisar

   O ícone ao lado de Devolver (−) (dica Devolver todo o saldo deste item) preenche o campo com todo o saldo daquele item. No celular, use o link Devolver todo o saldo deste item. Ele só preenche: a devolução acontece quando você salva.

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   Salve

   Clique em Salvar. Aparece a mensagem Movimentação registrada e o estoque já fica atualizado. Linha sem nada digitado não muda.

O botão Atualizar, no topo, busca os saldos de novo sem apagar o que você já digitou.

Incluir outro produto na reserva

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   Adicione a linha

   Com a reserva aberta, vá até Incluir produtos e clique em + Adicionar produto.

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   Preencha o produto

   Escolha o Produto, o Lote (se aparecer), o Depósito e a Quantidade, como na reserva nova.

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   Salve

   Clique em Salvar. O produto entra em Itens da reserva já reservado.

• Na mesma tela você pode mudar o Documento e a Observação. A empresa, o parceiro e o produto, o depósito e o lote de cada item não mudam depois de salvos.
• Para trocar o produto de um item, devolva todo o saldo dele e inclua o produto certo em Incluir produtos. Salve uma vez só: as duas mudanças vão juntas.

Devolver tudo

Quando o cliente levou tudo ou desistiu, use Devolver tudo: na linha da lista ou no topo da reserva aberta. Confirme em Devolver tudo. Aparece Saldo devolvido ao estoque com sucesso! e a reserva passa a mostrar a etiqueta Liberada na lista.

Encontrar uma reserva

• Campo de busca (Nº da reserva, parceiro, documento...): digite só números para achar a reserva por esse número exato. Com letras, a busca procura no parceiro, no documento e na observação.
• Empresa: com mais de uma empresa, escolha uma ou mais. Sem nenhuma escolhida, a lista mostra todas.
• + Filtros: abre o painel Filtros, com Parceiro e Produto. Clique em Filtrar. Em telas menores, a busca e a empresa também ficam nesse painel.
• Com parceiro ou produto filtrado, aparece uma etiqueta acima da lista, como Parceiro: Maria. Clique no x da etiqueta para tirar o filtro, ou em Limpar Filtros no painel para tirar todos.

Ver as reservas de um produto

Para ver tudo o que reservou ou liberou um produto, abra Suprimentos > Ficha de Produto, escolha o produto e clique na aba Reservas. Veja como ver o histórico de estoque de um produto.

Reservar estoque de um pedido de venda

Num pedido de venda em aberto, você pode separar no estoque os itens do próprio pedido, sem faturar. Para isso, a empresa do pedido precisa da extensão de estoque e o seu usuário precisa da permissão Reservar Estoque de um Pedido, na aba Pedido do perfil de acesso. Sem a permissão, a opção Reservar estoque e o botão Reserva de estoque não aparecem, e a tela de reserva do pedido abre só para consulta.

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   Abra a reserva do pedido

   Em Vendas > Todos os Pedidos, na aba do pedido em aberto, clique em Opções na linha e em Reservar estoque. No celular, a opção fica no menu de três pontinhos. Outro caminho: dentro do pedido, clique em Reserva de estoque, no topo. Nesse caso o pedido é salvo antes de abrir a reserva.

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   Se o pedido é novo

   Reservar exige um pedido salvo. O sistema pergunta: Este pedido ainda não foi cadastrado, e reservar estoque exige um pedido salvo. Deseja cadastrar e abrir a reserva? Clique em Cadastrar e reservar.

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   Confira os itens

   O topo mostra o Pedido nº e quantos itens já estão reservados. Em Itens do pedido, cada linha mostra o produto, o Depósito · Lote e o Reservado hoje: quanto está reservado do total pedido, com uma barra.

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   Digite quanto reservar

   Em Reservar, digite quanto deve ficar reservado no item. Aqui é o total que fica reservado, diferente da tela de Suprimentos. O limite é a quantidade do pedido. Os links máx e zerar preenchem o campo. A coluna Ao salvar mostra o que vai acontecer: reservar + ou devolver a diferença.

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   Preencha todos de uma vez, se quiser

   Em Preencher todos, clique em Reservar o máximo (cada item fica com a quantidade do pedido) ou em Zerar tudo (todos os itens ficam sem reserva). Os botões só preenchem os campos: nada muda antes de salvar.

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   Salve

   Clique em Salvar para continuar na tela ou em Salvar e Voltar para voltar ao pedido. A reserva é processada pelo estoque: a tela mostra Enviando ao estoque… e, quando dá certo, a mensagem Movimentação aplicada. O Salvar e Voltar só sai da tela depois dessa confirmação.

Depois de reservar o pedido

• Na lista de pedidos, o pedido ganha a etiqueta Estoque reservado. Clique nela para abrir a reserva.
• Dentro do pedido aparece o aviso Este pedido tem itens reservados no estoque, com o botão Ver reserva de estoque. Cada item mostra Reservado: X de Y.
• Enquanto houver reserva, cancelar ou excluir o pedido, trocar a empresa ou o parceiro e diminuir a quantidade de um item abaixo do reservado não são permitidos. Para fazer isso, devolva a reserva antes (por exemplo com Zerar tudo e Salvar).
• Faturar não precisa de devolução: o faturamento consome a reserva. Veja como faturar, estornar ou cancelar um pedido.
• Ao juntar pedidos com estoque reservado, os pedidos originais são mantidos. Veja ações em lote nos pedidos.

Erros comuns