Como emitir nota fiscal de devolução de venda no VendaSimples

Quando o cliente devolve produtos de uma venda que saiu com nota fiscal, você emite a NF-e de devolução. No VendaSimples, ela sai de uma devolução já concluída em Vendas > Devoluções. As notas da venda já vêm citadas na nota nova e as quantidades são as que voltaram ao estoque. Você só escolhe o CFOP, a série, a data de saída e, se precisar, o transporte.

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   Registre a devolução na venda

   Em Vendas > Todos os Pedidos, vá para a aba dos pedidos faturados. Na linha do pedido, clique em Opções > Devolver esta venda e confirme em Criar devolução. A devolução abre com os itens que ainda podem voltar. Confira os itens, as quantidades e o motivo e clique em Salvar. Os detalhes estão em como registrar a devolução de uma venda.

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   Conclua a devolução

   Em Vendas > Devoluções, na aba Em aberto, clique em Devolver na linha da devolução. Ela passa para a aba Devolvido. Só a devolução concluída gera nota.

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   Abra a emissão da nota

   Na aba Devolvido, passe o mouse sobre a linha da devolução e clique em Opções > Gerar NF-e de Devolução. No celular, toque nos três pontinhos da linha. Com a devolução aberta em Visualizar, o botão Gerar NF-e de Devolução fica no topo da tela.

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   Confira o destinatário e as notas

   Abre a janela Emitir NF-e de Devolução, com o número da devolução. No topo aparecem o Destinatário (o cliente), as notas da venda que a devolução cita (em Referencia, com número e série) e o Total da devolução.

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   Escolha série, data e endereço

   A Série já vem com a primeira série da empresa e a Data de saída com a data e a hora de agora. Troque se precisar. Se o cliente tem mais de um endereço, aparece o campo Endereço do destinatário. Deixe vazio para usar o endereço principal do cliente.

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   Escolha o CFOP de cada item

   Em cada linha de Itens, escolha o CFOP de entrada. O CFOP é o código fiscal que diz que tipo de operação a nota faz. A lista mostra primeiro os Mais utilizados e depois Todos. Com vários itens, escolha o CFOP da primeira linha e clique em Aplicar o CFOP da 1ª linha nas demais.

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   Observação e transporte

   Se quiser, escreva a Observação da nota fiscal, com até 500 caracteres. Se a mercadoria volta por transportadora, abra a seção Transporte, que é opcional. Veja Transporte.

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   Confira antes de emitir

   Clique em Pré-visualizar para ver a nota montada ou em Gerar DANFE Rascunho para ver como ela vai sair impressa. Nada disso é enviado à SEFAZ, a secretaria da fazenda do estado que autoriza a nota.

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   Emita a nota

   Clique em Emitir NF-e. Aparece a mensagem NF-e de devolução enviada, com o aviso Acompanhe a autorização da Sefaz nas notas da devolução. Em seguida abre a janela Notas Fiscais da devolução.

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    Acompanhe a autorização

    Na janela Notas Fiscais, confira o Status da nota. Se ela ainda estiver em processamento, clique em Verificar > Consultar a Sefaz agora. Com a nota autorizada, a devolução ganha a etiqueta NF-e Emitida na lista.

Itens e CFOP de entrada

Os itens vêm prontos da devolução. A única escolha em cada linha é o CFOP. As colunas são:

• Nota de origem: o número da nota da venda de onde o item saiu.
• Produto: a descrição e o código. Se a devolução é parcial, aparece embaixo quanto a nota de saída tinha.
• Devolvendo, Valor unitário e Total: a quantidade que voltou e o valor dela. Não dá para mudar aqui.
• CFOP de entrada: obrigatório em todas as linhas. A lista só traz CFOP de entrada. Embaixo do campo aparece o CFOP da venda, só para consulta: ele é de saída e não serve para a devolução.

O mesmo produto pode aparecer em mais de uma linha: uma para cada linha da nota de venda de onde ele saiu. Na dúvida sobre qual CFOP usar, fale com o seu contador.

Transporte

A seção Transporte vem fechada, porque na devolução feita no balcão não há transportadora. Clique nela para abrir. Nenhum campo é obrigatório, mas o que você preencher é conferido.

• Nome ou Razão Social: o nome da transportadora, com 5 a 256 caracteres. Clique na lupa ao lado para buscar no cadastro de parceiros: na janela Pesquisa de Parceiro, ao escolher a transportadora, o sistema preenche nome, CPF/CNPJ, Inscrição Estadual, Endereço, Município e Estado.
• CPF/CNPJ, Inscrição Estadual (2 a 14 caracteres), Endereço, Município e Estado. Com a inscrição estadual preenchida, o estado é obrigatório.
• Modalidade do Frete: quem contrata e paga o frete.
• Espécie do Volume (caixa, pacote, fardo), Peso Líquido e Peso Bruto em KG e Quantidade / Volume, que precisa ser maior que zero quando preenchida.

Se algum campo do transporte estiver errado, a seção abre sozinha quando você clica em Pré-visualizar, Gerar DANFE Rascunho ou Emitir NF-e, para mostrar o problema.

Pré-visualizar e DANFE rascunho

• Pré-visualizar: abre a janela Pré-visualização da NF-e de Devolução, com Emitente, Destinatário, Retirada, Itens e Totais. É só conferência: nada foi enviado à SEFAZ e nenhum número de nota foi reservado. Feche a janela e continue no formulário, que fica como você deixou.
• Gerar DANFE Rascunho: mostra o DANFE (a versão impressa da nota) Sem valor fiscal, com o Número previsto da nota. Use Imprimir ou Exportar PDF se quiser guardar.
• Se aparecer ATENÇÃO, NOTA FISCAL EM HOMOLOGAÇÃO na pré-visualização, a empresa está no ambiente de teste da SEFAZ, e a nota não vale como documento fiscal. Veja como configurar a emissão de notas fiscais.

Imprimir, baixar o XML ou cancelar a nota

Em Vendas > Devoluções, clique em Notas Fiscais na linha da devolução, ou na etiqueta NF-e Emitida. Com a devolução aberta em Visualizar, o botão Notas Fiscais fica no topo. A janela mostra Nº, Série, Valor e Status de cada nota da devolução.

• Nos três pontinhos da nota: DANFE para ver e imprimir, Download XML para baixar o XML (o arquivo oficial da nota) e Cancelar NF-e.
• Cancelar NF-e só aparece na nota autorizada e para quem tem a permissão Cancelar NFE. Na janela Cancelar Nota Fiscal, escreva a Justificativa, com pelo menos 15 caracteres. Veja como cancelar uma nota fiscal.
• Depois de cancelar, aparece Cancelada a nota de devolução, a devolução volta a poder emitir outra. O Gerar NF-e de Devolução volta a aparecer nessa devolução.

Se a nota for rejeitada

Na janela Notas Fiscais, a nota rejeitada mostra o botão Ver erro. Clique para ler o motivo da SEFAZ. Corrija o que ela apontou e use Gerar NF-e de Devolução de novo: nota rejeitada não impede uma nova emissão. Veja o que fazer quando a nota é rejeitada.

Quando o Gerar NF-e de Devolução não aparece

• A empresa não tem a extensão fiscal, ou seu usuário não tem a permissão Emitir Devolução de Venda.
• A devolução ainda está Em aberto. Clique em Devolver antes. Devolução cancelada não gera nota.
• A devolução já tem uma NF-e de devolução autorizada ou em processamento. Abra Notas Fiscais para ver.
• A devolução tem itens de uma venda que saiu sem nota fiscal. Esses itens aparecem com a etiqueta Sem NF e a devolução mostra o aviso Esta devolução não poderá emitir NF-e de devolução. A nota de devolução precisa citar a nota de saída da venda. Se você precisa da nota, deixe esses itens numa devolução separada.

Erros comuns