Como registrar devolução de venda no VendaSimples

Quando o cliente traz de volta produtos que comprou, registre a devolução em Vendas > Devoluções. A devolução parte da venda (pedido ou venda do PDV, a frente de caixa): você escolhe os itens, a quantidade e o motivo, e define como o cliente recebe o valor. Depois de concluída, é dela que sai a NF-e de devolução (a nota fiscal eletrônica).

1. 1

   Abra uma devolução nova

   No menu, clique em Vendas e depois em Devoluções. Clique em Novo, no topo da tela. Atalho: o + ao lado de Devoluções no menu (dica Nova Devolução) abre uma devolução nova direto.

2. 2

   Escolha o cliente e a empresa

   Em Parceiro, digite pelo menos 3 letras do nome e clique no cliente na lista, ou use a lupa ao lado do campo. Se você tem mais de uma empresa, escolha a Empresa da venda. Trocar o parceiro ou a empresa tira da tela os itens já incluídos.

3. 3

   Busque a venda

   Ao lado de Vendas, clique em Adicionar Vendas. A janela Seleção de Produtos mostra as vendas desse cliente nessa empresa, com a etiqueta Pedido ou PDV, o número, a data em que foi faturada e o Valor Total. Para achar mais rápido, escolha o período em Data Inicial e Data Final.

4. 4

   Escolha os itens que voltaram

   Na venda certa, clique em Ver itens. Em cada produto que voltou, digite a quantidade devolvida. Ela vai até a Quantidade disponível, que é o que ainda pode ser devolvido. Clique em Incluir Itens. Se precisar, abra de novo para incluir itens de outra venda do mesmo cliente.

5. 5

   Informe a quantidade e o motivo

   Os itens aparecem separados por venda. Em cada item, confira a Qtd. em Devolução e escolha o Motivo da Devolução. Para explicar melhor, em Detalhes do Motivo marque Especificar e escreva. Para tirar um item, clique no X ao lado da quantidade.

6. 6

   Escolha como o cliente recebe o valor

   Em Formas de Pagamento, escolha o Tipo de Pagamento: Crédito do Cliente ou À vista. No À vista, escolha também a Forma de Pagamento do reembolso. Os detalhes estão em Como o cliente recebe o valor.

7. 7

   Confira o total e cadastre

   Confira o Valor Total da Devolução, que soma o Subtotal do Item de todos os itens. Para escrever uma observação, em Informações Adicionais marque Adicionar. Clique em Cadastrar. Aparece Devolução criada com sucesso! e você volta para a lista, na aba Em aberto.

8. 8

   Conclua com Devolver

   Na aba Em aberto, passe o mouse sobre a linha da devolução e clique em Devolver (no celular, toque nos três pontinhos da linha). Depois de alguns segundos aparece Devolução devolvida com sucesso! e a devolução passa para a aba Devolvido.

Começar pelo pedido de venda

Se a venda foi um pedido, o caminho mais curto é começar por ele. A devolução já abre com os itens que ainda podem ser devolvidos. Precisa da permissão Criar uma Devolução e, para salvar os ajustes, da Alterar uma Devolução.

1. 1

   Abra o pedido faturado

   Em Vendas > Todos os Pedidos, abra a aba Faturado. Na linha do pedido, clique em Opções e depois em Devolver esta venda.

2. 2

   Confirme

   A janela Devolver esta venda avisa que será criada uma devolução com os itens do pedido que ainda têm saldo para devolver. Clique em Criar devolução.

3. 3

   Ajuste os itens

   Aparece Devolução criada a partir do pedido. Confira os itens antes de devolver. e a devolução abre para edição, com cada item na quantidade total que ainda pode voltar e a observação Devolução criada a partir do pedido seguida do número. Confira as quantidades, os motivos e o reembolso, como nos passos 5 a 7 acima, e clique em Salvar.

4. 4

   Conclua

   Em Vendas > Devoluções, aba Em aberto, clique em Devolver na linha da devolução.

Venda do PDV não tem esse atalho. Use Novo e Adicionar Vendas, como no passo a passo do começo: as vendas do PDV aparecem com a etiqueta PDV.

Quantidade, motivo e depósito de cada item

• O cartão de cada venda mostra a etiqueta Pedido ou PDV, o número, a data em que foi faturada, quantos itens entram na devolução e o Subtotal. No pedido, clique no número para abrir a venda.
• Qtd. Vendida e Valor Unitário vêm da venda e não mudam. O Subtotal do Item é a quantidade devolvida vezes o valor unitário.
• Qtd. em Devolução: a quantidade que voltou. Embaixo, a Quantidade disponível mostra o que ainda sobra para devolver depois desta. A quantidade que já está em outra devolução, em aberto ou devolvida, não fica disponível. Devolução cancelada libera a quantidade de novo.
• Motivo da Devolução: Produto com defeito, Avaria no transporte, Produto divergente do pedido, Quantidade divergente, Produto vencido, Desistência do cliente, Erro de faturamento, Insatisfação do cliente ou Outro. O motivo também serve de filtro na lista de devoluções.
• Detalhes do Motivo: aparece depois que você escolhe o motivo. Marque Especificar para escrever. Com o motivo Outro, o Especificar já vem marcado e o texto é obrigatório.
• Depósito: com a extensão de estoque, embaixo do nome do produto aparece o depósito em que ele volta ao estoque. Se o produto tem mais de um depósito, clique em Alterar para trocar.
• Lote: com a extensão de lote, aparece nos produtos que controlam lote.

Como o cliente recebe o valor

• Crédito do Cliente: o valor vira crédito para o cliente usar depois. No extrato do crédito, o lançamento aparece com a origem Devolução. Só aparece com a extensão de crédito de cliente, e nesse caso já vem escolhido. Veja crédito e limite de crédito do cliente.
• À vista: você devolve o dinheiro na hora. Escolha a Forma de Pagamento em que o valor sai, entre as cadastradas em formas de pagamento.
• Sem a extensão de crédito de cliente, o campo Tipo de Pagamento não aparece. Na devolução aberta pelo Novo, o reembolso fica À vista e a tela mostra direto a Forma de Pagamento.

As abas da lista de devoluções

Editar uma devolução em aberto

Só a devolução Em aberto pode ser alterada. Na lista, clique no nome do parceiro ou em Editar. O Parceiro e a Empresa ficam travados. Você pode incluir vendas, mudar quantidades, motivos e o reembolso. Clique em Salvar: aparece Devolução (número) editada com sucesso!. Sem a permissão Alterar uma Devolução, clicar no nome do parceiro abre a devolução só para consulta. Nas abas Devolvido e Cancelado, o botão é Visualizar.

Estornar ou cancelar uma devolução

• Estornar (aba Devolvido): desfaz o que o Devolver fez no estoque e no financeiro, e a devolução volta para Em aberto. Use quando precisar corrigir algo: edite e clique em Devolver de novo. Aparece Devolução estornada com sucesso!
• Cancelar (abas Em aberto e Devolvido): o sistema pergunta Realmente deseja cancelar a Devolução Nº (número)?. Clique em Confirmar. Se a devolução já estava devolvida, o estoque e o financeiro também são desfeitos. Ela vai para a aba Cancelado com a mensagem Devolução cancelada com sucesso!
• Devolução com NF-e de devolução emitida não pode ser estornada nem cancelada. Cancele a nota antes, como explicado em Gerar a NF-e de devolução.

Gerar a NF-e de devolução

A NF-e de devolução é gerada a partir da devolução já concluída, e a nota sempre bate com o que voltou ao estoque. Precisa da extensão fiscal e da permissão Emitir Devolução de Venda.

1. 1

   Abra a emissão

   Na aba Devolvido, na linha da devolução, clique em Opções e depois em Gerar NF-e de Devolução. Com a devolução aberta em Visualizar, o mesmo botão fica no topo da tela.

2. 2

   Preencha e emita

   Na janela Emitir NF-e de Devolução, as notas da venda já vêm referenciadas. Escolha a Série, a Data de saída e o CFOP de entrada (o código fiscal da operação) de cada item. O Transporte é opcional. Clique em Emitir NF-e.

3. 3

   Acompanhe a nota

   Clique em Notas Fiscais na linha da devolução. Ali você vê o número e o status, abre o DANFE (a versão impressa da nota), faz o Download XML e, se precisar, usa Cancelar NF-e. Com a nota autorizada, a devolução ganha a etiqueta NF-e Emitida na lista.

O passo a passo completo da nota, com pré-visualização e DANFE de rascunho, está em como emitir nota fiscal de devolução de venda. Depois de cancelar a nota de devolução, a devolução pode emitir outra.

Imprimir e enviar a devolução

Na linha da devolução, clique em Opções e escolha Imprimir, Enviar por e-mail ou Enviar por WhatsApp. O Imprimir mostra o comprovante, com os botões Imprimir e Exportar PDF. No envio, escolha um e-mail ou telefone do cadastro do cliente, ou clique em Enviar para outro e-mail ? (ou Enviar para outro telefone ?) e digite. Clique em Enviar. Esses três itens aparecem para quem tem a permissão Cancelar uma Devolução.

Encontrar uma devolução

• Use as abas Em aberto, Devolvido e Cancelado e a busca Digite aqui para buscar....
• Na tela grande, os filtros ficam ao lado da busca: Empresa (se você tem mais de uma), Parceiro, Motivo e Ordenar por (data, valor ou nome do parceiro, em ordem crescente ou decrescente).
• Clique em + Filtros para escolher o Período (Data Inicial e Data Final). Em telas menores, os outros filtros também ficam ali. Clique em Filtrar, ou em Limpar Filtros para voltar à lista completa.

Erros comuns