Como dar baixa em contas a pagar e a receber no VendaSimples

Dar baixa é registrar no VendaSimples que uma conta foi paga ou recebida. Faça isso sempre que o dinheiro entrar ou sair: a conta deixa de aparecer como em aberto e o valor vai para o banco ou caixa que você escolher. Dá para quitar a conta inteira, registrar só uma parte, dar desconto, cobrar juros e baixar várias contas de uma vez.

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   Abra a lista de contas

   No menu, clique em Financeiro e depois em Contas a Receber (ou Contas a Pagar). Para achar a conta, digite na busca o número, o nome do parceiro ou o histórico.

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   Abra a baixa total

   Na linha da conta, clique em Opções e em Efetuar Baixa Total. No celular, as opções ficam nos três pontinhos da linha. As opções de baixa só aparecem enquanto a conta tem valor em aberto.

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   Confira os dados da conta

   Abre a janela Baixa Total Conta Nº, com o número da conta. O Histórico da Baixa e o Plano de Contas já vêm da conta: mude se quiser. O Valor Em Aberto é o que falta pagar e não pode ser alterado aqui.

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   Escolha a conta do dinheiro

   Em Conta, escolha o banco ou o caixa onde o dinheiro entrou (ou de onde saiu). Se deixar em branco, o sistema usa a conta ligada à forma de pagamento ou, sem ela, a conta Padrão. Veja como cadastrar contas bancárias e caixa.

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   Confira a forma de pagamento

   A Forma de Pagamento é obrigatória e já vem com a forma esperada da conta, se houver. Se a conta tem forma esperada e seu usuário não tem a permissão de alteração da forma de pagamento, o campo fica travado.

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   Informe a data do pagamento

   Em Data Baixa, confira o dia e a hora. Já vem com o momento atual. Você pode escolher uma data passada, mas não uma data futura: os dias depois de hoje ficam bloqueados.

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   Efetue a baixa

   Clique em Efetuar Baixa. Aparece a mensagem Baixa da Conta Nº ... efetuada com sucesso! e, na lista, a conta passa para a situação Baixado.

A baixa total quita o valor em aberto inteiro, sem desconto e sem juros. Para pagar só uma parte, dar desconto ou cobrar juros, use a baixa parcial.

Baixa parcial, com desconto ou com juros

A baixa parcial é feita na aba Lançamentos da conta. Ali você escolhe o valor de cada pagamento e pode informar desconto e juros.

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   Abra a aba Lançamentos

   Na linha da conta, clique em Opções e em Efetuar Baixa Parcial. A conta abre direto na aba Lançamentos. Outro caminho: clique em Editar e depois na aba Lançamentos.

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   Confira os valores da conta

   No topo, o quadro Recebimento (em contas a pagar, Pagamentos) mostra o Valor do Título, o Valor Recebido (ou Valor Pago) e o Valor Em Aberto. Logo abaixo, em Lançamentos Registrados, ficam as baixas já feitas.

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   Preencha o novo lançamento

   Em Novos Lançamentos, confira o Histórico, a Forma de Pagamento (obrigatória), o Plano de Contas e a Conta (o banco ou caixa). Em Data Baixa, informe o dia e a hora do pagamento.

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   Digite o valor pago

   O Valor lançamento já vem com o valor em aberto. Para uma baixa parcial, troque pelo valor que foi pago agora. Esse é o valor que sai do saldo em aberto da conta.

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   Informe desconto ou juros

   Se houver, preencha o Valor Desconto e o Valor Juros. O Valor Líquido é calculado sozinho: o valor do lançamento mais os juros, menos o desconto. É o valor que de fato entra (ou sai) da conta.

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   Lance a baixa

   Clique em Lançar. Aparece a mensagem Lançamento(s) efetuado(s) com sucesso!. A baixa vai para Lançamentos Registrados e a conta fica Aberto Parcialmente ou, se não sobrou nada em aberto, Baixado.

Pagamento em mais de uma forma

Se o cliente pagou uma parte no Pix e outra em dinheiro, por exemplo, clique no + no fim da linha de Novos Lançamentos (no celular, Adicionar). Aparece outra linha, com a sua própria Forma de Pagamento, Conta e Valor lançamento. O - (no celular, Remover) tira a linha. A soma dos valores das linhas não pode passar do Valor Em Aberto. Clique em Lançar uma vez só, no fim.

Contas a receber com juros por atraso

Quando uma conta a receber está vencida e a forma de pagamento esperada tem juros ao mês, a lista mostra + R$ ... de Juros embaixo do valor em aberto. Nessas contas:

• Efetuar Baixa Total não abre a janela de baixa: leva direto para a aba Lançamentos.
• O quadro Recebimento mostra o Valor Juros, com a taxa ao mês e os dias em atraso.
• No primeiro lançamento, o Valor Juros já vem com os juros calculados. Para não cobrar os juros, ou cobrar menos, mude esse valor antes de clicar em Lançar. Zero tira os juros.
• Essas contas não entram na baixa de várias contas de uma vez. Dê baixa nelas uma por vez.

Dar baixa em várias contas de uma vez

Use quando várias contas foram pagas pelo valor total, como as parcelas que um cliente quitou no mesmo dia ou as contas do mês que você pagou juntas.

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   Ligue a seleção

   Clique em Selecionar Múltiplas, no topo da lista. Aparece uma caixa de seleção em cada conta.

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   Marque as contas

   Marque as contas que foram pagas. O botão mostra quantas estão selecionadas, e a linha Selecionados no rodapé soma os valores. Se alguma conta marcada já estiver Baixado, as opções de baixa ficam apagadas.

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   Abra a baixa

   Clique na setinha ao lado do botão e em Efetuar Baixa Total. Abre a janela Baixar Múltiplas Contas.

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   Preencha os dados da baixa

   Informe o Histórico e o Plano de Contas, se quiser. Escolha a Conta e a Forma de Pagamento, que aqui são obrigatórias, e confira a Data Baixa. Esses dados valem para todas as contas da lista.

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   Confira as contas

   A tabela mostra a Descrição, o Vencimento e o Valor Em Aberto de cada conta, com o Total no fim. Clique em Remover para tirar uma conta da baixa (ela não é excluída). Se tirar todas, a janela fecha.

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   Efetue a baixa

   Clique em Efetuar Baixa. Cada conta é quitada pelo seu valor em aberto e aparece a mensagem Múltiplas baixas efetuadas com sucesso!. Em contas a receber, Efetuar Baixa / Imprimir Recibo faz a baixa e já abre o recibo.

Distribuir um valor recebido entre várias contas

Só em Contas a Receber. Use quando o cliente pagou um valor que cobre só parte das contas dele, como no fiado.

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   Selecione as contas

   Clique em Selecionar Múltiplas e marque as contas em aberto do cliente.

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   Abra a baixa parcial

   Clique na setinha ao lado do botão e em Efetuar Baixa Parcial. Abre a janela Baixar Múltiplas Contas Parcial.

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   Informe o valor recebido

   Em Valor Total Recebido, digite quanto o cliente pagou. Escolha a Conta e a Forma de Pagamento (obrigatórias) e confira a Data Baixa. O Histórico e o Plano de Contas são opcionais.

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   Efetue a baixa

   Clique em Efetuar Baixa (ou em Efetuar Baixa / Imprimir Recibo). Aparece a mensagem Múltiplas baixas parciais efetuadas com sucesso!.

O sistema usa o valor para quitar as contas pela ordem de vencimento, da mais antiga para a mais nova. A conta em que o valor acaba recebe uma baixa parcial. Exemplo: três contas de R$ 100,00 e um pagamento de R$ 250,00. As duas mais antigas ficam Baixado e a terceira fica com R$ 50,00 em aberto. Não digite mais do que o total em aberto das contas: o que passar não é lançado em nenhuma conta.

O que muda em Contas a Pagar

• Na aba Lançamentos, o quadro se chama Pagamentos e mostra o Valor Pago. O campo do valor se chama Valor Lançamento.
• Não há juros calculados pelo sistema. Se você pagou juros ao fornecedor, digite em Valor Juros.
• Na seleção de várias contas, só existe Efetuar Baixa Total. Não há a baixa parcial em lote.
• Na janela Baixar Múltiplas Contas, os botões Efetuar Baixa e Efetuar Baixa / Imprimir Recibo fazem a mesma coisa: só a baixa, sem recibo.
• O botão Opções só aparece enquanto a conta tem valor em aberto.

Depois da baixa

• O valor entra (ou sai) da conta escolhida na baixa e aparece no extrato dela. Veja como ver o saldo e o extrato das contas.
• Numa conta a receber Baixado, clique em Opções e em Imprimir Recibo. Veja como imprimir recibo e nota promissória.
• Com a conta Baixado, a área Novos Lançamentos some da aba Lançamentos.
• Errou a baixa? Clique em Estornar na linha dela, em Lançamentos Registrados. Veja como estornar uma baixa.

Erros comuns