Contas a pagar e a receber da loja: boleto, fiado e cartão

O boleto do distribuidor venceu ontem e você só lembrou quando chegou a multa. No mesmo mês, três clientes do fiado passaram do prazo e ninguém cobrou. Organizar as contas a pagar e a receber da loja é juntar esses dois lados num lugar só, por data de vencimento, e olhar para ele todo dia. O controle cabe em quinze minutos.

O que entra de cada lado numa loja

Contas a pagar são o que a loja deve com data marcada. Contas a receber são o que os clientes ainda vão pagar. Numa loja de bairro, a lista costuma ser esta:

A diferença para o extrato do banco é o tempo. O extrato mostra o que já aconteceu; a lista de contas mostra o que vai acontecer. É ela que deixa você ligar para o fornecedor antes do aperto, e não durante.

Por que a loja paga juros que não precisava pagar

• Boleto esquecido. Conta que só aparece na véspera, ou depois, vira multa e juros. Pagar atrasado todo mês é dar margem de presente ao banco.
• Fiado sem data. Venda a prazo sem vencimento anotado não é cobrada a tempo, e dívida velha é a mais difícil de receber.
• Cartão que ninguém confere. O dinheiro da maquininha cai em dias diferentes e com taxa. Sem a lista, a loja conta com dinheiro que ainda não entrou.
• Compra sem olhar a semana. Pedido grande fechado na mesma semana de aluguel e folha aperta o caixa e empurra a loja para o cheque especial.

Como organizar as contas a pagar: passo a passo

1. 1Lance a conta no dia em que ela nasce. Chegou mercadoria com boleto para 28 dias? O lançamento entra hoje, não na véspera.
2. 2Registre valor, credor e vencimento, incluindo as contas fixas que se repetem todo mês.
3. 3Ordene por data de vencimento, não por ordem de chegada.
4. 4Escolha um ou dois dias fixos de pagamento na semana. Concentrar reduz esquecimento e mostra o total que sai de uma vez.
5. 5Dê baixa no que foi pago. Conta quitada sem baixa vira fantasma: você nunca sabe se ela ainda vai sair do caixa.

Fiado e crediário: cobrar cedo, sem constrangimento

Cartão e boleto são previsíveis. O dinheiro escapa no fiado e no crediário, porque cobrar depende de alguém lembrar. A regra que funciona é agir no dia seguinte ao vencimento, quando ainda é um lembrete. Três meses depois, vira negociação.

Com a lista em dia, a conversa fica leve: "vi aqui que a parcela venceu ontem, quer que eu mande o Pix?" resolve a maioria dos casos. Limite por cliente, prazo e mensagem de cobrança estão em como controlar fiado de clientes.

Caderno, planilha ou sistema: onde controlar?

O que decide é a ligação com a venda. Num sistema com contas a pagar e a receber ligado ao PDV, a venda a prazo feita no caixa já cria a conta do cliente com vencimento. Do outro lado, a nota do fornecedor importada pelo XML já gera as parcelas a pagar.

Quanto caixa o intervalo entre pagar e receber prende

É comum o boleto da distribuidora vencer em 28 dias enquanto a venda parcelada no cartão cai em 30, 60 e 90. Esse intervalo entre o dia em que você paga e o dia em que você recebe sai do próprio caixa. É ele que explica vender bem e viver apertado. A calculadora mede esse descasamento em dias e em reais:

Um exemplo: a loja vende R$ 60.000 por mês (40% à vista, 45% no cartão em 30 dias, 15% no crediário em 30 dias) e compra R$ 36.000 com 28 dias de prazo. Ela recebe em média em 18 dias e paga em 28. Mesmo assim, como vende mais do que compra, ficam cerca de R$ 3.200 parados em recebíveis além do que deve ao fornecedor.

Basta o cartão ir para 3 vezes sem antecipação para o prazo de recebimento subir para 32 dias e o caixa necessário saltar para cerca de R$ 30.000. As alavancas são três: alongar o prazo do fornecedor, encurtar o crediário e antecipar só quando a taxa compensar. A reserva que cobre esse intervalo é o capital de giro da loja.

Rotina semanal de contas: o checklist

• Todo dia (5 a 15 min): lançar as contas que chegaram, dar baixa no que foi pago e recebido, olhar o que vence amanhã.
• No dia de pagamento: quitar os vencimentos da semana de uma vez e registrar as baixas na hora.
• Toda semana: revisar o fiado e o crediário vencidos e cobrar, dos mais recentes aos mais antigos.
• Todo mês: comparar o pago e o recebido com o planejado e ajustar o mês seguinte no fluxo de caixa.

Com as contas em dia, o resto do financeiro tem base: o fluxo de caixa projeta com números reais e a compra respeita o dinheiro que existe. O encadeamento completo está em gestão financeira para pequeno comércio.

Comece hoje listando tudo o que vence nos próximos 30 dias, dos dois lados, por data. Na sexta, compare a lista com o extrato e a maquininha. Quando o volume crescer, deixe as contas nascerem junto com a venda e a compra no sistema, e use os quinze minutos do dia para cobrar e decidir.