Como fazer balanço (inventário) de estoque no VendaSimples

Depois de contar os produtos da loja, lance a contagem numa requisição do tipo Balanço. Você marca os depósitos que foram contados e digita a quantidade de cada produto em cada um. Ao processar, o estoque desses depósitos passa a ser a quantidade contada. Use no inventário da loja inteira ou de parte dela, ou quando o estoque do sistema não bate com a prateleira.

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   Abra uma requisição nova

   No menu, clique em Suprimentos e depois em Requisição. Clique em Novo, no topo da lista. Atalho: o + ao lado de Requisição no menu (dica Nova Requisição) abre a tela direto.

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   Escolha o tipo Balanço

   Em Tipo de Requisição, escolha Balanço. Somem os campos de fornecedor, documento e valor: o balanço tem só empresa, depósitos, Observação e produtos. Depois de salvar, o tipo não pode mais ser trocado.

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   Escolha a empresa

   Se a conta tem mais de uma empresa com estoque, escolha a Empresa. O campo Depósitos só libera depois disso. Com uma empresa só, o campo Empresa não aparece.

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   Marque os depósitos contados

   Em Depósitos (Selecione os depósitos contados), marque um ou mais depósitos. Marque só os que você contou: os outros ficam como estão. Cada depósito marcado vira uma coluna de quantidade na linha do produto. Se a empresa tem um depósito só, ele já vem marcado.

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   Inclua os produtos

   Em Produtos, no campo Descrição, digite o nome do produto e clique nele na lista, ou use a lupa para abrir a Pesquisa de Produto. A tecla Enter escolhe a primeira sugestão e já pula para a quantidade. Se o produto controla lote, aparece o campo Lote: escolha o lote contado.

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   Digite a quantidade contada

   Em cada coluna com o nome de um depósito, digite quanto você contou do produto naquele depósito. Os campos começam em 0. O Enter passa para o próximo campo e, na última linha, cria uma linha nova. Use o +, no fim da última linha, para incluir outro produto e o - para tirar um produto. No celular, os botões se chamam Adicionar e Remover.

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   Salve o balanço

   Clique em Salvar. Aparece Requisição criada com sucesso e você volta para a lista, onde o balanço aparece com o status Pendente. O estoque ainda não mudou.

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   Processe para ajustar o estoque

   Na lista, passe o mouse sobre a linha do balanço e clique em Processar (no celular, no menu ⋯). Na pergunta Tem certeza que deseja processar a requisição N?, clique em Sim. Aparece Requisição processada com sucesso, o status muda para Processado e o estoque dos depósitos marcados é ajustado.

Incluir vários produtos de uma vez

Para não buscar produto por produto, traga para a lista todos os produtos de uma característica (por exemplo, uma marca ou uma seção da loja). As características são criadas no cadastro de produtos: veja unidades e características de produtos.

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   Abra a seleção

   Com os depósitos já marcados, clique em Incluir múltiplos, ao lado do título Produtos.

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   Marque as características

   Na janela Filtrar Características, marque a característica inteira ou só alguns itens dela. Para achar mais rápido, digite na busca (Digite aqui para buscar...).

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   Confirme

   Clique em Confirmar. Os produtos entram no topo da lista, com 0 em cada depósito. Produto que já estava na lista não entra de novo e aparece o aviso Atenção! O Produto "nome" já foi selecionado.

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   Digite as quantidades

   Preencha a quantidade contada de cada produto. Tire da lista, com o -, o produto que você não contou: se ele ficar com 0, o estoque dele é zerado nos depósitos marcados. Para limpar tudo e recomeçar, use Remover todos, ao lado do título Produtos.

Embaixo da lista, o Total mostra quantos produtos estão no balanço.

Ver o estoque atual do produto

Para comparar a contagem com o que o sistema tem, clique em Ver Detalhes na linha do produto. Abre a janela Estoque Detalhado, com cada empresa e os seus depósitos:

• Saldo: a quantidade em estoque no depósito.
• Reservado: a parte do saldo que está reservada.
• Disponível: o saldo menos o reservado.
• No fim de cada empresa aparece o Total da empresa e, embaixo de tudo, o Estoque total geral.

Importar a contagem de uma planilha

Se a contagem foi anotada no Excel, importe a planilha em vez de digitar produto por produto.

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   Marque os depósitos

   Escolha a Empresa (se aparecer) e marque os Depósitos contados. Sem depósito marcado, os botões Download Template e Importar Produtos ficam desligados.

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   Baixe o modelo

   Clique em Download Template, no topo. O sistema baixa a planilha template_requisicao_balanco.xlsx, com a coluna idProduto e uma coluna para cada depósito marcado. O título dessas colunas começa com q_emp_ e traz o nome do depósito, por exemplo q_emp_Deposito_Central_1.

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   Preencha a planilha

   Não mude os títulos da primeira linha. Preencha uma linha por produto, até 400 linhas. Em idProduto vai o código do produto no VendaSimples: abra o produto em Produtos > Todos os Produtos e veja o número no endereço da página, logo depois de editar/. Em cada coluna de depósito, digite a quantidade contada. Célula vazia vale 0. Salve a planilha no formato .xlsx, o mesmo do modelo.

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   Envie o arquivo

   Clique em Importar Produtos. Na janela Importar Dados, arraste a planilha ou clique para selecionar e clique em Iniciar Upload. Aparece Arquivo importado com sucesso e os produtos entram na lista.

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   Confira, salve e processe

   Confira as quantidades na tela, clique em Salvar e depois processe o balanço na lista.

• Produto que já estava na lista continua como estava: a linha dele na planilha é ignorada.
• Se você marcar outro depósito depois de baixar o modelo, baixe o modelo de novo. A planilha antiga não tem a coluna do depósito novo.
• A planilha não tem coluna para a variação (tamanho, cor). Produto com variações entra pela planilha sem a variação, e o sistema recusa ao salvar com o aviso Produto com variações. Deve ser passada uma variação. Inclua esses produtos direto na tela.
• Se alguma linha da planilha tiver problema, nada é importado e aparece um aviso com o número da linha no Excel. Veja Erros comuns.

Contar pelo app Contagem de Estoque

No app VendaSimples do celular, a Contagem de Estoque conta os produtos lendo o código de barras pela câmera, por um leitor Bluetooth ou pelo nome do produto. Ela também precisa da extensão de estoque.

• No app, toque em + Nova contagem, escolha o depósito e conte os produtos. A contagem funciona sem internet.
• No fim, toque em Lançar balanço. O app cria a requisição de balanço no VendaSimples.
• O processamento é feito no sistema: abra Suprimentos > Requisição, confira o balanço em Editar (o depósito contado no app já vem marcado) e, na lista, clique em Processar.
• O app ainda não registra lote: os itens vão para o balanço sem lote.

Salvar aos poucos durante a contagem

• Contagem longa? Ligue o interruptor Salvamento automático, no topo da tela. Ele salva o balanço a cada 30 segundos e mostra a hora do último salvamento (salvo às). O sistema lembra a sua escolha neste navegador.
• Enquanto nenhum produto tiver quantidade maior que 0, aparece aguardando produto com quantidade e nada é salvo.
• Para continuar outro dia, abra o balanço Pendente em Editar, inclua o resto e clique em Salvar. Aparece Requisição atualizada com sucesso.
• Desmarcou um depósito por engano? Marque de novo: as quantidades digitadas nele voltam.
• Se clicar em Voltar sem salvar, o sistema pergunta Tem certeza que deseja sair sem salvar? As alterações não salvas serão perdidas.

Encontrar, excluir e imprimir um balanço

• Na lista de requisições, use o filtro Tipo > Balanço para ver só os balanços, e Processamento para separar Processado de Não Processado. Em telas menores, os filtros ficam em + Filtros.
• Excluir: só no balanço Pendente. Confirme em Sim a pergunta Tem certeza que deseja excluir a requisição N?.
• O balanço Processado abre só em Visualizar, sem editar e sem Estornar.
• Imprimir: abre o balanço em PDF. Na lista, o botão aparece só para quem tem a permissão Relatórios de Produto. Na tela Visualizar, ele fica no topo.

Erros comuns