Baixa no estoque: por que o saldo da sua loja não bate

Você conta a prateleira e acha 6 camisetas M azuis. O sistema jura que tem 9. Essas 3 não evaporaram: alguma saída aconteceu sem baixa no estoque, ou a baixa caiu no item errado. Quase sempre a falha mora em um de cinco lugares da loja, e dá para descobrir qual olhando o tipo de produto que diverge.

Os cinco lugares onde a baixa se perde

Dar baixa é tirar do saldo tudo o que saiu da loja, com o motivo. Quando o número não bate, a saída aconteceu e o registro não. Estes são os furos mais comuns:

• Venda fora do PDV. A venda anotada no caderno "para lançar depois" ou feita pelo celular no WhatsApp. O dinheiro entra, o saldo não mexe.
• Item errado no caixa. O operador bipa a P no lugar da M, ou vende pelo código genérico porque a etiqueta caiu. Uma variação fica sobrando e a outra, faltando.
• Perda que vai direto para o lixo. Iogurte vencido, garrafa quebrada, peça manchada. Sai da loja e ninguém registra.
• Troca sem registro. O cliente devolve uma peça e leva outra, e só a conversa acontece. Ou o item com defeito volta ao fornecedor sem sair do sistema.
• Uso interno. O detergente da prateleira que limpou o chão, o produto que virou brinde, a amostra do mostruário.

O custo de cada furo é pequeno, e é por isso que ele dura. Digamos que a loja perca 3 peças de R$ 40 de custo por semana sem registro: são R$ 480 por mês que não aparecem nem como venda, nem como perda. O inventário do fim do ano mostra o buraco de uma vez, e aí ninguém sabe mais de onde ele veio.

Pelo sintoma, ache a causa provável

Escolha os 10 produtos que mais divergiram na última contagem e olhe para eles juntos. O padrão de quem diverge entrega a causa:

Se a diferença aparece espalhada em tudo, o problema não é um ponto: é a rotina. Aí vale rever o controle de estoque inteiro antes de corrigir item por item.

Calcule quanto a diferença custa

Antes de corrigir o saldo, vale saber o tamanho do problema: quantas unidades faltam, quanto isso vale a preço de custo e qual a acuracidade daquele produto. Preencha com um item que não bateu na última contagem:

Só depois de achar a causa faça o ajuste, com motivo "inventário". Ajustar sem investigar zera o número e deixa o furo aberto para o mês que vem. Para medir a loja inteira, e não um item, o caminho é a conta de quebra de estoque.

A regra que fecha os furos

Toda saída passa pelo registro, com motivo, no momento em que acontece. Na loja, isso se divide em dois caminhos: a venda dá baixa sozinha no PDV, e o resto entra por lançamento manual. Assim o grosso do movimento fica imune a esquecimento, e o manual vira exceção que alguém confere.

Planilha para as saídas que não passam pelo caixa

Perda, troca com fornecedor e uso interno nunca passam pelo caixa, com ou sem sistema. Na planilha de controle de estoque, a aba Movimentações recebe cada uma dessas saídas com data, código, quantidade e motivo, e a aba Produtos desconta do saldo e avisa quando o item chega ao mínimo.

Como conferir se a equipe está dando baixa

A regra só funciona se alguém olha. Uma rotina curta, que o dono faz sem parar a loja:

1. 1Toda semana, conte um grupo pequeno. Dez a vinte itens, sempre de uma seção diferente. A contagem rotativa pega a diferença enquanto ela ainda é pequena.
2. 2Olhe o relatório de perdas. Perda zero por um mês inteiro em loja com perecível quase sempre é perda que não foi lançada.
3. 3Confira as vendas manuais. Venda digitada pelo código genérico, sem bipar, é onde nasce a variação trocada.
4. 4Pergunte das trocas. Quantas houve na semana e se todas aparecem no sistema.

Em loja que emite NFC-e, a venda no PDV gera a nota e a baixa no mesmo movimento, e a prateleira, o sistema e o fisco contam a mesma história. A venda anotada para depois separa os três, e a conta aparece no inventário. As regras da NFC-e e os manuais do documento estão no portal da NFC-e do Sefaz Virtual RS. Em loja de varejo com PDV integrado, o único lançamento manual que sobra é a exceção.

Comece pela contagem desta semana: dez itens que costumam dar diferença, comparados com o sistema. Se a falta aparecer, use a tabela de sintomas para achar o furo antes de ajustar. Quem vende roupa por grade tem um caminho mais curto, com um sistema com baixa por tamanho e cor no próprio caixa.