Como criar e enviar proposta de venda no VendaSimples

A proposta de venda é um PDF feito a partir do pedido, com as condições do negócio escritas em cláusulas (textos prontos que você reaproveita) e uma imagem no rodapé. Primeiro você cadastra as cláusulas e monta um template, o modelo da proposta. Depois gera a proposta no pedido e imprime ou envia ao cliente por e-mail ou WhatsApp. O template pode ser de venda, de locação ou de nota de débito.

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   Cadastre as cláusulas

   No menu Vendas, no grupo Propostas, clique em Cláusulas e cadastre os textos que vão na proposta. O passo a passo está em Cadastrar as cláusulas.

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   Abra um template novo

   Ainda em Vendas, clique em Templates de Proposta e depois em Novo, no topo da lista.

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   Dê um nome e escolha o tipo

   Em Apelido, digite um nome que identifique o template. Em Tipo de Proposta, escolha Venda, Locação ou Nota de Débito. Se quiser um espaço para assinatura na proposta, ligue Caixa de Assinatura ?.

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   Adicione as cláusulas

   Em Cláusulas, digite o começo do apelido de uma cláusula na busca (Digite aqui para buscar...) e clique nela na lista. Repita para cada cláusula. Para mudar a ordem, arraste a cláusula pelo ícone de linhas, ao lado do número.

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   Anexe a imagem do rodapé

   Se quiser, em Imagens, clique em Adicionar Imagens. Na janela Anexar Imagem, arraste o arquivo ou clique para escolher (JPG, JPEG ou PNG, até 8MB) e clique em Iniciar Upload.

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   Salve o template

   Clique em Cadastrar. Aparece Template cadastrado com sucesso e você volta para a lista de templates.

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   Gere a proposta do pedido

   Em Vendas > Todos os Pedidos, na linha do pedido, clique em Opções > Gerar proposta de venda (no celular, o menu é o ícone de três pontinhos). Na janela Gerar Proposta de Venda, confira o Template, escreva uma Observação se quiser e clique em Imprimir.

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   Imprima, salve ou envie

   Abre a prévia da proposta. Clique em Imprimir, em Exportar PDF para baixar o arquivo, ou em Opções > Enviar por e-mail ou Enviar por Whatsapp.

Cadastrar as cláusulas

Cada cláusula é um bloco de texto da proposta. Você cadastra uma vez e usa em quantos templates quiser.

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   Abra uma cláusula nova

   Em Vendas > Cláusulas, clique em Novo.

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   Preencha título e apelido

   Digite o Título da cláusula e um Apelido. É pelo apelido que você encontra a cláusula na lista e na busca do template.

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   Escreva o texto

   Escreva o texto da cláusula no editor, logo abaixo de ver dicionário.

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   Cadastre

   Clique em Cadastrar. Aparece Cláusula cadastrada com sucesso.

Pôr o nome do cliente no texto

Clique em ver dicionário. Na janela Dicionário, a linha Nome do Parceiro mostra, na coluna Tag, o código [Nome.Parceiro] (parceiro é como o VendaSimples chama clientes e fornecedores). Clique em Copiar e cole o código no texto, no lugar do nome. Na proposta, ele vira o nome do cliente do pedido.

Editar, duplicar e inativar cláusulas

• Editar (ou clique no apelido): abre a cláusula. Altere e clique em Salvar. A mudança vale para todos os templates que usam essa cláusula.
• Duplicar: cria uma cópia da cláusula, para você ajustar sem mexer na original. Clique em Confirmar.
• Inativar: a cláusula deixa de aparecer na busca do template. Clique em Confirmar.
• A lista abre só com as cláusulas ativas. Para achar uma inativa, escolha Inativo no filtro Status e clique em Ativar para usá-la de novo.

Detalhes do template

• Apelido: o nome do template na lista e na hora de gerar a proposta.
• Padrão ?: marca o template como padrão. A coluna Padrão da lista mostra Sim ou Não.
• Caixa de Assinatura ?: põe na proposta o espaço para assinatura.
• Tipo de Proposta: começa em Venda. Troque para Locação ou Nota de Débito quando for o caso.
• Cláusulas: a busca mostra as cláusulas ativas. O número à esquerda é a ordem na proposta. A lixeira vermelha tira a cláusula do template, sem apagar o cadastro dela.

Imagem do rodapé

O template aceita uma imagem só, que aparece no rodapé da proposta. Para trocar, passe o mouse sobre a imagem, clique no - que aparece no canto e adicione a nova. A imagem só fica gravada quando você clica em Cadastrar (ou Salvar, na edição) do template.

Editar e inativar templates

• Editar (ou clique no apelido): altere e clique em Salvar. Aparece Template editado com sucesso.
• Inativar (no computador): o template some da janela de gerar proposta. Para usá-lo de novo, escolha Inativo no filtro Status e clique em Ativar.

Quando a opção Gerar proposta de venda aparece

• Pedido em aberto (aba Em Aberto ou uma etapa sua em aberto): com a extensão e a permissão de proposta de venda. Aí aparecem também os atalhos de envio, em Enviar por e-mail e Enviar por WhatsApp.
• Pedido faturado (aba Faturado ou uma etapa sua de faturados): Gerar proposta de venda sempre aparece no Opções.
• Na janela Gerar Proposta de Venda, o Template já vem escolhido: o da última proposta do pedido ou o primeiro da lista. Só aparecem templates ativos.
• Se o pedido já teve uma proposta, a janela abre com a observação dela e, se as cláusulas foram personalizadas, com essas cláusulas.
• No aplicativo do VendaSimples, a prévia não tem o botão Imprimir. Use Exportar PDF.

Mudar as cláusulas só nesta proposta

Na janela Gerar Proposta de Venda, ligue Utilizar cláusulas personalizadas. Aparecem as cláusulas do template escolhido. O que você muda aqui vale só para esta proposta: o cadastro da cláusula e o template ficam como estão. A mesma opção existe nas janelas de envio por e-mail e por WhatsApp.

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   Abra a cláusula

   Clique na seta à direita do nome da cláusula. Aparecem os campos Título e Texto.

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   Altere o que precisar

   Mude o título e o texto. Para mudar a ordem, arraste a cláusula pelo ícone de linhas, ao lado do número.

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   Gere a proposta

   Clique em Imprimir e confira o resultado na prévia.

Enviar por e-mail

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   Abra o envio

   Na prévia da proposta, clique em Opções > Enviar por e-mail. Com o pedido em aberto, também dá para usar, na lista de pedidos, Opções > Enviar proposta de venda por e-mail.

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   Escolha o template e o e-mail

   Confira o Template. Em E-mail, marque um dos e-mails do cliente ou clique em Enviar para outro e-mail e digite o endereço.

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   Escreva as observações

   Se quiser, preencha Observação Proposta de Venda (a observação da proposta, como o campo Observação da janela de gerar) e Observação Email, o texto da mensagem.

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   Envie

   Clique em Enviar. Aparece E-mail enviado com sucesso!

Enviar por WhatsApp

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   Abra o envio

   Na prévia da proposta, clique em Opções > Enviar por Whatsapp. Com o pedido em aberto, também dá para usar, na lista de pedidos, Opções > Enviar proposta de venda por WhatsApp.

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   Escolha o template e o número

   Confira o Template. Em Número de telefone, marque um dos telefones do cliente ou clique em Enviar para outro telefone ? e digite o número com DDD. Se o cliente não tem telefone no cadastro, o campo para digitar já aparece aberto.

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   Envie

   Clique em Enviar. Aparece Proposta enviada com sucesso! e o WhatsApp abre com o número escolhido (no computador, numa nova aba do navegador). Termine o envio por lá.

Numerar as propostas

A sequência de proposta é a numeração automática das propostas. Você pode ter mais de uma e escolher quais templates usam cada uma.

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   Abra uma sequência nova

   Em Vendas > Configurações, clique em Sequência de Proposta e depois em Novo.

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   Monte o número

   Preencha o Apelido, que é obrigatório. Em Prefixo e Sufixo, digite o que vem antes e depois do número, se quiser. Em Número Atual, informe o número da sequência (a partir de 1). A Previsualização mostra como fica.

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   Ligue aos templates

   Em Templates, escolha os templates que usam essa numeração. Dá para escolher mais de um.

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   Cadastre

   Clique em Cadastrar. Aparece Salvo com sucesso.

Na lista de sequências, editar abre a sequência para alterar e Inativar desativa a sequência (confirme em Sim). As outras configurações de vendas estão em configurações de vendas.

Filtro Tipo e Valor Cotação

• Com a extensão, a lista de pedidos ganha o filtro Tipo, com Venda, Locação e Nota de Débito. Em telas menores, como no celular, ele fica em + Filtros, com o nome Tipo de Proposta.
• Quando algum item do pedido tem moeda estrangeira, aparece no pedido o campo Valor Cotação, em US$.

Erros comuns