Sistema preparado para a reforma tributária: 7 itens a exigir

Todo site de sistema ganhou a mesma faixa este ano: "100% pronto para a reforma". O seu contador pergunta se o emissor da loja já está, e você não sabe o que responder. Um sistema preparado para a reforma tributária é o que passa em sete conferências que você faz, e a primeira tem data: a NFC-e do Simples sai com IBS e CBS em 1º de janeiro de 2027.

O que é um sistema preparado para a reforma tributária?

É o sistema que emite a NF-e e a NFC-e com os campos de IBS e CBS preenchidos pelo cadastro do produto, sem ninguém digitar código no caixa. IBS e CBS são os dois impostos que vão substituir ICMS, ISS, PIS e Cofins até 2033. Em 2027 o que chega à loja pequena é a parte da nota, e ela depende de três coisas: emissor, cadastro e regime da empresa.

Apuração de crédito, simulador de carga e painel de transição, que enchem os anúncios, servem à empresa do regime normal com departamento fiscal. Para o mercadinho e a loja de roupas do Simples, a pergunta é mais curta: a nota do caixa vai sair certa em janeiro?

Quando o sistema da loja precisa estar pronto?

Em 1º de janeiro de 2027 para a loja do Simples Nacional. Para a empresa do regime normal, a obrigatoriedade na NF-e e na NFC-e começou em 3 de agosto de 2026. As duas datas estão no cronograma dos documentos fiscais publicado pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor do IBS.

Em agosto de 2026 a Receita avisou que, naquele começo, os documentos não seriam rejeitados na ausência dos campos de IBS e CBS. O aviso não traz prazo de validade. Por isso ele não serve de folga para a sua loja: quem decide a data é o cronograma, e o sistema precisa chegar a dezembro testado.

Os 7 itens que o sistema da loja precisa ter

Nenhum dos sete exige que você entenda de imposto. Cada um é uma tela que existe ou não existe, e dá para pedir ao suporte que mostre.

1. 1NFC-e com IBS e CBS, não só NF-e. Muito sistema adaptou primeiro a nota grande, de venda para empresa. A sua loja vive do cupom do caixa.
2. 2Classificação sugerida pelo NCM. Cada produto ganha dois códigos novos, e o sistema precisa propor os dois a partir do NCM, o código que já está no cadastro, usando a tabela nacional de classificação tributária.
3. 3Lista de produtos pendentes. Uma tela que mostre o que ficou sem classificação, para você corrigir antes da venda e não na fila.
4. 4Regime da empresa tratado certo. Simples, MEI e regime normal saem com a nota diferente. O MEI, por exemplo, não destaca valor de IBS e CBS.
5. 5Nota de compra lida com os campos novos. O XML do fornecedor do regime normal chega com CBS destacada, e o sistema precisa importar sem travar.
6. 6CNPJ com letras no cadastro. Cliente e fornecedor novos podem ter CNPJ alfanumérico, e o campo tem que aceitar.
7. 7Atualização dentro da mensalidade. Mudança de lei é obrigação do emissor. "Módulo reforma" cobrado à parte é sinal para comparar preço.

Tabela: o que 7 sistemas publicam sobre a reforma

A tabela copia o que cada sistema escreveu na própria página de reforma tributária ou de nota fiscal. Frase de site não é teste: ela diz o que perguntar na demonstração.

5 perguntas para fazer ao suporte do seu sistema

Mande por escrito, no chat ou no e-mail, e guarde a resposta. Suporte que responde as cinco com data e número de versão está pronto. Suporte que responde "estamos acompanhando" ainda não está.

1. 1Em que versão a NFC-e do Simples sai com IBS e CBS? E essa versão já está instalada na minha loja?
2. 2Vocês já emitiram essa nota no ambiente de teste da Sefaz? O nome técnico é homologação. Peça o XML de exemplo.
3. 3Quem preenche a classificação dos meus produtos? O sistema sugere, o contador informa, ou eu digito item por item?
4. 4A atualização tem custo? Agora, e nas mudanças de cada ano até 2033.
5. 5Se a nota for rejeitada com o cliente na frente, o que o caixa faz? A resposta certa tem a palavra contingência, que é vender e transmitir a nota depois.

Como testar o sistema no caixa em 4 etapas

Uma hora numa manhã parada resolve. Peça ao suporte para ligar o ambiente de homologação e siga a ordem:

1. 1Venda três produtos de categorias diferentes. Um alimento, um item de limpeza e o que mais gira na loja. A nota precisa ser autorizada sem ninguém digitar código.
2. 2Abra o XML e procure o grupo de IBS e CBS. No cupom impresso quase nada muda, então o lugar de conferir é o arquivo. O suporte mostra onde olhar.
3. 3Dê entrada numa nota de compra recente. O produto tem que entrar no estoque com o custo certo, mesmo que o fornecedor já destaque CBS.
4. 4Desligue a internet e venda de novo. A venda sai em contingência e a nota sobe sozinha quando a conexão volta.

Se o teste travar no primeiro passo, o problema quase sempre está no cadastro e não no emissor. A revisão de NCM e origem, item por item, é assunto do cadastro de produtos para a reforma.

O CNPJ com letras entra nessa conta?

Entra. Desde 31 de julho de 2026 a Receita Federal gera CNPJ alfanumérico para novas inscrições, e os antigos continuam valendo. O dia em que um fornecedor novo mandar nota com letra no CNPJ, o cadastro que só aceita número recusa a entrada. Teste digitando um CNPJ com letra no cadastro de cliente.

Meu sistema não está pronto: troco ou espero?

Se a decisão for trocar, a ordem de migração que não perde cadastro nem histórico está em como trocar de sistema de gestão. Comece pelo cadastro de produtos, que é o que a reforma mais cobra.

Quanto custa um sistema preparado para a reforma?

O mesmo que o sistema custava antes. Adequação fiscal é parte do serviço de quem vende emissor de nota, como sempre foi com mudança de alíquota ou de layout. Desconfie de três cobranças: taxa de "atualização para a reforma", pacote de horas para reclassificar o cadastro e plano superior só para liberar a NFC-e nova. Para conferir a resposta do fornecedor campo por campo, use o guia de IBS e CBS na nota do Simples Nacional.

Hoje, copie as cinco perguntas e mande ao suporte do sistema que a loja usa. A resposta chega em um ou dois dias e diz em qual linha da tabela você está. Se for a primeira, novembro vira mês de revisar cadastro. Se for a terceira, é melhor descobrir agora do que no primeiro sábado de janeiro, com a fila olhando para o caixa.