Cadastro de produtos para a reforma tributária: 5 conferências

Quarta-feira de dezembro, loja vazia, e você abre o cadastro para "arrumar os produtos para a reforma". São 800 itens e nenhuma ideia de por onde começar. O cadastro de produtos para a reforma tributária pede dois códigos novos por item, e os dois nascem de um campo que já existe: o NCM. Em cinco conferências, começando pelos 20 produtos que mais vendem, o caixa passa na validação de 4 de janeiro de 2027.

O que muda no cadastro de produtos em 2027?

Cada produto passa a ter dois códigos a mais na nota: o CST do IBS/CBS, de 3 dígitos, que diz o tipo de tributação (integral, reduzida, isenta), e o cClassTrib, de 6 dígitos, que diz em qual regra da lei o item se encaixa. A fonte dos dois é a tabela nacional publicada no Portal da Conformidade Fácil da Sefaz Virtual do RS, que lista os códigos e a vigência de cada um.

Nada disso é digitado produto por produto. O emissor cruza o NCM e a origem do item com a tabela e sugere o código; o seu trabalho é conferir o NCM, que é de onde tudo parte. NCM genérico, ou copiado de outro produto para ganhar tempo, vira código errado e cupom rejeitado. O que muda no resto da loja está em reforma tributária para o comércio.

Etapa 1: confira o NCM dos 20 produtos que mais vendem

Puxe o relatório de vendas por produto dos últimos 90 dias e pegue os 20 primeiros: em loja de bairro, eles são a maior parte dos cupons. Para cada um, compare o NCM do cadastro com o NCM da última nota de compra do fornecedor. Se forem diferentes, o do fornecedor costuma estar certo, porque a indústria classifica o produto na origem.

O que mais aparece na revisão é o produto cadastrado às pressas, no dia da entrega, com o NCM de um item parecido. O açúcar refinado e o açúcar mascavo têm NCM diferentes; o detergente e o amaciante também. A rotina completa de cadastro de produtos no sistema explica cada campo; aqui o foco é só o que a reforma valida.

Etapa 2: marque a origem do produto

Nacional ou importado. A origem é um número de 0 a 8 que já vai na nota hoje, por causa do ICMS, e continua pesando na classificação nova. Produto importado revendido no balcão costuma estar cadastrado como nacional porque ninguém olhou a nota de entrada; a nota do distribuidor diz a origem certa.

Etapa 3: deixe o emissor sugerir a classificação

Com NCM e origem certos, o sistema deve propor o CST e o cClassTrib de cada item e marcar os que não conseguiu classificar. Você revisa só a lista de pendentes. Se o emissor pedir para digitar os seis dígitos em cada um dos 800 produtos, ele não está pronto para 2027, e a conversa com o suporte vem antes de qualquer cadastro.

Tabela: a classificação dos produtos mais comuns do varejo

A maior parte da loja cai na tributação integral. As exceções que mais aparecem no varejo de bairro são os alimentos e os itens de higiene e limpeza com redução de 60%, e a cesta básica nacional com alíquota zero. Os códigos abaixo são os da tabela nacional de classificação tributária citada acima; a lista de produtos de cada anexo é a da Lei Complementar 214/2025, e é o contador quem confirma em qual anexo cada item cai.

Dois cuidados. A tabela nacional é reeditada: a versão de 1º de outubro de 2026 tinha 173 códigos, e a de janeiro pode ter outros. E a lista de produtos de cada anexo é por NCM, não por nome: "pão" da cesta básica é um NCM específico, e o pão recheado da padaria pode cair em outro. Por isso a conferência começa pelo NCM, não pelo código final.

Etapa 4: faça uma venda de teste em homologação

Homologação é o ambiente de teste da Sefaz, onde a nota é validada mas não vale. Emita uma NFC-e com os 20 produtos revisados e leia a resposta. Autorizou, o cadastro desses itens está pronto; rejeitou, a mensagem diz qual item e qual campo. Cinco minutos em dezembro, com a loja vazia, valem uma fila parada em janeiro.

Etapa 5: trate a rejeição de classificação inexistente

É a rejeição mais comum da reforma, e quase sempre é código digitado à mão ou tabela velha no sistema. A mensagem sai na fila, com o número do item: "classificação tributária do IBS/CBS informada inexistente". Sua irmã é "CST e/ou classificação tributária (IBS/CBS) não informados", quando o item saiu sem os campos.

1. 1Feche a venda em contingência, para o cliente sair com o cupom e a nota ser transmitida depois.
2. 2Abra o produto apontado na mensagem e veja se o cClassTrib foi digitado ou veio da sugestão do sistema.
3. 3Confira o NCM e a origem e peça ao emissor para classificar de novo.
4. 4Se o código sugerido continuar inexistente, a tabela do sistema está desatualizada: chame o suporte do emissor, não o contador.
5. 5Reenvie a nota e anote o produto numa lista de revisão, porque o mesmo erro costuma estar nos itens cadastrados no mesmo dia.

O fluxo de contingência e reenvio é o mesmo de qualquer rejeição de NFC-e, descrito em nota rejeitada pela Sefaz. O que muda em 2027 é o motivo: classificação no lugar de ICMS.

Minha loja é do Simples: o código é o mesmo?

A tabela é a mesma, e a loja do Simples comum passou a ser obrigada a preencher os campos em 1º de janeiro de 2027, enquanto o MEI fica dispensado do destaque. O que muda para o Simples é o código de regime da empresa na nota, que o emissor preenche uma vez, e o fato de IBS e CBS continuarem dentro do DAS. Os detalhes do regime estão em IBS e CBS na nota fiscal do Simples.

Loja que vai migrar de MEI para ME em 2027 precisa do cadastro pronto no mês da migração, porque a obrigação da nota começa junto com o regime novo. Vale fazer as cinco conferências agora, mesmo sendo MEI, se o faturamento está perto do teto.

Tabela de decisão: quem faz o quê no cadastro

Como o sistema classifica sem você decorar tabela

No cadastro do produto você informa NCM e origem, como já faz. O sistema cruza os dois com a tabela nacional, grava CST e cClassTrib no item e marca em amarelo o que ficou pendente. Na venda, o PDV monta a nota com os grupos de IBS e CBS a partir desse cadastro e envia para a Sefaz; quando a tabela muda, a atualização chega pelo sistema, sem recadastrar nada.

Com emissor separado do caixa, cada código é digitado duas vezes, uma em cada programa, e a chance de divergência dobra. Um sistema com cadastro e emissor no mesmo lugar classifica uma vez e usa o mesmo dado na NFC-e e na NF-e.

Hoje, imprima o relatório dos 20 produtos mais vendidos e deixe na mesa com as últimas notas de compra. Amanhã, confira NCM e origem de cada um e peça ao sistema para classificar. Com a venda de teste autorizada, a primeira NFC-e de 4 de janeiro passa como qualquer outra, e os outros 780 itens entram na rotina do caixa.