Sistema para loja de artigos de festa: o que precisa ter

Sexta à tarde, uma mãe no balcão com a lista do aniversário: 30 balões nº 9, 20 pratos, 20 copos, a toalha e o painel. Ela quer tudo junto, com desconto e com nota. Um sistema para loja de artigos de festa precisa fechar essa venda em dois minutos e deixar o estoque certo: 30 balões a menos do pacote de 50, cada item do kit baixado, a NFC-e emitida.

O que faz da loja de festas um estoque diferente

Loja de roupa controla peça; mercadinho controla unidade e peso. A loja de festas controla as duas coisas ao mesmo tempo, e ainda troca de mix oito vezes por ano. É o que aparece todo dia no balcão:

• O pacote que vira unidade. O balão nº 9 entra na nota do fornecedor como 1 pacote de 50 e sai do balcão de 3 em 3, de 12 em 12 ou fechado para quem vai montar um arco.
• O kit que é dez produtos. Prato, copo, guardanapo, toalha, vela e painel do mesmo tema saem juntos por um preço só, e cada um precisa sumir da própria prateleira.
• O tema que vende 200 em outubro e 8 em fevereiro. A fantasia de Carnaval que sobrou fica parada até o ano seguinte, com o dinheiro da loja dentro dela.
• O doce que vence e o látex que envelhece. Chocolate, confeito e bebida têm prazo na embalagem; balão de látex perde elasticidade na prateleira e estoura na mão do cliente.

Sistema feito para restaurante ou para boutique resolve o cupom fiscal e deixa essas quatro coisas no caderno. O que separa um sistema que serve para festas é tratar pacote, kit, data e validade como cadastro, não como ajuste manual.

Balão por unidade, kit por tema: como o cadastro resolve

Quando o pacote de balões entra como 1 unidade e a loja vende avulso, o sistema acha que ainda tem o pacote inteiro até alguém contar na mão. O cadastro certo usa fator de conversão: a compra entra em pacote, o estoque guarda em unidade e o caixa vende na quantidade que o cliente pedir. Vela, canudo, forminha e saquinho surpresa seguem a mesma regra.

O kit é um produto composto: tem código e preço próprios, mas a venda dá baixa em cada componente. É assim que você descobre que o prato do tema acabou antes do copo e repõe só o prato. Quem está começando o cadastro do zero encontra o passo a passo em como cadastrar produtos no sistema de gestão.

Calcule o preço do seu kit de festa

O kit é o que faz a mãe que veio buscar prato e copo levar também a toalha, a vela e o painel. O risco é montar o desconto no olho e descobrir no fim do mês que vendeu bastante e lucrou pouco. A conta: some o custo dos itens, some o que eles custariam avulsos, aplique o desconto e veja a margem que sobra depois de imposto e cartão. Preencha com um kit da sua loja:

Calendário do ano: o estoque certo em cada data

A loja de festas não tem um estoque, tem sete ou oito que se revezam. Comprar tarde perde a data; comprar demais deixa fantasia e tema de Halloween presos até o próximo ano. A tabela é o ponto de partida; o relatório de vendas do ano anterior é o número que vale de verdade.

Para transformar a tabela em pedido, a venda do ano passado, o estoque de hoje e o prazo do fornecedor entram na conta de planejamento de compras de estoque, que tem planilha pronta. O chocolate da Páscoa e o doce do kit entram no cadastro com lote, do jeito que o controle de validade de produtos descreve, para virar promoção em vez de lixo.

Sete testes para fazer na demonstração

Peça para o vendedor do sistema executar, na sua frente, as vendas que acontecem na sua loja. Se ele enrolar em alguma, você já tem a resposta.

Mensalidade: o que olhar quando a loja vende em pico

Loja de festas emite em outubro e dezembro o triplo de notas de um mês comum. Por isso o preço do sistema precisa ser lido no mês de pico, não no mês fraco. A maior parte da conta se resolve com o que você pergunta ao vendedor:

• Cobra por nota emitida? Se cobra, a fatura do Dia das Crianças vem com surpresa. Prefira mensalidade fixa por caixa.
• Tem módulo que você não usa? Sistema de eventos embute locação e orçamento de festa; loja de balcão paga por isso sem precisar.
• O "grátis" cobra onde? App de maquininha sem mensalidade costuma não fazer fracionado nem kit, e o estoque volta para o caderno.

O VendaSimples cobra mensalidade fixa, sem contar nota emitida, e os valores estão abertos na página de planos. Para comparar com outras opções do mercado com calma, o texto sobre melhor sistema para loja organiza os critérios.

Antes de assinar: a lista da loja de festas

• Vende fracionado (pacote entra, unidade sai) com o estoque descontando certo.
• Monta kit e combo com preço próprio e baixa por componente.
• O caixa não para quando a internet cai na véspera do Dia das Crianças.
• A mesma venda sai como NFC-e para a mãe e NF-e para a escola, sem sistema paralelo.
• Controla validade por lote com alerta antes de vencer.
• Tem relatório por tema e período para planejar cada data do ano.
• Mensalidade não dispara com o número de notas de outubro e dezembro.

Se a sua loja também vende presente, embalagem e utilidades, o mix vizinho tem texto próprio: sistema para loja de presentes e sistema para bazar.

Na próxima lista de aniversário que chegar ao balcão, repare em três coisas: se o balão avulso saiu do pacote certo, se cada item do kit sumiu da própria prateleira e se a nota saiu sem você digitar nada de novo. Se alguma das três ainda depende do caderno, é por aí que o sistema novo precisa começar.