Sistema para loja de embalagens: fardo, pacote e unidade

A lanchonete leva 3 fardos de copo 200 ml com nota no CNPJ, a dona de casa leva um pacote de 100 e o cliente do balcão quer 20 copos avulsos. Mesmo produto, três preços, três clientes. Um sistema para loja de embalagens precisa saber que 1 fardo = 20 pacotes = 2.000 unidades, senão o estoque nunca bate e a margem do avulso some no preço do fardo. Abaixo, o que exigir e a calculadora que fecha os três preços.

Por que loja de embalagens é um varejo diferente

O mesmo copo sai por fardo para a lanchonete, por pacote para a dona de casa e por unidade para quem só quer vinte. O Sebrae, no guia como montar uma loja de embalagens descartáveis, descreve esse negócio como um comércio que atende ao mesmo tempo o consumidor final e o pequeno empreendedor de alimentação. Quatro coisas vêm dessa mistura:

• Venda em três níveis: fardo fechado, pacote e unidade avulsa, cada um com a sua margem.
• Cliente misto: lanchonete, padaria, marmitaria e salão compram com CNPJ e pedem NF-e; o consumidor do balcão leva NFC-e.
• Mix enorme e barato: copo, tampa, canudo, sacola, marmitex, guardanapo, filme, bobina e saco por quilo. Um erro de R$ 0,02 na unidade, repetido 50 mil vezes no mês, é o lucro do mês.
• Sazonalidade por data: descartável de festa dispara em outubro e dezembro, bandeja e caixa de bolo no fim do ano.

Os 7 recursos essenciais de um sistema para loja de embalagens

Sete coisas que o balcão da loja de embalagens usa todo dia, e que valem mais que o preço de capa do sistema:

1. 1Produto com múltiplas unidades de venda: cadastrar o copo uma vez com a conversão fardo, pacote e unidade, e vender em qualquer nível com o estoque descontando em unidades. Sem isso, cada venda de pacote aberto vira ajuste manual de inventário.
2. 2Tabela de preço atacado e varejo no mesmo produto: preço do fardo para o cliente com CNPJ e preço do pacote para o consumidor, escolhidos automaticamente pelo cadastro do cliente ou pela quantidade. O vendedor não pode ter que "lembrar" o preço da lanchonete.
3. 3NFC-e e NF-e direto do PDV: NFC-e para o consumidor do balcão e NF-e para a empresa que compra com CNPJ, emitidas na mesma venda, sem digitar tudo de novo numa tela de nota. É o recurso que mais economiza tempo nesse varejo.
4. 4PDV com leitor e venda por quilo: saco plástico, bobina e papel são vendidos por peso em muitas lojas. O caixa precisa bipar código de barras do pacote e pesar o item por quilo na mesma venda, com balança integrada.
5. 5Estoque mínimo por produto de giro contínuo: copo, tampa, sacola e marmitex não podem faltar nunca, porque o cliente empresa compra toda semana e troca de fornecedor na primeira falta. Alerta de ponto de pedido por item e sugestão de compra por fornecedor.
6. 6Cadastro de cliente com CNPJ, IE e condição de pagamento: a lanchonete compra a prazo, com boleto ou fiado de 7 dias. O sistema precisa guardar limite, vencimento e histórico, e cobrar sem planilha paralela.
7. 7Relatório de margem por nível de venda: saber quanto a loja ganhou no fardo, no pacote e no avulso separa a loja que vive de volume da que vive de fracionamento, e mostra onde o desconto está corroendo o resultado.

Fardo, pacote e unidade: como o cadastro resolve a venda fracionada

O erro que a gente mais vê na loja de embalagens é cadastrar três produtos: "copo 200 ml fardo", "copo 200 ml pacote" e "copo 200 ml unidade".

Funciona no primeiro dia e quebra na primeira contagem, porque a compra entra no fardo, a venda sai no pacote e nenhum dos três estoques bate com a prateleira. O jeito certo é um produto, uma unidade de controle (a unidade), e conversões: 1 fardo = 20 pacotes, 1 pacote = 100 unidades. A compra de 5 fardos entra como 10.000 unidades; a venda de 3 pacotes tira 300; a venda de 15 copos avulsos tira 15. O estoque fica sempre em unidades e o relatório mostra quantos fardos inteiros ainda existem.

O fardo e o pacote costumam ter EAN diferentes, então o cadastro de produtos leva um código de barras por nível. A mesma lógica vale para o balão e o prato da loja de artigos de festa, a prima mais próxima desse varejo.

Com o cadastro assim, o preço de cada nível deixa de ser chute. O fardo carrega uma margem menor porque gira rápido e disputa com o atacadista; o pacote e a unidade carregam margem maior porque pagam o trabalho de abrir, contar e repor, além da perda de pacote que rasga. A calculadora abaixo faz essa conta a partir do custo do fardo.

Calcule o preço do fardo, do pacote e da unidade

Informe quanto o fardo custou (nota mais frete), quantos pacotes ele tem e quantas unidades vêm em cada pacote. Ajuste a perda do fracionamento e as margens de atacado e varejo. A calculadora devolve o preço nos três níveis, quanto o mesmo fardo rende vendido em pacotes e o piso abaixo do qual o vendedor não pode dar desconto no fardo.

Cliente com CNPJ no balcão: NF-e sem retrabalho

Na loja de embalagens a venda para empresa não é exceção, é rotina: a lanchonete, a padaria, a marmitaria e o salão compram toda semana e precisam da nota no CNPJ para lançar a despesa. Isso significa que o sistema tem que emitir NF-e a partir da mesma venda do PDV, puxando razão social, CNPJ, IE e endereço do cadastro, com CFOP e CSOSN definidos pela regra fiscal, sem que o caixa digite a venda de novo em outra tela.

Quando o sistema só faz NFC-e no caixa e a NF-e fica num módulo separado, a loja acaba com uma fila de "notas para fazer depois", e o cliente empresa vai embora sem o documento. O post sobre qual nota fiscal emitir na loja mostra a regra por tipo de comprador, e o de nota fiscal para cliente de outro estado cobre o buffet ou a distribuidora de fora que compra no balcão.

Leve 2 fardos, 3 pacotes e 15 copos para a demonstração

Toda demonstração de sistema mostra o caixa vendendo um produto e emitindo NFC-e. Isso qualquer um faz. Leve estas situações reais da loja de embalagens e peça para ver cada uma acontecendo na tela:

Calendário do descartável: o estoque certo em cada data

Loja de embalagens tem giro contínuo (copo, sacola, marmitex) e picos previsíveis. Comprar o sazonal no mês certo evita a sobra que fica encalhada até o ano seguinte:

O estoque mínimo e o ponto de pedido cuidam do giro contínuo; para o sazonal, o histórico de venda por período do próprio sistema é o que impede a compra por intuição.

Quanto custa um sistema para loja de embalagens

A mensalidade muda com o que entra no pacote: número de caixas, NF-e incluída ou cobrada por nota, estoque com conversão de unidades e financeiro. O que costuma pegar na loja de embalagens é o sistema barato que não tem NF-e nem fracionamento, e o ERP caro que cobra módulo de e-commerce e produção que o balcão não usa. Compare pelo que a loja usa todo dia, não pelo preço de capa.

O que entra e o que fica de fora em cada tipo de sistema está em quanto custa um sistema de gestão. Para uma loja que emite NF-e para a lanchonete todo dia, vale conferir nos planos se a nota está incluída ou é cobrada à parte.

Oito perguntas antes de assinar pela loja de embalagens

• Um produto, três níveis de venda (fardo, pacote, unidade) com estoque em unidades e código de barras por nível.
• Tabela atacado e varejo automática pelo cadastro do cliente ou pela quantidade, sem o vendedor decorar preço.
• NF-e direto da venda do PDV para o cliente com CNPJ, e NFC-e para o balcão, no mesmo sistema.
• Balança integrada para saco plástico, bobina e papel vendidos por quilo.
• Contas a receber por cliente com limite e vencimento para a lanchonete que compra a prazo.
• Ponto de pedido e sugestão de compra por fornecedor para o giro contínuo.
• PDV que funciona offline com NFC-e em contingência.
• Suporte que atende em minutos na sexta à noite, quando a fila está no balcão.

Na próxima demonstração, leve o copo 200 ml e peça a venda de 2 fardos, 3 pacotes e 15 unidades no mesmo cupom, com NF-e para a lanchonete no fim. Se o vendedor precisar trocar de tela ou cadastrar o copo três vezes, você já tem a resposta. Se passar, confira o estoque em fardos inteiros e a balança para o saco por quilo.