Como cadastrar produtos no sistema de gestão: passo a passo em 8 etapas + planilha (2026)

Saber como cadastrar produtos no sistema de gestão é a primeira tarefa de quem sai da planilha ou troca de sistema, e é a que mais gente faz de qualquer jeito. Cadastro de produto feito às pressas é a causa mais comum de NFC-e rejeitada (NCM errado, unidade em branco, origem trocada), de estoque que nunca bate (compra em caixa, venda em unidade, sem conversão) e de preço sem margem (custo da nota em vez do custo real). Este guia mostra os 8 passos na ordem certa, diz campo a campo o que é obrigatório e o que é só recomendado, e entrega uma planilha de cadastro de produtos pronta para preencher e importar.

Quais informações são necessárias para cadastrar um produto?

Para cadastrar um produto no sistema de gestão e vender com nota fiscal são necessários, no mínimo: código interno, descrição completa, unidade de venda, NCM de 8 dígitos, origem da mercadoria (nacional ou importada), CEST quando o produto tem substituição tributária, custo de compra e preço de venda. Código de barras, categoria, estoque mínimo, fornecedor, grade e validade são recomendados e fazem diferença no controle, mas não travam a nota.

Passo a passo: como cadastrar produtos no sistema em 8 etapas

A ordem importa. Quem começa pelo preço e deixa o NCM "para depois" descobre o erro na primeira nota rejeitada, com fila no caixa. Siga a sequência:

1. 1Separe as notas de compra dos últimos 60 dias. O XML ou o DANFE do fornecedor traz descrição, NCM, CEST, unidade e custo de cada item. É a fonte mais confiável que existe: o fornecedor já usa esses códigos para o mesmo produto.
2. 2Defina o padrão de descrição e de código. "Marca + produto + variação + tamanho" e código sequencial. Escreva o padrão numa folha e cole na parede: cadastro feito por três pessoas de três jeitos vira duplicidade.
3. 3Comece pelos 20% que mais vendem. Eles precisam estar perfeitos no dia 1. O resto pode entrar ao longo da primeira semana, direto na entrada da nota de compra.
4. 4Leia o código de barras com o leitor, nunca digite. Produto sem EAN recebe etiqueta interna gerada pelo sistema, como explica o guia de código de barras na loja.
5. 5Preencha os campos fiscais: NCM, origem e CEST. Copie da nota do fornecedor. Em caso de dúvida, o guia como achar o NCM do produto mostra onde consultar.
6. 6Informe unidade de compra, unidade de venda e fator de conversão. Fardo com 6 pacotes é fator 6; caixa com 12 é fator 12. A partir daí a entrada da nota alimenta o estoque em unidades sem conta manual.
7. 7Lance o custo real e a margem, não o preço "de cabeça". Custo com frete, IPI e perda, como no guia de custo real do produto, e margem sobre o preço de venda, como no de como calcular preço de venda.
8. 8Conte o estoque inicial e defina o mínimo. Conte na unidade de venda (unidades, não caixas) e cadastre o estoque mínimo para o alerta de reposição funcionar desde o começo, seguindo estoque mínimo e ponto de pedido.

O que é NCM no cadastro de produto e onde encontrar?

NCM é a Nomenclatura Comum do Mercosul, um código de 8 dígitos que classifica cada mercadoria para fins fiscais e define a tributação dela na nota. Todo produto vendido com NFC-e ou NF-e precisa de um NCM válido, e o lugar mais seguro para encontrá-lo é a nota fiscal de compra do fornecedor, item a item. A tabela oficial e as regras de classificação estão na página de classificação fiscal de mercadorias da Receita Federal. Dois cuidados: o NCM muda de tempos em tempos (a tabela é atualizada, e um código extinto derruba a nota), e produtos parecidos podem ter NCM diferente (camiseta de malha e camisa de tecido são capítulos distintos). Por isso "copiar do produto parecido" é o erro mais caro do cadastro.

Como cadastrar produto sem código de barras?

Produto sem código de barras (a granel, artesanal, fracionado, ou comprado de fornecedor pequeno) é cadastrado com o código interno e recebe uma etiqueta gerada pelo próprio sistema, com um código de barras interno que só a sua loja usa. No PDV, o leitor lê a etiqueta interna do mesmo jeito que lê o EAN da indústria. Não invente um número de 13 dígitos "parecido com EAN" para preencher o campo: o EAN é um código registrado, e o padrão oficial está descrito pela GS1 Brasil. Na nota fiscal, produto sem EAN vai com o campo em "SEM GTIN", e o sistema faz isso sozinho quando o cadastro está vazio.

Unidade de compra, unidade de venda e fator de conversão

É o campo que mais derruba o controle de estoque, e quase nenhum guia de cadastro fala dele. A loja compra em fardo, caixa ou pacote e vende em unidade. Se o cadastro tem só uma unidade, ou a entrada da nota registra 10 caixas e o estoque mostra 10 "unidades" (e zera na primeira tarde), ou alguém faz a conta na mão a cada compra e erra. A solução é cadastrar as duas unidades e o fator:

Com o fator cadastrado, a entrada da nota de compra converte sozinha (10 fardos viram 60 unidades no estoque), o custo unitário é calculado sem erro e o preço de venda sai da margem que você definiu. A planilha deste guia já faz essa conta.

Como cadastrar produto com grade (tamanho e cor)?

Produto com grade é cadastrado uma vez como produto "pai" (camiseta básica algodão), com as variações de tamanho e cor listadas na grade; o sistema cria um item por combinação (P branca, P preta, M branca...), cada um com seu estoque e seu código de barras, e o relatório soma tudo no produto pai. Sem grade, a loja de roupas cadastra "camiseta P", "camiseta M" e "camiseta G" como três produtos soltos, e perde a visão de quanto a camiseta vende no total, qual tamanho falta e qual cor encalha. Para loja de moda e vestuário e de calçados, grade não é opcional: é o que faz o inventário e a reposição fazerem sentido.

• Cadastre o pai com os dados fiscais (NCM, origem, CEST): as variações herdam.
• Defina os eixos da grade: tamanho (P, M, G, GG ou 34 a 44) e cor. Não crie eixo para o que não muda o estoque.
• Um código de barras por variação: é a variação que passa no caixa, não o pai.
• Preço pode ser único ou por variação (GG mais caro): defina antes de gerar as etiquetas.

Como cadastrar produto vendido por peso?

Produto vendido por peso (queijo, frios, carne, hortifrúti, ração a granel) é cadastrado com unidade de venda KG, custo e preço por quilo, e marcado como "vende por peso" para o PDV aceitar quantidade fracionada (0,350 kg) ou ler a etiqueta da balança. A etiqueta de balança carrega um código de barras especial que começa com o prefixo da loja (em geral 2), o código do produto e o peso ou o valor: o sistema precisa saber esse formato, e o cadastro precisa ter o mesmo código do produto que a balança usa. O passo a passo da integração está em como vender por peso no mercado. Se o produto é perecível, marque também "controla validade": o sistema pede lote e data na entrada, e o guia de controle de validade de produtos mostra o que fazer com esse dado.

Baixe grátis: planilha de cadastro de produtos

Para não cadastrar item por item na tela, preparamos uma planilha de cadastro de produtos grátis (Excel) com todos os campos deste guia: fiscal (NCM, CEST, origem), unidade de compra e de venda com fator de conversão, custo, margem, estoque inicial e mínimo, grade, peso e validade. O custo unitário e o preço sugerido se calculam sozinhos, e uma coluna de status avisa quais linhas estão incompletas ou com NCM inválido antes de você importar. A aba "Campos e regras" explica cada coluna.

Como importar produtos por planilha para o sistema

Todo sistema de gestão sério importa produtos por planilha (.xlsx ou .csv), e é assim que se migra de outro sistema ou do Excel sem digitar 800 itens. O roteiro que evita retrabalho:

1. 1Exporte do sistema antigo (ou use a sua planilha atual) e limpe: sem produto duplicado, sem descrição vazia, sem NCM com 7 dígitos.
2. 2Encaixe as colunas no modelo de importação do sistema novo. Os nomes mudam de sistema para sistema; o conteúdo é o mesmo deste guia.
3. 3Importe primeiro 10 produtos e confira na tela: unidade, NCM, preço e estoque vieram certos? Só depois importe o resto.
4. 4Emita uma NFC-e de teste (em ambiente de homologação, se o sistema oferecer) com 3 ou 4 produtos de categorias diferentes. Nota autorizada = cadastro fiscal correto.
5. 5Conte o estoque na virada: importe as quantidades na véspera e ajuste as diferenças no primeiro dia, como no guia de inventário de estoque.

O cronograma completo da troca (o que migrar, quando desligar o sistema antigo, como treinar o caixa) está no guia como trocar de sistema de gestão sem parar a loja. E o cadastro é a base de todo o resto: baixa automática, curva ABC, ponto de pedido e inventário só funcionam em cima de um cadastro limpo, como mostra o guia completo de como fazer controle de estoque.

7 erros comuns no cadastro de produtos (e como corrigir)

• Produto duplicado ("Coca 2L" e "Coca-Cola 2 litros"): o estoque se divide entre os dois e nenhum bate. Corrija unificando e transferindo o saldo.
• NCM copiado de outro produto: nota rejeitada ou imposto errado. Corrija com o NCM da nota do fornecedor.
• Unidade de venda igual à de compra sem fator: estoque zera em horas. Corrija cadastrando as duas unidades e o fator.
• Custo da nota sem frete e IPI: margem parece maior do que é. Corrija lançando o custo real.
• Origem 0 em produto importado: tributação errada na nota. Corrija conferindo a origem na nota de compra.
• Estoque mínimo em branco: o alerta de reposição nunca dispara. Corrija com o cálculo de ponto de pedido para os itens A da curva.
• Cadastro feito no caixa, com fila: é assim que a descrição vira "PROD 1". Corrija criando um horário de cadastro fora do pico e uma pessoa responsável.

Cadastrar produtos direito é trabalho de uma semana que economiza meses de nota rejeitada, estoque errado e preço sem margem. Um sistema de gestão feito para o varejo físico ajuda em cada etapa: importa a planilha, preenche o fiscal a partir do NCM, converte caixa em unidade na entrada da nota e emite a NFC-e direto do caixa. Se você está montando ou migrando o cadastro agora, veja os planos do VendaSimples e traga a sua planilha: o suporte importa com você.