Cotação de fornecedores: compare além do preço da nota

Três propostas de cimento na mesa: R$ 10,00, R$ 9,90 e R$ 9,60 o saco. O olho vai direto para o menor e o pedido sai. Dois meses depois, o galpão está cheio de cimento parado, o caixa apertou no dia do pagamento à vista e o frete comeu a diferença. A cotação de fornecedores que funciona compara o preço que a loja paga de verdade, e esse número quase nunca é o da tabela.

Por que o menor preço da tabela perde a cotação

O preço unitário é só o começo da proposta. O resto muda o custo e raramente aparece na mesma coluna: o imposto que a nota acrescenta, o frete, a quantidade mínima e o prazo para pagar. Duas delas (frete e imposto) encarecem o produto. As outras duas mexem no seu dinheiro: o prazo vale desconto, o pedido mínimo grande vale custo.

A conta não é sofisticada. O que ela faz é colocar o prazo e o estoque parado em reais por unidade, para caberem na mesma coluna do preço. Quem compra olhando só a tabela está decidindo com 1 das 5 informações. E o fornecedor sabe disso: pedido mínimo alto com preço baixo é a forma mais comum de parecer barato.

Compare dois fornecedores com a conta inteira

Coloque as duas propostas nos campos abaixo, com o quanto a loja vende do produto por mês e o custo do seu dinheiro. A calculadora devolve o preço comparável de cada um, quem ganha, quanto você economiza por mês e quanto dinheiro cada pedido prende no dia da compra.

O campo "custo do dinheiro" é o que mais gente deixa em branco, e é o que decide quase todas as cotações apertadas. Se a loja usa cheque especial ou antecipa recebíveis, use a taxa que paga. Se não usa crédito nenhum, use o que o dinheiro renderia parado, perto de 1% ao mês. A conta de capital de giro mostra de onde sai esse número na sua loja.

Os 5 dados que entram na cotação e onde achar cada um

Um detalhe que decide a cotação entre fabricante e distribuidora: o IPI. A fábrica anuncia R$ 9,60 e a nota chega com 5% de IPI, R$ 10,08. A distribuidora anuncia R$ 10,00 e a nota chega em R$ 10,00, porque ela já pagou o IPI na compra dela. Esse imposto entra no custo real do produto e não some na revenda.

Baixe grátis: planilha de cotação de fornecedores

A planilha faz a mesma conta da calculadora para até 3 fornecedores e 200 produtos de uma vez. Você digita o nome dos fornecedores, o custo do dinheiro e, por produto, os 5 dados de cada proposta. Ela devolve o preço comparável, aponta quem é o mais barato de verdade em cada linha e soma, na aba Resumo, quanto a loja economiza no mês e quanto custaria fechar o pedido inteiro com cada um.

Quando pagar mais caro é a decisão certa

A conta resolve a parte do dinheiro. Sobram três coisas que não cabem em coluna e que, na loja pequena, valem mais que R$ 0,58 por saco. O Sebrae lista os critérios para escolher fornecedor; estes três são os que mais pesam no varejo, e vale passar o vencedor da planilha por eles antes de fechar:

• Prazo de entrega e falha: fornecedor que atrasa duas vezes por mês custa venda perdida. Pergunte o prazo em dias e o que acontece quando ele falha. Quem entrega em 2 dias permite pedido menor, e pedido menor é menos dinheiro parado.
• Troca e avaria: saco rasgado, lata amassada, lote com defeito. Quem aceita devolução sem briga vale um ou dois por cento a mais. Quem não aceita, você já sabe quem paga.
• Pedido fracionado: alguns fornecedores baixam o mínimo se você fecha um volume mensal e recebe em duas entregas. Isso corta o custo de carregar pela metade e a planilha mostra o efeito na hora.

A regra que a gente vê funcionar: cote por preço comparável, decida pelo serviço quando a diferença for menor que 2%. Acima disso, o dinheiro manda. E a escolha de hoje vira desconto à vista do fornecedor amanhã: quem paga em dia ganha poder de negociar o prazo, que é a variável que mais pesou no exemplo.

Como guardar a cotação para a próxima compra

A cotação de hoje só vale alguma coisa se existir na próxima compra. No papel, ela some. Na planilha, ela vira arquivo que ninguém abre. O lugar certo é o cadastro de produto: cada produto com os fornecedores que o vendem, o último custo de cada um, a data e o prazo. Com isso, a próxima cotação começa de três números reais em vez de três telefonemas.

Num sistema de gestão para loja, esse histórico se monta sozinho a partir da nota de entrada: o XML da compra traz preço, imposto e frete, e o sistema grava o custo final no produto e no fornecedor. Em loja de material de construção, onde o mesmo cimento tem três fornecedores e o preço muda todo mês, esse histórico é o que separa a cotação em 20 minutos da cotação em uma tarde.

O cadastro de fornecedor por produto e a entrada da nota pelo XML estão em todos os planos do VendaSimples, sem cobrança por nota de entrada ou por fornecedor cadastrado.

A planilha de planejamento de compras responde quanto comprar; esta responde de quem. As duas juntas formam o pedido. Faça a cotação só dos 20% de produtos que mais pesam na compra do mês: é onde a diferença de centavos por unidade vira dinheiro de verdade.

Pegue as três últimas notas de compra do produto que mais pesa no seu pedido e coloque na planilha com o frete e o prazo de cada uma. Se o mais barato da tabela não for o mais barato de verdade, você já tem o assunto da próxima conversa com o fornecedor. Com o custo por fornecedor guardado no sistema, a conversa seguinte começa com número na mão.