Como cadastrar produto com grade de cor e tamanho em 6 passos

A cliente pergunta se tem a camiseta básica preta no M. O sistema diz "camiseta básica: 30 unidades", e a vendedora vai revirar a pilha para descobrir. Cadastrar produto com grade resolve isso: o modelo é cadastrado uma vez, e cada combinação de cor e tamanho ganha saldo e código próprios. Uma camiseta em 4 tamanhos e 3 cores vira 12 saldos dentro de um cadastro só.

O que é produto com grade?

É um modelo com variações. O modelo guarda o que é igual em todas as peças: nome, fornecedor, dados fiscais, foto. A grade guarda o que muda, em geral tamanho e cor, e o sistema cria uma variação para cada combinação. Alguns programas chamam de produto pai e filhos, outros de variação ou atributo. O mecanismo é o mesmo.

Quando usar grade e quando cadastrar produto separado?

Use grade quando o cliente escolhe entre opções do mesmo modelo, e produto separado quando ele escolhe entre modelos. O teste de balcão: se a etiqueta de preço e a nota de compra são as mesmas e só muda a cor ou o número, é grade.

Passo 1: conte as variações no papel antes do sistema

Pegue um modelo da arara e anote numa folha os tamanhos nas colunas e as cores nas linhas. Em cada quadrinho, conte as peças. Essa folha é a grade, e é o que o caderno da loja sempre tentou ser. Ela mostra duas coisas antes de qualquer cadastro: quantas variações existem de verdade e quais estão zeradas.

Faça isso com os dez modelos que mais vendem. Quem começa pelo sistema, sem a folha, costuma criar grade de 6 cores para um modelo que só veio em 3 e passa o mês olhando variação fantasma com saldo zero.

Passo 2: defina os eixos e padronize os nomes

Dois eixos resolvem quase toda loja de roupa e calçado: tamanho e cor. Escreva cada valor de um jeito só. "Preto", "preta" e "PT" são três cores para o sistema, e o relatório vai somar cada uma numa linha. Decida a lista uma vez e use a mesma em todos os modelos.

• Tamanho: P, M, G, GG ou a numeração, na ordem em que aparecem na arara.
• Cor: o nome que a vendedora fala, não o da etiqueta do fornecedor ("azul-marinho", não "navy 034").
• Só o que muda o estoque: tecido, manga e estampa diferentes são outro modelo, não um terceiro eixo.

Passo 3: cadastre o modelo uma vez, com os dados fiscais

Nome sem cor e sem tamanho ("camiseta básica algodão"), fornecedor, custo e a classificação fiscal, que é a mesma para a grade inteira. O NCM, o código que classifica a mercadoria na nota, não muda porque a peça é azul. Preenchido no modelo, ele vale para todas as variações. Os campos do cadastro, um por um, estão em como cadastrar produtos no sistema.

Depois, marque na grade só as combinações que a loja comprou. O sistema cria as variações a partir daí, cada uma com saldo zero, esperando a entrada.

Passo 4: dê um código de barras a cada variação

É a variação que passa no leitor, não o modelo. Se a preta M e a preta G têm o mesmo código, o caixa não sabe qual saiu. A GS1, entidade que administra o código de barras no mundo, diz o mesmo. No exemplo da norma dela, de uma calça jeans, cada variação de estilo, cor e tamanho é um produto único, com código único.

Marca grande já manda a peça com o código de cada tamanho na etiqueta: basta bipar e associar à variação. Confecção pequena e peça sem etiqueta recebem um código interno, gerado pelo sistema e impresso na loja. Os dois convivem no mesmo cadastro.

Passo 5: lance a nota do fornecedor dentro da grade

A entrada é onde a grade costuma desandar. A nota do fornecedor pode vir com uma linha por tamanho ou com uma linha só, "camiseta básica, 36 unidades". No primeiro caso, cada linha é ligada à variação certa na primeira compra, e o sistema lembra nas seguintes. No segundo, alguém abre a caixa e distribui as 36 peças pela grade antes de confirmar.

Não pule essa distribuição. Entrada lançada "no modelo", sem variação, devolve a loja ao saldo de 30 unidades que não diz nada. A conferência da caixa contra a nota segue a rotina de como lançar nota fiscal de entrada.

Passo 6: etiquete as peças e confira a primeira venda

Imprima uma etiqueta por peça, com o código da variação, e faça uma venda de teste: uma preta M. O saldo da preta M tem que cair uma unidade, e o das outras onze variações tem que ficar parado. Se cair no modelo ou em outra cor, o código está repetido. Melhor descobrir agora do que na contagem do controle de estoque do fim do mês.

O preço pode mudar de um tamanho para outro?

Pode, e a grade continua valendo. O normal é um preço para o modelo inteiro. Quando o fornecedor cobra mais pelo plus size ou pela numeração especial, só essas variações recebem preço próprio, e a etiqueta sai com o valor certo. Não crie um segundo produto por causa de R$ 10: você perde a soma das vendas do modelo.

Como saber qual cor e tamanho encalha?

Abrindo o relatório de vendas por variação no fim da coleção. Com a grade cadastrada, ele mostra o modelo numa linha e, dentro dela, o que saiu de cada cor e tamanho. É comum descobrir que o modelo "vendeu bem" e que todo o GG ficou. Esse relatório vira o pedido seguinte, e a conta está em quantas peças comprar de cada tamanho.

Quais erros estragam o cadastro com grade?

• Cor no nome do produto. "Camiseta básica preta" como modelo obriga a criar outro modelo para a branca, e a grade perde o sentido.
• Grade completa por garantia. Marcar todas as cores e tamanhos "para o caso de chegar" enche a tela de variação zerada.
• Troca lançada como venda nova. Devolveu M e levou G: o M volta ao saldo e o G sai. Sem isso, a grade erra nos dois tamanhos.
• Etiqueta do modelo na peça. Uma etiqueta genérica para a pilha inteira faz o caixa escolher a variação no olho, com fila.

Hoje, pegue o modelo que mais vende e monte a folha do passo 1: tamanhos em cima, cores do lado, contagem em cada quadrinho. Com ela na mão, o cadastro leva minutos em qualquer sistema para loja de roupas com grade, e a próxima cliente que pedir a preta M recebe a resposta da tela, sem ninguém revirar a pilha.