Venda condicional: como controlar sem perder peça nem prazo

Sexta à tarde a cliente boa saiu com seis peças na sacola para experimentar em casa. Segunda, ninguém lembra se voltaram quatro ou cinco, e a calça que falta era a última do 40. Venda condicional é isso: a peça sai sem ser vendida e volta, ou vira venda, dentro de um prazo. Funciona quando cada peça tem registro, prazo e responsável. Abaixo está como montar esse controle e a conta de quanto ele rende.

O que é venda condicional e como ela funciona no balcão

Venda condicional é a saída de mercadoria para o cliente decidir em casa: ele leva, experimenta, devolve o que não quis e paga só o que ficou. Loja de roupas, calçados, lingerie e bijuteria vive disso porque a decisão de compra acontece na frente do espelho e com a opinião de quem mora junto. O condicional leva o espelho da loja até a casa da cliente.

O problema nunca é a ideia, é o controle. A sacola sai com pressa, o vendedor anota num caderno ou nem anota, e a cobrança fica para quando alguém lembrar. O que resolve quase tudo é registrar peça por peça na saída, combinar um prazo curto por escrito e conferir a devolução item a item na volta. As seções abaixo detalham cada passo.

Quantos dias o cliente pode ficar com o condicional?

Não existe prazo fixado em lei para o cliente; quem define é a loja, e o usual é de 24 horas a 3 dias. O que existe é o prazo fiscal da mercadoria: pelo Ajuste SINIEF 2/2018, a peça que sai para demonstração tem até 60 dias para voltar com o imposto suspenso. Passou disso, o fisco entende que houve venda.

Na loja, 60 dias é uma eternidade. Cada dia que a peça passa fora é um dia em que ela não está na arara para outra cliente, e roupa tem coleção, estação e liquidação marcadas no calendário. Prazo de dois dias, combinado na saída e escrito no comprovante, é o que faz a sacola voltar sem constrangimento. Quem cobra no dia seguinte recebe a peça; quem cobra na outra semana recebe um "esqueci em casa".

Precisa de nota fiscal no condicional?

Pela regra fiscal, o condicional é uma remessa para demonstração: a mercadoria sai com nota fiscal sem destaque de ICMS (o imposto fica suspenso) e volta com nota de entrada, ou vira venda normal se o cliente ficar. Quando o destinatário é pessoa física, quem emite a nota da volta é a própria loja, como a Sefaz de São Paulo explica em resposta a consulta sobre demonstração e mostruário. A peça que a cliente decidiu comprar recebe a nota de venda de sempre, a NFC-e do balcão.

Esse é o desenho oficial, e ele é mais rigoroso do que a maioria das lojas pequenas pratica. Muita loja trabalha só com o pedido de condicional impresso e assinado, e a nota sai quando a venda acontece. Se a sua loja é MEI, a emissão para pessoa física é dispensada e o comprovante assinado é o seu controle.

Se não é MEI, pergunte ao contador qual procedimento e CFOP ele quer para a remessa e o retorno no seu estado: a regra nacional é uma, a prática de cada Sefaz varia. O que não muda em nenhum cenário é o comprovante assinado na saída. Sem ele, nem a peça nem o dinheiro têm dono.

A conta: quanto cada sacola de condicional rende

Digamos que saem 6 peças de R$ 120 por sacola e a cliente costuma ficar com 30% delas. São 1,8 peças vendidas, R$ 216 de venda. Com margem de 50% sobre o preço, o lucro bruto é R$ 108. Se 2% das peças voltam manchadas ou não voltam, você perde 0,12 peça por sacola, ao custo de R$ 60 cada: R$ 7,20. Sobram R$ 100,80 por condicional.

A mesma conta mostra onde o condicional quebra. Se a perda sobe para 15% e a conversão cai para 10%, o resultado vira negativo (menos R$ 18 por sacola) sem que nenhuma peça tenha sido roubada. Basta cliente errada, prazo longo e ninguém conferindo a volta. Troque os números pelos da sua loja na calculadora.

Calcule se o condicional compensa na sua loja

Pegue os últimos 10 condicionais e tire a média de peças por sacola e de quantas viraram venda. Coloque a sua margem real. A calculadora devolve o resultado por sacola e o teto de perda que a sua margem aguenta.

Controle de condicional passo a passo, da saída ao retorno

O controle bom é o que o vendedor consegue fazer com a cliente esperando. Se exige mais do que bipar as peças e pegar uma assinatura, ele deixa de ser feito na primeira sexta-feira cheia.

1. 1Cadastre a cliente com nome, CPF e WhatsApp antes da primeira sacola. Condicional para desconhecido sem cadastro é doação com prazo.
2. 2Registre peça por peça, pelo código de barras ou pela etiqueta: descrição, tamanho, cor e preço. "6 peças" não é registro; "vestido midi floral P, R$ 189,90" é.
3. 3Combine o prazo e escreva no comprovante: "devolução até terça, 19h". Dois dias para roupa, um para bijuteria e acessório.
4. 4Imprima duas vias e colha a assinatura. Uma vai na sacola, a outra fica na loja. O comprovante lista as peças, os valores e o que acontece com peça danificada.
5. 5Mande o lembrete na véspera do prazo, pelo WhatsApp, com a foto das peças. É o passo que mais gente pula e o que mais faz sacola voltar.
6. 6Confira a volta item a item, com o comprovante na mão: etiqueta, estado da peça, cheiro de perfume ou marca de maquiagem. Dê baixa do que voltou e feche a venda do que ficou.
7. 7Registre o que não voltou como pendência, com data, e cobre no mesmo dia. Peça sem dono no sistema vira "sumiu" no inventário.

Baixe grátis: planilha de controle de condicional

A planilha registra uma linha por peça, calcula a data limite, marca sozinha o que está na rua, atrasado, vendido ou perdido, e monta um resumo com o dinheiro fora da loja e a taxa de conversão. A aba por cliente mostra quem devolve no prazo e quem só recebe condicional com recibo.

Peça que não voltou: como cobrar sem perder a cliente

A cobrança começa antes da sacola sair, no comprovante: o que acontece se a peça voltar danificada e até quando ela pode voltar. Com isso combinado, cobrar é lembrar um acordo, não brigar. Três mensagens costumam bastar, sempre com a foto das peças e o valor.

• Na véspera do prazo: "Oi, Ana! Amanhã é o dia de devolver as peças da sacola de sexta. Passa aqui até as 19h? Se preferir ficar com alguma, já deixo separada."
• No dia seguinte ao prazo: "Ana, o prazo das peças venceu ontem. Consegue trazer hoje ou quer que eu busque? Preciso delas para a arara do fim de semana."
• Uma semana depois: "Ana, como combinamos no comprovante, vou lançar as peças como venda e te mandar o link de pagamento. Se preferir devolver hoje, cancelo na hora."

Peça que volta com marca de uso ou sem etiqueta entra na mesma regra do comprovante. Se a sua política de troca e devolução já está escrita e visível, o condicional segue o mesmo texto e a conversa fica curta. Cliente que atrasa duas vezes não recebe a terceira sacola sem sinal, e a planilha de cliente existe para você não depender da memória.

O que exigir do sistema para o condicional não virar furo

Caderno e planilha funcionam até a segunda vendedora e a segunda loja. A partir daí, o controle precisa morar no mesmo lugar do estoque, senão a peça que está na rua aparece como disponível para vender e a que voltou continua "fora". Antes de fechar com um sistema para loja de roupas, peça para ver na tela como ele trata a peça que saiu e ainda não voltou. Quatro coisas precisam aparecer na demonstração.

• Saída por peça, com grade: a reserva tira a peça da venda enquanto ela está fora, sem dar baixa definitiva. É a mesma lógica da baixa de estoque por tipo de saída.
• Comprovante impresso com assinatura e histórico por cliente, para a vendedora nova saber quem já atrasou.
• Conversão em venda com um clique: o que a cliente ficou vira NFC-e sem digitar de novo, e o que voltou retorna ao estoque.
• Relatório de condicionais em aberto por prazo, para cobrar antes de virar perda, e a taxa de conversão por vendedora, no mesmo lugar do controle de grade da loja de roupas.

Quem já usa grade por tamanho e cor no estoque, como no cálculo da grade de compra, ganha o controle de condicional quase de graça: a peça que sai é a mesma linha da grade. Os planos variam pelo tamanho da loja, não pelo número de usuários, então a segunda vendedora entra sem custo.

Comece hoje pela sacola que está na rua: ligue, confira o que volta e dê baixa peça por peça. Depois imprima o comprovante para a próxima e combine o prazo em voz alta. Se o caderno já não dá conta, o sistema faz a reserva e a conversão em venda. O condicional segue vendendo o que a arara sozinha não vende, com cada peça de volta no lugar.