Venda com sinal: quanto pedir e como registrar no caixa

A cliente encomendou o bolo de 3 quilos para sábado, deixou R$ 50 e não apareceu. O bolo tem o nome do menino escrito em cima e custou R$ 120 de insumo. Venda com sinal existe para esse dia: o sinal certo é o que fica na sua mão se o cliente sumir, não a metade que todo mundo pede. A conta, o registro e a lei estão abaixo.

Quando pedir sinal, e quando não pedir

Sinal é para a venda em que você gasta antes de receber: compra um material, produz algo, ou tira da prateleira um produto que outro cliente levaria. Se nada disso acontece, o sinal só atrapalha o fechamento da venda. A tabela separa os quatro casos que se confundem no balcão.

Quanto pedir de sinal

Peça, no mínimo, o valor que você perde se o cliente não voltar. Digamos que o bolo sai por R$ 300 e os insumos custam R$ 120. Com o nome escrito em cima, se ela não aparecer, os R$ 120 inteiros se perdem: esse é o sinal mínimo, 40% da encomenda. Os R$ 50 que a padaria pediu deixam R$ 70 descobertos, e é isso que sai do caixa no sábado à noite.

A regra dos "50%" acerta por acaso. Num móvel sob medida de R$ 2.000 com R$ 1.100 de madeira, ferragem e mão de obra do marceneiro, os 50% (R$ 1.000) ficam R$ 100 abaixo do custo. Já num vestido de catálogo de R$ 500, que custa R$ 250 e volta para a arara se a cliente desistir, 50% é quase o dobro do necessário e afasta quem pagaria R$ 100 para garantir a peça.

Entre o mínimo e o custo inteiro, a escolha é de caixa. Sinal igual ao custo significa comprar o material com o dinheiro do cliente, e não com o seu. Para loja pequena, que compra a madeira ou a farinha à vista, essa diferença decide se a encomenda aperta o mês ou não.

Calcule o sinal da sua encomenda

Informe o valor da encomenda, o custo do que vai comprar ou produzir e quanto desse custo se perde se o cliente sumir. Se já pede um sinal fixo, informe o valor para ver o que ele deixa descoberto. O resultado serve de regra para a equipe: uma porcentagem por tipo de encomenda, escrita ao lado do caixa.

Como registrar o sinal no caixa sem bagunçar a venda

O erro clássico é registrar o sinal como venda de R$ 50 e, na entrega, outra venda de R$ 250. O relatório mostra duas vendas de um produto só, o estoque dá baixa duas vezes ou nenhuma, e o dia da encomenda fica com um faturamento que não existiu. Sinal é dinheiro recebido por uma venda que ainda vai acontecer, e o registro precisa dizer isso.

1. 1Abra um pedido, não uma venda. Cliente, produto, valor total, data de entrega e o sinal combinado. O estoque não baixa e o faturamento não sobe.
2. 2Lance o sinal como recebimento vinculado ao pedido. O dinheiro entra no caixa do dia com a descrição "sinal do pedido nº X", separado das vendas. É o que faz o fechamento bater sem ninguém precisar "explicar" R$ 50 a mais na gaveta.
3. 3Entregue o recibo do sinal. O modelo está mais abaixo. Sem recibo, a discussão da desistência não tem papel.
4. 4Reserve a mercadoria, se ela já existe. Produto de prateleira encomendado sai da disponibilidade para venda, não do estoque. Assim ninguém vende a última unidade para outro cliente.
5. 5Na entrega, feche a venda pelo valor total. Abata o sinal já recebido, cobre o saldo e emita a nota. É neste dia que o estoque baixa e o faturamento entra.
6. 6Encomenda não retirada em 30 dias vira decisão, não esquecimento. Ligue, ofereça a retirada com data, e depois aplique a regra combinada no recibo.

O cliente desistiu: tem que devolver o sinal?

Não, se ficou combinado que o valor era sinal e a desistência foi do cliente. O Código Civil chama esse valor de arras: quem deu o sinal e desiste perde o que pagou, e a loja que recebeu e não entrega devolve o valor em dobro. A regra está nos artigos 417 a 420, resumidos pelo Tribunal de Justiça do Distrito Federal.

Duas condições fazem a regra valer no balcão. A primeira é a palavra "sinal" escrita no recibo, com a frase de que ele não é devolvido em caso de desistência do cliente. A segunda é a loja cumprir a sua parte: se o bolo não ficou pronto no dia, quem deve é você, e em dobro. Sem recibo, o valor vira "adiantamento" e a discussão vai para o bom senso de cada um.

O arrependimento de sete dias do Código de Defesa do Consumidor não entra aqui. Ele vale para compra feita fora da loja, por telefone ou internet, e não para a encomenda fechada no balcão, como explica o mesmo tribunal. Se você fecha encomenda pelo WhatsApp, o cliente tem esse prazo, e o sinal de uma peça personalizada pedida assim merece uma conversa antes de o material ser cortado.

Na dúvida, devolver o sinal de um cliente antigo que passou por um problema custa menos que a fama de padaria que "fica com o dinheiro". A lei diz o que você pode reter; a decisão de reter é sua, caso a caso, e a regra escrita existe para o caso em que a conversa não resolve.

A nota fiscal sai no sinal ou na entrega?

Na entrega, pelo valor total. A nota do varejo acompanha a saída da mercadoria, e no dia do sinal não saiu mercadoria nenhuma. O cliente recebe o recibo do sinal quando paga a entrada e a NFC-e ou NF-e quando retira, com o valor cheio e a forma de pagamento dividida entre o que já estava pago e o saldo.

Se a sua loja vende para empresa com entrega marcada para meses depois, existe um documento próprio para o adiantamento, a nota de simples faturamento. Confirme com o contador se a sua operação se enquadra nisso; para o bolo de sábado e o sofá da semana que vem, é recibo no sinal e nota na entrega.

O recibo do sinal em 6 itens

Um recibo de sinal cabe em meia folha, impresso do sistema ou escrito no bloco, com cópia para a loja. O que não pode faltar:

• Quem e o quê: nome e telefone do cliente, descrição da encomenda com o detalhe que a torna dela (nome no bolo, medida do móvel, cor e tamanho).
• Valor total e sinal recebido, com a forma de pagamento do sinal e o saldo a pagar na entrega.
• Data de entrega ou retirada, e até quando a encomenda fica guardada depois dela.
• A palavra "sinal" e a frase: em caso de desistência do cliente, o sinal não é devolvido; se a loja não entregar, devolve em dobro.
• O que acontece se o produto vier diferente do combinado: refaz ou devolve o total. É isso que dá ao cliente segurança para deixar o dinheiro.
• Número do pedido, o mesmo que está no sistema, para a entrega achar o sinal em dois segundos.

Onde o sinal mora no sistema da loja

Num PDV de loja, o sinal é um recebimento ligado a um pedido em aberto. O caixa do dia mostra o valor como entrada, o pedido mostra o saldo, e a venda só nasce quando a mercadoria sai. Se o seu sistema não tem pedido, ele vai empurrar você a registrar o sinal como venda, e o problema do exemplo acima aparece na primeira semana de encomendas.

No VendaSimples a encomenda começa como orçamento, o sinal entra no caixa do dia como recebimento identificado e a venda, com a NFC-e pelo total, nasce na retirada. É assim no sistema para lojas, em qualquer um dos planos, e o caixa fecha sem diferença nos dois dias.

Na próxima encomenda, faça a conta antes de dizer "metade": quanto você perde se essa pessoa não voltar? Peça esse valor, escreva "sinal" no recibo com a regra da desistência e lance como recebimento do pedido, não como venda. O saldo e a nota ficam para o dia da entrega. Com o pedido no sistema, o caixa conta essa história sozinho.