Vale-presente na loja: como vender, controlar e dar baixa

Véspera do Dia das Mães, a cliente não sabe o tamanho nem a cor, e pergunta se tem vale. A atendente pega um cartão da gaveta, escreve R$ 150 a caneta e o dinheiro entra no caixa como se fosse venda. Vale-presente na loja é venda antecipada de algo que ainda não saiu da prateleira, e é assim que ele precisa entrar no caixa e na nota.

O vale entra no caixa duas vezes, e só uma é venda

No dia em que a cliente compra o vale, entra dinheiro e não sai mercadoria. No dia em que a filha vem trocar o vale por uma blusa, sai mercadoria e não entra dinheiro. Se o caixa registrar os dois dias como venda, a loja vende R$ 300 tendo entregue R$ 150 de produto, e o estoque e o faturamento passam a discordar.

• Na compra do vale: registre como recebimento antecipado (ou "venda de vale", conforme o seu sistema chama), com número do vale, valor e nome do comprador. O dinheiro conta no fechamento do caixa; a venda de produto, não.
• No resgate: registre a venda normal dos itens e use "vale-presente" como forma de pagamento, com o número do vale. É aqui que o estoque baixa e a nota sai.
• No resgate parcial: a venda usa parte do valor e o saldo fica no vale, com a mesma numeração. Anote o saldo no cartão e no controle.

Isso muda o fechamento de caixa do dia: o dinheiro do vale está na gaveta, mas ele não é lucro nem venda ainda. É uma dívida da loja com quem vai aparecer com o cartão. Em dezembro isso vira dezenas de vales abertos, e a loja que gastou esse dinheiro como se fosse dela passa janeiro entregando produto sem receber.

Nota fiscal do vale-presente: na venda ou no resgate?

No resgate. A nota fiscal acompanha a mercadoria, e o imposto sobre a venda nasce quando o produto sai da loja, pela Lei Complementar 87/1996. Na compra do vale, o cliente recebe um comprovante de pagamento (recibo ou comprovante do cartão), não um cupom fiscal, porque ainda não há mercadoria.

Quando a filha resgata a blusa de R$ 150, sai a NFC-e da blusa com "vale-presente" na forma de pagamento. Se ela levar R$ 200 e pagar os R$ 50 de diferença no cartão, a mesma nota traz as duas formas. Cada estado tem regra própria para registrar o valor recebido antes, então confirme com o contador como lançar a venda do vale no seu regime, e deixe a NFC-e para o dia do resgate.

Baixe grátis: planilha de controle de vale-presente

A planilha numera cada vale, calcula a validade pela regra que você definir, soma os resgates parciais, mostra o saldo de cada cartão e diz quanto a loja deve em vales abertos hoje. Tem uma aba de resumo por mês para você saber quantos foram emitidos, resgatados e vencidos.

Regras que evitam briga no balcão

A maioria das discussões sobre vale acontece porque a regra não estava escrita no cartão. O Código de Defesa do Consumidor manda informar ao cliente, de forma clara, as condições do que ele está comprando, e isso inclui o cartão que a loja vende. Escreva no verso e cadastre a mesma regra no sistema:

• Validade. Defina um prazo generoso, 12 meses é o que a gente mais vê em loja de bairro, e imprima a data no vale. Prazo curto demais vira reclamação no Procon e cliente perdido.
• Troco. Vale não devolve dinheiro: o saldo fica no cartão para a próxima compra. Diga isso antes de vender o vale, não na hora do resgate.
• Numeração. Cada vale tem um número único, e o caixa só aceita vale que existe no controle. Cartão escrito a caneta sem número é convite para fraude.
• Perda ou extravio. Com o número no controle e o nome do comprador, dá para bloquear o vale perdido e emitir outro. Sem o número, não.
• Transferível. Vale é ao portador: quem apresenta, usa. Se quiser restringir ao presenteado, anote o nome, mas saiba que o caixa vai ter de conferir documento.
• Promoção e desconto. Decida se o vale pode ser usado em item de liquidação. A regra padrão é sim; se for não, isso precisa estar escrito.

Vale-presente e crédito de troca não são a mesma coisa

O vale-presente nasce de dinheiro que entrou. O crédito de troca nasce de mercadoria que voltou, quando o cliente devolve uma peça e leva um vale em vez do reembolso. Os dois viram "vale" no caixa, mas o segundo já teve nota emitida na venda original e precisa de política de troca escrita e de nota de devolução. Numere os dois em séries separadas para o relatório não misturar.

A mesma lógica vale para a venda com sinal: dinheiro que entra antes da mercadoria sair. A diferença é que o sinal já tem produto e cliente definidos; o vale, não. No relatório do mês, os três aparecem na mesma linha, "recebido antecipado", e o dono sabe quanto do dinheiro na conta ainda não é dele.

Como o vale aparece no fechamento e no relatório

No fechamento do dia, o valor dos vales vendidos entra na gaveta e no cartão como recebimento, separado das vendas. No resgate, a venda aparece com pagamento "vale-presente", e o total de vendas do dia fica maior que o dinheiro que entrou. Isso é normal, e é o motivo de os dois relatórios existirem: o de vendas mede a loja; o de recebimentos mede a gaveta.

Num PDV de frente de caixa que registra recebimento antecipado, o vale entra com número no dia da compra, o resgate desconta o valor na venda e o relatório de recebidos e resgatados sai sem conta de cabeça. Numa loja de roupas, é o que faz o Dia das Mães terminar sem dezenas de cartões escritos à mão na gaveta.

Recebimento antecipado e NFC-e estão em todos os planos, do menor ao maior.

Antes da próxima data comemorativa, numere os cartões, escreva a validade e a regra do troco no verso e comece o controle hoje, com os vales que já estão na rua. No fechamento, separe o que é vale do que é venda. Quando o cartão voltar, a nota sai na hora certa e o dinheiro de dezembro ainda está lá para pagar o produto de fevereiro.