Fechamento de caixa: como o dono confere o do funcionário

O funcionário fechou às sete, deixou o envelope e o relatório no escritório e foi embora. De manhã você lê: "bateu". Bateu como? Na loja com operador, o fechamento de caixa tem duas metades: ele conta, você confere. Abaixo está o roteiro para colar no caixa e os cinco pontos que o dono olha em dez minutos.

O que o operador tem que entregar no fim do turno

Fechar o caixa é comparar o que o sistema registrou de venda com o que de fato entrou, forma por forma. O saldo esperado da gaveta é fundo de troco + vendas em dinheiro + suprimentos − sangrias. Cartão e Pix se conferem à parte, na maquininha e no extrato.

Para você conseguir conferir sem estar lá, o operador precisa deixar um pacote completo. Sem ele, "bateu" é só a palavra de quem fechou.

• O relatório de fechamento do PDV, com o total por forma de pagamento, as sangrias e os suprimentos do turno.
• A contagem da gaveta anotada por ele, com cédulas e moedas separadas.
• O resumo da maquininha, impresso ou em foto.
• Os envelopes de sangria com valor, hora e assinatura.
• A diferença, se houve, com o motivo que ele acha provável.

Roteiro de fechamento para colar ao lado da gaveta

Esse é o passo a passo que o operador segue toda noite, na mesma ordem. Ele vale para loja de roupa, mercadinho ou qualquer balcão com frente de caixa, e leva menos de dez minutos com o sistema fazendo a soma.

1. 1Finalizar ou cancelar as vendas abertas. Venda pendente no meio da conferência bagunça o total.
2. 2Contar a gaveta duas vezes antes de olhar o número do sistema, e anotar.
3. 3Emitir o relatório de fechamento e conferir cartão contra a maquininha e Pix contra o extrato.
4. 4Lançar a diferença como ela é. Nada de completar do bolso nem guardar a sobra.
5. 5Fazer a sangria final e deixar na gaveta só o fundo de troco do dia seguinte.
6. 6Encerrar o caixa no sistema e deixar o pacote do fechamento no lugar combinado.

Por que o operador conta antes de ver o número do sistema

Quem vê o esperado na tela antes de contar tende a "achar" o valor certo. Conta de novo até chegar perto, arredonda, e a diferença real some do registro. Com a contagem feita primeiro, o número anotado é o que estava na gaveta, e a comparação passa a dizer alguma coisa.

Isso vale ainda mais quando dois funcionários dividem o dia. Cada um fecha o próprio turno, e a passagem da gaveta vira um mini fechamento. Assim, quando falta dinheiro, você sabe em qual metade do dia procurar.

Os 5 pontos que o dono confere no fechamento

Você não precisa recontar a gaveta todo dia. Precisa olhar o relatório com os olhos certos. Estes são os pontos que mostram se o caixa bateu porque está tudo certo ou porque alguém ajustou a conta:

1. 1Esperado contra contado, forma por forma. Dinheiro, cartão e Pix separados. Uma falta no dinheiro compensada por sobra no cartão não é empate, são dois erros.
2. 2Sangrias. Valor redondo, hora coerente com o movimento e envelope assinado. Sangria sem motivo ou lançada no fim do turno merece pergunta.
3. 3Cancelamentos depois do pagamento. Venda cancelada com o cliente já longe é o rastro mais comum de desvio.
4. 4Descontos manuais. Quem deu, em quais produtos e quanto. Desconto que se repete sempre com o mesmo operador conta uma história.
5. 5O dinheiro do dia contra o mesmo dia da semana passada. Se o cartão subiu e o dinheiro despencou sem motivo, olhe de perto.

Quando o caixa bate todo dia e o lucro do mês não aparece, o problema pode estar justamente no que não gera diferença. As formas de desvio que deixam o caixa batendo passam pelos pontos 3 e 4 dessa lista.

Sobrou ou faltou: a regra que você combina antes

Diferença pequena e de vez em quando acontece em qualquer loja. O que estraga o controle é cada fechamento ser resolvido na conversa. Deixe por escrito, antes do primeiro problema:

• A tolerância por turno, em reais, e o que acontece acima dela.
• Que sobra também é registrada. Sobra escondida hoje cobre falta amanhã, e você perde a pista das duas.
• Quem investiga e quando. No mesmo dia, enquanto o operador ainda lembra do troco dado.

Para achar a origem de uma falta específica, o passo a passo de diferença de caixa separa as causas por forma de pagamento.

Fechar no caderno ou no sistema

Com o PDV registrando tudo, o fechamento deixa de ser conta de cabeça e o histórico vira a base do seu fluxo de caixa.

É assim no PDV do VendaSimples, e no mercadinho com mais de um caixa cada operador fecha o seu, com o relatório separado por pessoa.

Comece amanhã com uma mudança só: a contagem vem antes da tela, e o pacote do fechamento fica completo na mesa. Na primeira semana, olhe os cinco pontos todo dia. Depois de um mês, você sabe qual turno e qual tipo de venda pedem atenção, e a conferência cai para poucos minutos.