Quanto custa um funcionário para a loja no Simples Nacional

Sábado, fila no caixa, você sozinho atendendo, embalando e cobrando, e a cliente do fundo foi embora sem comprar. A pergunta que fica é quanto custa um funcionário no Simples Nacional. Com o salário mínimo de 2026, uns R$ 2.090 por mês com 13º e férias já reservados: 1,29 vez o salário, não o dobro. A conta inteira, encargo por encargo, está abaixo.

Quanto custa um funcionário no Simples Nacional, em números

A loja do Simples Nacional que não é MEI paga, sobre a folha, um encargo direto só: o FGTS de 8%. O resto do custo são direitos que vencem depois e precisam ser guardados todo mês: 13º salário, férias e o terço de férias, com FGTS em cima deles também. Com o salário mínimo de 2026, fixado em R$ 1.621 pelo Decreto 12.797/2025, a conta fica assim:

No ano, são cerca de R$ 25.100. O INSS que aparece no holerite (7,5% no salário mínimo) é desconto do funcionário, não custo seu: você só repassa. Vale-transporte e alimentação entram por fora, e a próxima seção mostra como. Se o piso da convenção coletiva do comércio da sua cidade for maior que o mínimo, troque o salário e toda a coluna acompanha.

Por que não é o dobro do salário para quem está no Simples

A frase "funcionário custa o dobro" vem das empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real, que pagam 20% de INSS patronal sobre a folha, mais o seguro de acidente e as contribuições do Sistema S e do salário-educação. Somando, chega perto de 30% antes de entrar 13º e férias. A loja do Simples não paga nada disso separado.

A Lei Complementar 123, no artigo 13, inclui a contribuição patronal previdenciária dentro do DAS que você já paga sobre o faturamento (inciso VI) e dispensa as demais contribuições da União, inclusive as do Sistema S (parágrafo 3º). A exceção é o Anexo IV, de construção e alguns serviços, que não é o caso de comércio. Para a loja, sobra o FGTS.

Isso muda a decisão de contratar. Um contador acostumado com empresa maior pode passar a régua do "dobro" por hábito, e a loja adia uma contratação que já se pagava. Pergunte a ele o custo no seu regime, com o seu anexo, e compare com a conta acima.

Vale-transporte, alimentação e o que a convenção manda

O vale-transporte é obrigatório quando o funcionário pede, e a lei permite descontar dele até 6% do salário. Digamos que a passagem custe R$ 220 por mês: você desconta R$ 97,26 (6% de R$ 1.621) e paga a diferença, R$ 122,74. Funcionário que mora perto e vai a pé não gera esse custo, mas a escolha é dele, não sua.

Alimentação, cesta básica e plano de saúde não são obrigatórios por lei federal no comércio. Quem manda é a convenção coletiva do sindicato do comércio da sua cidade. Ela pode exigir vale-refeição, piso acima do mínimo e adicional por quebra de caixa para quem opera o PDV. Uniforme, quando exigido, é por conta da loja. Antes de fechar o salário, leia a convenção vigente: é ela que define o piso e os benefícios da sua região.

Calcule o custo do funcionário da sua loja

Coloque o salário combinado, o vale-transporte e o que a convenção obriga. A calculadora desconta os 6% do vale, soma as provisões e ainda diz quanto a loja precisa vender a mais por mês para o funcionário se pagar.

Quanto a loja precisa vender a mais para pagar a contratação

O custo só faz sentido ao lado da venda que ele gera. A conta é o custo total dividido pela sua margem de contribuição, o que sobra de cada venda depois do custo da mercadoria e da taxa do cartão. Com R$ 2.091 de custo e margem de 40%, o funcionário se paga com R$ 5.228 de venda a mais por mês. Em 26 dias de loja aberta, são R$ 201 por dia.

Se a sua margem é menor, a venda necessária cresce na mesma proporção: a 25%, o mesmo funcionário exige R$ 8.364 a mais por mês. É por isso que o ponto de equilíbrio da loja precisa ser recalculado depois da contratação, com o custo do funcionário somado aos custos fixos.

Os custos que chegam depois: rescisão, hora extra e feriado

• Rescisão sem justa causa: multa de 40% sobre todo o FGTS depositado, mais aviso prévio de 30 dias (trabalhado ou pago) e as férias e o 13º proporcionais. Quem provisionou todo mês paga sem susto; quem não provisionou descobre o custo de uma vez.
• Hora extra: no mínimo 50% a mais que a hora normal. No varejo ela aparece em véspera de feriado e em dezembro. Duas horas por dia, todo dia, custam mais que meio funcionário a mais.
• Domingo e feriado: no comércio, o trabalho nesses dias segue o que a convenção coletiva da sua cidade permite e cobra (folga compensatória, adicional ou os dois). Consulte antes de montar a escala de dezembro.
• Faltas e atestados: os primeiros 15 dias de afastamento por doença são pagos pela loja. É um custo que não entra em planilha nenhuma e chega.
• Exame admissional, uniforme e treinamento: custo de entrada, uma vez. O treinamento no caixa tem roteiro de um dia em como treinar funcionário no PDV.

Se a loja é MEI, a conta é outra

O MEI pode ter um único funcionário e paga 11% de encargos sobre o salário (3% de INSS patronal mais 8% de FGTS), o que dá um custo mensal um pouco maior que o da loja do Simples comum. A conta completa, com a calculadora própria, está em quanto custa um funcionário para o MEI. Se a sua loja está prestes a passar o limite do MEI e virar ME, a boa notícia é que o segundo funcionário não custa mais caro que o primeiro.

Registrar o funcionário: o que fazer antes do primeiro dia

1. 1Exame admissional feito e com o atestado em mãos antes do início. É obrigatório e barato; sem ele, qualquer afastamento vira problema.
2. 2Contrato de trabalho com salário, jornada, função e período de experiência (até 90 dias), assinado pelos dois.
3. 3Admissão no eSocial enviada até o dia anterior ao início. Sem isso, o funcionário está trabalhando sem registro no primeiro dia.
4. 4Carteira de trabalho digital: a anotação sai do próprio eSocial; não existe mais carimbo em papel.
5. 5FGTS mensal pelo FGTS Digital, até o dia 20 do mês seguinte. Coloque na agenda junto com o DAS.
6. 6Provisão: transfira todo mês R$ 340 (no salário mínimo) para uma conta separada. Em novembro e dezembro o 13º sai dela, não do caixa.
7. 7Usuário próprio no sistema da loja, com permissões definidas, antes de o funcionário encostar no caixa.

Boa parte disso o contador faz; a provisão e o usuário no sistema são seus. O custo do funcionário entra na planilha de custos fixos da loja como uma linha só, com o total provisionado, não com o salário. E o controle de quem vendeu o quê, por usuário, é uma das funções que um sistema para loja precisa ter antes da segunda pessoa no caixa.

Se a fila do sábado já está custando venda, faça a conta hoje com os seus números: salário da convenção, vale, margem. Se o funcionário se paga com uma tarde a mais de venda por semana, ele já deveria estar na loja. Um sistema para comércio com usuário por funcionário e relatório por vendedor mostra se a conta fechou.