Quanto custa um funcionário MEI: cálculo 2026 + calculadora

Saber quanto custa um funcionário para o MEI é o que separa uma contratação que faz a loja crescer de uma dívida disfarçada de ajuda. A boa notícia: o MEI tem os menores encargos trabalhistas do país, apenas 11% sobre o salário. A notícia completa: o custo real do mês não é só salário mais 11%, porque 13º, férias e eventuais benefícios chegam depois, e chegam para todo mundo. Neste guia você vê a conta inteira com o salário mínimo de 2026, os custos que quase ninguém provisiona e uma calculadora para simular o seu caso com os seus números.

Quanto custa um funcionário para o MEI?

Com o salário mínimo de 2026 (R$ 1.621), um funcionário custa ao MEI cerca de R$ 1.799 por mês de forma direta: o salário mais 11% de encargos (3% de INSS patronal e 8% de FGTS). Provisionando 13º salário e férias com o terço constitucional, o custo mensal real fica em torno de R$ 2.150, ou aproximadamente R$ 25.800 por ano.

Esses números valem para quem paga o piso nacional. Se a categoria do seu funcionário tem piso salarial próprio (definido em convenção coletiva), a base muda e a conta acompanha. É por isso que a calculadora mais abaixo deixa você trocar o salário e ver o resultado na hora.

As regras: quem o MEI pode contratar

O MEI pode ter um único empregado, que deve receber o salário mínimo vigente ou o piso da categoria profissional, o que for maior. A contratação é pela CLT, com carteira assinada e todos os direitos: jornada registrada, férias, 13º, FGTS e descanso semanal. As regras completas estão na página oficial de direitos e obrigações do MEI.

• Limite de 1 funcionário: é a regra que mantém o MEI como micro operação. Precisou de dois? É sinal de que chegou a hora de migrar de MEI para ME.
• Salário mínimo ou piso da categoria: em 2026, o mínimo nacional é R$ 1.621. Confira se a convenção coletiva do seu setor define um piso maior.
• Substituição temporária permitida: se o funcionário sair de férias ou se afastar, o MEI pode contratar um substituto pelo período, sem perder o enquadramento.
• Carteira assinada desde o primeiro dia: funcionário informal no balcão é risco trabalhista que nenhuma economia de 11% compensa.

A conta por extenso: os 11% de encargos do MEI

Enquanto uma empresa comum recolhe INSS patronal de 20%, o MEI recolhe 3%. Somando os 8% de FGTS, que valem para todo empregador, os encargos mensais fecham em 11% sobre o salário. Sobre o mínimo de 2026, fica assim:

O valor do salário mínimo de 2026 foi confirmado em R$ 1.621 pela Agência Brasil. Quando o mínimo for reajustado, refaça a conta: os percentuais continuam os mesmos, a base é que muda.

Os custos que não aparecem no mês (mas chegam)

A pegadinha da contratação não está nos 11%: está no que vence de uma vez só. Em dezembro chega o 13º salário. No aniversário de contrato chegam as férias, acrescidas de um terço. E sobre esses dois valores também incidem INSS e FGTS. Quem não guarda um pouco todo mês sente o caixa afundar duas vezes por ano, justamente nas épocas de mais movimento da loja.

• 13º salário: um salário extra por ano. Provisão de 1/12 por mês (R$ 135 no mínimo de 2026).
• Férias + 1/3: um salário mais um terço a cada ano de contrato. Provisão de cerca de R$ 180 por mês.
• Encargos sobre 13º e férias: os mesmos 11% incidem sobre essas verbas. Inclua na reserva.
• Eventual rescisão: aviso prévio e multa de 40% sobre o saldo do FGTS em demissão sem justa causa. Não é custo mensal, mas é bom saber que existe.
• Benefícios: vale-transporte é obrigatório se o funcionário precisar (você pode descontar até 6% do salário dele); alimentação e outros dependem da convenção da categoria.

Calcule o custo do seu funcionário

Agora aplique a conta ao seu caso. Informe o salário combinado (e os benefícios, se houver) e veja o custo direto do mês, a provisão recomendada e o total do ano:

Como registrar o funcionário: passo a passo

O registro do empregado do MEI é feito pelos canais digitais do governo e, na prática, muitos MEIs pedem ajuda do contador só nesta etapa inicial. O caminho geral é este:

1. 1Combine salário (mínimo ou piso da categoria), jornada e função, e guarde os documentos do contratado.
2. 2Faça a admissão no eSocial, o sistema oficial que unifica as obrigações do empregador.
3. 3Anote a admissão na carteira de trabalho digital (o registro no eSocial já alimenta a CTPS digital).
4. 4Todo mês, feche a folha e recolha os encargos gerados pelo eSocial (INSS de 3% + a parte descontada do empregado) e o FGTS de 8%.
5. 5Provisione 13º e férias desde o primeiro mês, como mostrado acima.

Vale a pena contratar? A conta do lado de lá do balcão

A pergunta certa não é só "consigo pagar R$ 2.150 por mês?", e sim "o que esses R$ 2.150 destravam?". No varejo, um funcionário no caixa libera o dono para comprar melhor, negociar com fornecedor e cuidar do que faz a loja crescer. Ele também mantém a loja aberta no horário de almoço e no sábado cheio, que costumam ser as horas de maior venda. Uma referência simples: se a presença do funcionário permitir vender o suficiente para cobrir o custo total dele com a margem das vendas extras, a contratação se paga. Faça essa conta com o guia de ponto de equilíbrio.

E prepare a chegada: funcionário novo no caixa sem treino vira fila e erro de troco. O roteiro para deixar alguém operando com segurança em um dia está em como treinar funcionário no PDV. Com um sistema de gestão para MEI simples de usar, o treino é mais rápido e cada venda do funcionário fica registrada com o nome dele, o que facilita conferir o caixa no fim do dia. Veja como isso funciona na página de soluções para MEI.

Contratou e o negócio cresceu: fique de olho no limite

Contratar costuma ser o primeiro sinal de que o MEI está ficando grande. O segundo é o faturamento se aproximando do teto de R$ 81 mil por ano. Os dois juntos indicam que vale planejar a migração para ME com antecedência, em vez de ser pego de surpresa na declaração anual. Entenda os gatilhos e o caminho em limite de faturamento do MEI e MEI x ME: quando migrar. E lembre que o custo do funcionário não muda na migração: o que muda é o INSS patronal, que sobe em relação aos 3% do MEI, mais um motivo para fazer a virada com planejamento e com os números do negócio organizados.

Contratar o primeiro funcionário é das decisões mais importantes da vida de um MEI, e ela fica muito mais leve quando a conta é feita antes: 11% de encargos, provisão de 20% para o fim do ano e um caixa organizado para absorver tudo isso. Com os números claros e um sistema de gestão registrando cada venda, você contrata na hora certa, pelo motivo certo, e transforma o custo do funcionário em faturamento que ele mesmo ajuda a gerar.