Quanto cobrar por xerox e impressão na papelaria

O cliente chega com o pendrive, pede dez cópias e pergunta o preço antes de você abrir o arquivo. R$ 0,25? R$ 0,50? Quanto cobrar por xerox e impressão sai de uma conta que quase nenhuma papelaria faz: toner, papel, máquina e conserto divididos pelas cópias do mês. Abaixo está essa conta, uma calculadora para rodar com os seus números e o ponto em que a máquina começa a se pagar.

O que entra no custo de uma cópia

A maioria das lojas divide o preço da resma por 500 folhas, chega a cinco centavos e acha que o resto é lucro. Não é. A folha é a parte mais barata da cópia. O toner custa o dobro dela, e a máquina, que parece já paga, continua custando a cada página que sai.

• Toner ou recarga: o preço do cartucho dividido pelas páginas que ele rende de verdade. O rendimento da caixa é medido com uma página-padrão de texto em impressão contínua, e o próprio fabricante avisa que o resultado real varia. Documento com foto e carimbo gasta mais.
• Papel: a resma dividida por 500, mais as folhas que atolam, saem borradas ou o cliente recusa. Conte as perdas: elas são cópia que você pagou e não vendeu.
• Máquina: o que ela custou, dividido pelos meses em que você pretende usá-la e depois pelas cópias do mês. Uma máquina de R$ 1.800 usada por três anos custa R$ 50 por mês, mesmo que ninguém imprima nada.
• Manutenção, cilindro e energia: o técnico, o cilindro que troca a cada tantas páginas e a luz. Se a máquina é alugada, o aluguel entra aqui.
• Seu tempo: abrir o arquivo, ajustar o tamanho, esperar. Uma cópia de 25 centavos que toma dois minutos de atendente é a venda mais cara do dia.

Calcule o custo da sua cópia

Pegue a nota do último toner, a da resma e o que a máquina custou. Conte quantas cópias saem numa semana normal e multiplique por quatro. A calculadora devolve o custo de cada página, quanto sobra no preço que você cobra hoje e o volume em que a máquina passa a se pagar.

A partir de quantas cópias a máquina se paga

Imagine uma papelaria de bairro com números redondos: toner de R$ 150 que rende 1.500 páginas, resma de R$ 25, máquina de R$ 1.800 para usar por 36 meses e R$ 50 de manutenção por mês. Toner e papel somam R$ 0,15 por cópia. Máquina e manutenção somam R$ 100 por mês, não importa o movimento: é custo fixo, igual ao aluguel.

Com 1.000 cópias no mês, esses R$ 100 viram mais R$ 0,10 por página, e a cópia custa R$ 0,25. Cobrando R$ 0,25, a loja empata: trabalhou o mês para pagar a máquina. Com 2.000 cópias, o custo cai para R$ 0,20 e sobram cinco centavos em cada uma, R$ 100 no mês.

Colorida, frente e verso, impressão: o que muda no custo

Preço único para tudo é o que a gente mais vê em balcão de papelaria. A cópia preto e branco de uma página é o caso mais barato. Tudo que foge dele consome mais toner, mais tempo ou os dois, e a tabela de preços precisa acompanhar.

Cópia é serviço: a nota é NFS-e, não NFC-e

Aqui mora um erro que o contador só descobre no fim do mês. A cópia não é mercadoria, é serviço, e a lista de serviços da Lei Complementar 116 coloca a reprografia no item 13.04. Sobre ela incide o ISS, o imposto da prefeitura, entre 2% e 5%, e o documento é a NFS-e, a nota de serviço.

O caderno que o mesmo cliente leva junto é mercadoria e sai com NFC-e, a nota do cupom. Papelaria que passa a cópia como produto no cupom está recolhendo imposto errado e misturando duas vendas numa nota só. Produto e serviço na mesma venda são dois documentos, a mesma regra de qual nota fiscal emitir na loja em qualquer outra situação.

Se a papelaria é MEI, as duas atividades podem conviver no mesmo CNPJ, desde que as duas estejam na lista de ocupações permitidas ao MEI. Confirme com o contador se o CNAE de fotocópias já está no seu cadastro: sem ele, a prefeitura não libera a NFS-e.

Como registrar a cópia no caixa sem ela sumir

A cópia some do caixa por um motivo simples: ninguém registra venda de 25 centavos com fila na loja. No fim do mês, o toner acabou, a resma acabou e o relatório diz que a papelaria vendeu 300 cópias. Vendeu 1.500. As outras 1.200 foram para o bolso de alguém ou para a gaveta sem registro, e as duas coisas quebram a conta.

1. 1Cadastre a cópia como item de serviço, com preço por tipo: simples, frente e verso, colorida, impressão. Um código de barras colado na máquina resolve o registro em um bipe.
2. 2Registre pela quantidade, não pelo valor. "Cópia simples × 12" entra no caixa e no relatório; "R$ 3,00 avulso" não diz nada depois.
3. 3Anote a leitura do contador da máquina no fechamento de cada dia. Contador menos vendas registradas é a sua perda, e perda de cópia costuma ser gente, não máquina.
4. 4Separe o serviço no relatório mensal: é o número que o contador precisa para o ISS, e é a linha da cópia dentro do lucro da papelaria.

Com um sistema para comércio que emite NFS-e e NFC-e no mesmo PDV, o operador bipa a cópia e o caderno na mesma venda e o sistema separa os dois documentos sozinho. A leitura do contador da máquina vira rotina de fechamento, e o relatório de serviço sai pronto no primeiro dia do mês, em qualquer um dos planos.

Hoje, antes de fechar, pegue a nota do último toner e leia o contador da máquina. Com esses dois números e a resma, a calculadora acima diz em dois minutos se a cópia da sua papelaria dá lucro ou cortesia. Se der cortesia, a tabela de preços muda amanhã de manhã, e o sistema registra cada cópia com a nota certa a partir dali.