Quanto lucra uma papelaria: a conta do ano, não do mês

Em julho a papelaria vende caneta, sulfite e uma agenda de vez em quando, e o caixa fecha o mês quase no zero. Em janeiro entra a lista escolar e o mesmo balcão faz em um mês o que fez em três. Quanto lucra uma papelaria só tem resposta no fim do ano, somando os dois momentos. A conta está abaixo, com calculadora.

Papelaria dá dinheiro?

Dá, mas o lucro mora em dois ou três meses do ano e o resto serve para pagar a folha e o aluguel. Quem olha só o mês de julho acha que a loja não compensa; quem olha só janeiro acha que ficou rico. O número que vale é o do ano fechado, dividido por doze, e é esse que a calculadora deste post devolve.

Uma referência pública ajuda a dimensionar. O guia de investimento do Sebrae-SP monta o exemplo de uma papelaria com R$ 18 mil de faturamento no mês, 50 clientes por dia e tíquete de R$ 17. O retorno do investimento, no mesmo guia, fica entre 24 e 36 meses. Repare no tíquete: R$ 17 por cliente significa que a loja vive de muita gente comprando pouco, e cada centavo de margem conta.

Três balcões na mesma loja: escolar, presente e copiadora

A papelaria não tem uma margem. Tem três, porque vende três coisas que o cliente compra por motivos diferentes. O caderno ele compra porque a escola mandou e compara preço. A agenda ele compra porque gostou, e aí o preço pesa menos. A cópia ele compra porque precisa agora, e o insumo custa quase nada.

O grupo escolar é o maior em volume e o pior em margem, e ainda assim é ele que traz o cliente toda semana. O presente e o serviço são o que paga o aluguel. Uma papelaria que só vende lista escolar está disputando preço com o atacarejo e com o site, e perde. Uma que só vende agenda bonita não tem movimento em março.

Um mês comum e um janeiro, lado a lado

Digamos uma papelaria de bairro que fatura R$ 30 mil em um mês comum, com 55% de escolar, 30% de presente e 15% de serviço. Com as margens da tabela acima, a margem bruta média do mix dá 42,75%. Imposto do Simples, cartão e perda somam 8% da venda. A folha custa R$ 4 mil, as outras contas fixas R$ 4 mil e a dona tira R$ 2.500. Em janeiro a loja vende o dobro.

Dez meses a R$ 75 negativos e dois meses a R$ 10.350 positivos fecham o ano em R$ 19.950, ou R$ 1.662 por mês em média, 4,75% sobre R$ 420 mil de faturamento anual. É um negócio que funciona, desde que a dona entenda que o lucro de janeiro não é dela: é da loja, para atravessar até o próximo janeiro.

Mude uma linha e a história muda. Se o mês comum vende R$ 25 mil em vez de R$ 30 mil, o resultado comum vai para R$ 1.812 negativos. A temporada deixa R$ 6.875 por mês e o ano fecha em R$ 4.375 negativos. A diferença entre lucrar e perder, nessa loja, é R$ 5 mil de venda por mês fora de temporada: uns 10 clientes a mais por dia no tíquete do Sebrae.

Calcule o lucro da sua papelaria no ano

Troque os números de exemplo pelos seus: faturamento de um mês comum, divisão entre os grupos, margem de cada um, folha e contas fixas. O último campo é quanto janeiro vende em relação a um mês normal. A calculadora fecha o mês comum, o mês de temporada e o ano, e mostra quanto a temporada precisa deixar guardado quando os meses comuns ficam no vermelho. Quem ainda está montando o orçamento para abrir a papelaria usa a mesma calculadora com o faturamento previsto.

Se o lucro do ano deu positivo mas o mês comum deu negativo, a sua papelaria é normal, e a tarefa é de caixa: separar em fevereiro o valor que os meses fracos vão pedir. Se o ano deu negativo, a conta não fecha nem com temporada, e aí o problema está na margem do escolar ou no tamanho das contas fixas, não no movimento.

Papelaria ou bijuteria: qual dá mais dinheiro?

A bijuteria tem margem maior por peça e a papelaria tem cliente garantido todo mês. Nenhuma das duas ganha sozinha: ganha a que casa com o ponto. A pergunta aparece muito entre quem vai abrir a primeira loja, e a resposta honesta é uma conta, não uma opinião.

• Margem por peça: um brinco que custa R$ 5 e vende a R$ 20 deixa 75%; um caderno que custa R$ 14 e vende a R$ 20 deixa 30%. Na peça, a bijuteria ganha de longe.
• Frequência: o cliente da papelaria volta toda semana por um sulfite ou uma cópia; o cliente da bijuteria volta quando quer. Em movimento, a papelaria ganha.
• Sazonalidade: a papelaria tem janeiro; a bijuteria tem Dia das Mães, Natal e a moda da estação, e carrega o risco de a peça sair de moda no estoque.
• Estoque parado: caderno do ano passado vende em janeiro com desconto; bijuteria fora de moda não vende nem com desconto.

Muita papelaria resolve a dúvida colocando um expositor de bijuteria perto do caixa. É o grupo de presente com a margem mais alta da loja, e a forma de precificar é a mesma de uma loja de bijuterias: markup alto sobre custo baixo. O balcão escolar traz o fluxo, o expositor converte o fluxo em margem.

Onde o lucro da papelaria vaza sem ninguém ver

Com tíquete de R$ 17, a papelaria não perde dinheiro em uma venda grande que deu errado. Perde em centenas de vendas pequenas com um pouco de erro em cada uma. Os quatro vazamentos abaixo aparecem em quase toda loja que a gente visita, e nenhum deles aparece no relatório de vendas.

• Venda sem leitor: a resma de sulfite que o atendente digita "de cabeça" a R$ 25 quando a etiqueta subiu para R$ 28 em outubro. Três reais em 40 resmas por semana são R$ 480 por mês.
• Lista escolar incompleta: faltou um item de 12, o cliente leva a lista inteira para a concorrência. Em janeiro, um item em falta custa a lista toda, não o item.
• Copiadora sem contador: cópia "por fora" do caixa, cópia de favor, cópia que o funcionário faz para a escola do filho. O contador da máquina e o caixa precisam bater no fim do dia.
• Expositor de caneta aberto: caneta e corretivo somem do expositor perto da porta. É perda pequena por unidade e constante o ano inteiro; controle de quebra de estoque por contagem semanal resolve.

Como o sistema separa os três balcões

A conta deste post só funciona se a loja souber quanto vendeu de cada grupo e a que custo. Isso exige cadastro por grupo, entrada de nota com custo atualizado e venda passando pelo leitor. Um sistema para comércio faz os três sem planilha. O relatório de margem por grupo mostra, no fim do mês, se foi o escolar ou o presente que carregou o resultado.

Dois detalhes pesam mais em papelaria do que em outras lojas. A lista escolar vira um orçamento salvo no caixa, que o cliente paga e leva, sem redigitar 30 itens. E a cópia e a impressão entram como serviço, com NFS-e ou cupom conforme a cidade, em vez de ficarem fora do caixa. Os planos incluem os dois, com NFC-e para o balcão.

Pegue o faturamento de julho e o de janeiro do ano passado, divida pelos grupos e rode a calculadora. Se o ano fecha positivo e o mês comum fecha negativo, a sua tarefa é de caixa, não de venda: guardar em fevereiro o que outubro vai pedir. Com o custo por produto e a venda por grupo no sistema da papelaria, essa conta sai pronta no fim de cada mês.