Pedido pelo WhatsApp: como registrar no caixa da loja

Dez da noite, a cliente responde o story: "quero a blusa listrada, tamanho M, me manda o Pix". De manhã o comprovante está na conversa, a blusa está na arara e ninguém lembra de quem era. O pedido pelo WhatsApp é venda da loja física como qualquer outra, e some do caixa porque nasce fora dele. Abaixo está a ordem para registrar, a nota certa e uma planilha para a fila.

Onde o pedido do WhatsApp se perde

A venda de balcão tem um caminho só: o cliente pega, o caixa bipa, a nota sai. A venda pela conversa tem quatro buracos entre o "quero" e o "entregue", e cada um deles aparece no fechamento de caixa como diferença que ninguém explica.

• O comprovante que não caiu: o print do Pix na conversa parece pagamento. Só o extrato da loja é. Mercadoria sai, dinheiro não entra, e o nome do cliente fica num celular.
• O estoque que vendeu duas vezes: a blusa prometida de noite continua na arara de manhã e sai para o cliente do balcão. A primeira cliente recebe um "acabou" e não volta.
• A nota que ninguém emitiu: a venda foi "no Pix do dono", sem cupom, e o imposto do mês fica errado para baixo. A fiscalização chama isso de venda sem documento.
• A entrega sem dono: o motoboy leva, o cliente não está, a sacola volta e vai para debaixo do balcão. Ninguém lançou devolução, ninguém devolveu o Pix.

A ordem certa: confirmar, baixar, emitir, separar, entregar

A ordem resolve três dos quatro buracos. Ela vale para loja de roupas, pet shop, papelaria ou mercadinho, e cabe num aviso colado ao lado do celular da loja. O segredo está no primeiro passo, que quase todo mundo pula por educação com o cliente.

1. 1Confirme o pagamento na conta da loja, não no print. Pix cai na hora; link de cartão avisa por e-mail. A regra de conferir o Pix antes de entregar vale dobrado quando o cliente não está na sua frente.
2. 2Registre a venda no caixa com o nome do cliente, a forma de pagamento e a marcação de "entrega" ou "retira". É isso que baixa o estoque e tira a blusa da arara antes que outra pessoa a leve.
3. 3Emita a nota no mesmo ato, ainda sem a mercadoria sair. Pedido pago e registrado é venda, e venda tem documento.
4. 4Separe e etiquete com nome e número do pedido. Sacola sem nome é a origem de quase toda troca errada de entrega.
5. 5Entregue ou avise: motoboy sai com o cupom e o romaneio do controle de entregas; cliente que retira recebe a mensagem "está pronto" com o número do pedido.

Qual nota sai no pedido do WhatsApp

A nota depende de quem compra e de como a mercadoria sai, e não do canal. O WhatsApp só muda uma coisa: a mercadoria quase sempre viaja sem o cliente junto, e aí o documento precisa acompanhar a sacola. A tabela cobre os casos de loja de bairro; a regra completa de qual nota fiscal emitir na loja cobre os demais.

Baixe grátis: planilha de pedidos do WhatsApp

Enquanto o pedido não entra no sistema, ele precisa de uma fila que todo mundo da loja enxergue. A planilha tem uma linha por pedido e calcula sozinha o próximo passo: aguardando pagamento, pago e ainda não separado, pronto para sair, entregue sem nota. O resumo mostra quanto está parado esperando Pix e quanto foi vendido de verdade.

O cliente pode desistir em 7 dias, e isso muda a troca

Compra fechada pelo WhatsApp e entregue em casa é compra feita fora do estabelecimento. O Código de Defesa do Consumidor, no artigo 49, dá ao cliente 7 dias para desistir a partir do recebimento, com devolução do que pagou. No balcão, troca é cortesia da loja; na entrega, desistência é direito.

Isso não vale para quem escolheu pelo WhatsApp e veio buscar na loja: ali ele viu o produto antes de levar. Vale para o que foi entregue sem o cliente ter visto. Escreva isso na sua política de troca e combine com o entregador que a sacola volta lacrada, com o cupom, no mesmo dia.

Como o pedido entra no PDV sem virar um segundo caixa

O erro de quem cresce no WhatsApp é criar um caixa paralelo: planilha para o pedido, caderno para a entrega, extrato do Pix para conferir. Três lugares, três versões. O pedido tem que entrar no mesmo PDV do balcão, como venda com cliente identificado e marcação de entrega.

Num sistema para loja de roupas isso é uma venda normal com dois campos a mais: o cliente e o tipo de saída. O estoque baixa no registro, a nota sai do mesmo cupom, o romaneio lista o que saiu com o motoboy, e o fechamento mostra o Pix do pedido junto com o do balcão. Está em todos os planos, no mesmo PDV.

Hoje, abra a conversa da loja e conte quantos pedidos estão pagos sem registro e quantos estão prometidos sem pagamento. Esses dois números são o buraco do seu caixa desta semana. Cole a ordem dos cinco passos ao lado do celular, baixe a planilha para a fila e, quando a fila crescer, o sistema leva o pedido para dentro do mesmo caixa do balcão.