Controle de entregas na loja: romaneio e acerto do dia

Sete da noite, o motoboy volta da última rota e coloca R$ 580 no balcão. O caderno dizia R$ 620. "O da rua 7 pagou o resto no Pix", ele diz, e ninguém sabe se pagou. Controle de entregas é fechar essa conta antes de o entregador ir embora: o que saiu, com quem, quanto era para receber e o que voltou, entrega por entrega.

As 4 perguntas que o registro de cada entrega responde

O caixa da loja tem gaveta, cupom e fechamento. A entrega é um caixa que anda de moto o dia inteiro, sem gaveta, e por isso ela precisa de um registro próprio. Ele é simples, e cabe numa folha ou numa tela do sistema, desde que responda estas quatro perguntas por entrega:

• O que saiu, item por item, com o número do cupom fiscal. Não "2 fardos"; "2 fardos de cerveja lata 350 ml, cupom 4.812".
• Com quem saiu, em que horário, para qual endereço, com o telefone do cliente. Sem isso, entrega errada não tem culpado nem solução.
• Quanto era para receber e como: dinheiro, cartão na maquininha móvel, Pix na hora ou já pago na loja. A forma de pagamento prevista é o que permite conferir na volta.
• O que voltou: dinheiro, comprovantes da maquininha, Pix confirmado no extrato, e a mercadoria recusada ou não entregue.

Romaneio de entrega: o que sai com o entregador

Romaneio é a lista das entregas da rota: uma linha por entrega, com o cupom, o endereço, o valor e a forma de pagamento. Ele sai da loja com o entregador, junto com o cupom de cada venda, porque a venda registrada no PDV gera a nota que acompanha a mercadoria. A mesma folha volta preenchida com o que foi recebido.

Antes de sair, o entregador confere três coisas com quem montou a rota: os itens de cada sacola contra o cupom, o total em dinheiro que ele deve trazer e o fundo de troco que está levando. Anote o troco no romaneio. Um entregador que sai com R$ 100 de troco e volta com R$ 580 trouxe R$ 480 de venda, não R$ 580.

Acerto do entregador: o fechamento de caixa da rua

O acerto é feito na volta, com o entregador presente e o romaneio na mão, em cinco minutos. Fazer no dia seguinte, ou juntar duas rotas, é o jeito mais rápido de a diferença virar "deve ter sido o troco". A ordem é esta:

1. 1Marque entrega por entrega o que foi recebido e como. Entrega não realizada volta com a mercadoria e o cupom, e recebe zero.
2. 2Some o dinheiro previsto das entregas pagas em espécie e some o troco que saiu. É o que deveria estar no balcão.
3. 3Conte o dinheiro que voltou na frente do entregador e compare com o número anterior.
4. 4Confira os comprovantes da maquininha um a um contra as entregas marcadas como cartão, e o extrato do Pix contra as marcadas como Pix. "Pagou no Pix" só fecha com o extrato aberto.
5. 5Registre a diferença com o nome de quem acertou, e resolva no mesmo dia: ligar para o cliente, pedir o comprovante, ou descontar conforme o combinado com o entregador.

Os R$ 40 do exemplo são a entrega de R$ 160 em que o cliente entregou R$ 120 e disse que mandaria o resto por Pix. Sem o romaneio, isso vira diferença de caixa no fim do mês; com ele, vira uma ligação às 19h05 para o cliente da rua 7, com o valor exato e o número do cupom.

Baixe grátis: planilha de controle de entregas

A planilha monta o romaneio de cada rota com uma linha por entrega, calcula sozinha o dinheiro que o entregador tem que trazer (vendas em espécie mais o troco que saiu) e faz o acerto por forma de pagamento, apontando a diferença. A aba de resumo mostra, por entregador e por dia, quantas entregas fez, quanto trouxe e quanto ficou pendente.

Entrega recusada, cliente ausente ou produto errado

As três situações têm o mesmo primeiro passo: a mercadoria volta para a loja com o cupom e entra de novo no estoque no mesmo dia. O que muda é o que fazer com a venda que já foi registrada, e aqui o relógio conta, porque o cupom fiscal já foi emitido.

• Cliente ausente: a venda continua de pé. Reagende com o cliente pelo telefone do romaneio e mantenha o cupom com a mercadoria separada. Se ele desistir, trate como recusa.
• Entrega recusada: se voltou no mesmo dia, ainda pode dar tempo de cancelar a NFC-e, cujo prazo é curto e varia por estado. Passou o prazo, a saída é a nota de devolução, que devolve o item ao estoque e o imposto à apuração.
• Produto errado: o cliente pode recusar e exigir o produto certo ou o dinheiro de volta, como diz o Código de Defesa do Consumidor. Na loja, o certo é registrar a troca: entra o item errado, sai o certo, e um cupom novo se o valor mudar.

Em todos os casos, o item que voltou precisa de baixa reversa no estoque no mesmo dia, ou o inventário do fim do mês vai mostrar uma sobra que ninguém explica. A devolução de mercadoria tem passo a passo próprio, e vale o mesmo para a que nunca chegou ao cliente.

Onde o romaneio e o acerto moram no sistema

A planilha resolve o acerto; o que ela não resolve é a origem: a venda para entrega nasce no caixa e precisa carregar, desde o cupom, o endereço e a forma de pagamento. Num sistema para material de construção, depósito de bebidas ou mercadinho com entrega, o PDV marca a venda como "receber na entrega", imprime o romaneio da rota e deixa o valor pendente até o acerto. Nos planos do VendaSimples isso vem em todos os planos, sem módulo à parte.

No fim do dia, o acerto do entregador fecha junto com o fechamento de caixa da loja, e a diferença, se houver, já sai com nome, rota e cupom. Se a sua loja cobra pela entrega, a taxa entra no mesmo cupom, e a conta de quanto cobrar por entrega diz se a rota se paga.

Comece amanhã mesmo, com a rota da manhã: uma folha com as quatro perguntas, o troco anotado na saída e o acerto feito na volta, com o entregador na frente. Em uma semana você sabe se a diferença da loja estava na rua ou no caixa, e o sistema passa a imprimir o romaneio e fechar o acerto sem folha nenhuma.