13º salário: quanto a loja paga em novembro e dezembro

Novembro chega com a loja cheia, o fornecedor do Natal cobrando e três funcionários esperando a primeira parcela até o dia 30. O dinheiro que entrou em outubro já virou mercadoria. Quanto custa o 13º salário para a empresa é uma conta de duas linhas, e o susto vem de não ter feito essa conta em março. Abaixo está o valor por funcionário, as datas e quanto guardar por mês.

A conta do 13º para quem está no Simples Nacional

Para a loja no Simples Nacional, o 13º custa o salário bruto mais 8% de FGTS, e nada além disso. Não existe INSS patronal nem contribuição para o Sistema S sobre a gratificação, porque a contribuição patronal já está dentro do DAS para o comércio, que é o Anexo I. Funcionário de R$ 2.000 o ano inteiro custa R$ 2.000 de 13º e R$ 160 de FGTS: R$ 2.160 saindo do caixa.

Isso é diferente do que a maioria dos textos sobre o assunto ensina, com 20% de INSS patronal e as contribuições para terceiros em cima. Esses encargos valem para empresa no Lucro Presumido ou Real. Se a sua loja saiu do Simples, aí sim o 13º do mesmo funcionário passa de R$ 2.160 para mais de R$ 2.500, e o custo total do funcionário no Simples é a conta de referência para comparar.

O FGTS incide sobre a gratificação porque a lei do FGTS inclui a gratificação de Natal na remuneração sobre a qual o depósito é devido. Ele é recolhido pelo FGTS Digital, junto com o depósito do mês. Quem tem MEI com um empregado paga além disso 3% de INSS patronal, e a conta fica em 11% sobre o bruto.

Meses proporcionais: a regra dos 15 dias

O 13º é 1/12 do salário de dezembro por mês trabalhado no ano. Mês com 15 dias ou mais de trabalho conta inteiro; com 14 ou menos, não conta. A regra está na Lei 4.090/1962, que criou a gratificação, e vale também para quem foi admitido ou saiu no meio do ano.

Digamos que a vendedora entrou no dia 20 de março com salário de R$ 2.000. Março teve 12 dias e não conta; de abril a dezembro são 9 meses. O 13º dela é 2.000 ÷ 12 × 9 = R$ 1.500, com R$ 120 de FGTS. Quem entrou no dia 14 de março teria 18 dias no mês, 10 meses no ano e R$ 1.666,67 de gratificação.

Comissão e hora extra entram na conta. Para quem ganha variável, a base é a média do que foi pago no ano, somada ao salário fixo. Um vendedor com R$ 1.600 fixos e média de R$ 500 de comissão tem 13º sobre R$ 2.100, não sobre R$ 1.600. Falta sem justificativa também pesa: o mês em que o funcionário teve mais de 15 faltas não abonadas deixa de contar.

Calcule o 13º que vai sair do caixa da sua loja

Informe o salário, a média mensal de comissão ou hora extra se houver, quantos meses o funcionário trabalhou no ano e quantos funcionários têm esse perfil. O percentual de encargos patronais fica em zero para a loja no Simples. A calculadora devolve o que sai em cada parcela, o FGTS e quanto você precisaria ter guardado por mês para o dinheiro já estar separado.

Rode uma vez para cada faixa de salário da loja e some. Uma loja com 3 funcionários de R$ 2.000 o ano inteiro desembolsa R$ 6.480 entre novembro e dezembro, o equivalente a R$ 540 por mês se tivesse guardado desde janeiro. Quem não guardou tira esse valor da compra de Natal, que é exatamente a época em que o dinheiro mais faz falta. Transformar despesa anual em parcela mensal é a base da gestão financeira da loja pequena, e o 13º é o caso mais previsível de todos.

As duas parcelas: o que sai em novembro e em dezembro

A primeira parcela é metade do salário e pode ser paga de fevereiro a 30 de novembro, sem nenhum desconto para o funcionário. A segunda vai até 20 de dezembro, e é dela que saem o INSS e o imposto de renda do empregado, calculados sobre o valor cheio. Os dois prazos estão na Lei 4.749/1965, e a loja pode pagar tudo de uma vez, desde que até 30 de novembro.

O ponto que confunde é o desconto da segunda parcela. O funcionário recebe menos de R$ 1.000 em dezembro, mas a loja não gasta menos: o INSS e o IR retidos saem do bolso dele e passam pela sua conta a caminho do governo. Para o caixa da loja, a conta é sempre bruto mais FGTS.

Funcionário que pediu o adiantamento junto com as férias, por escrito em janeiro, já recebeu a primeira parcela no meio do ano. Em novembro ele não entra na lista, e em dezembro recebe só a diferença. Anote isso no cadastro quando acontecer, senão em novembro alguém paga duas vezes.

Como separar o 13º todo mês sem sentir

A gratificação de Natal é despesa fixa que vence uma vez por ano, e o jeito de não sentir é tratá-la como aluguel: um doze avos por mês, numa conta separada ou numa linha do fluxo de caixa que ninguém mexe. Quem monta os custos fixos da loja com a folha cheia já inclui essa parcela no custo mensal, e aí o preço de venda paga o 13º o ano inteiro.

1. 1Some o salário bruto de todos os funcionários e acrescente 8% de FGTS. Esse é o 13º cheio da loja se ninguém entrar nem sair.
2. 2Divida por 12 e transfira esse valor no dia 5 de cada mês para uma conta que não é a do movimento.
3. 3Em outubro, refaça a conta com admissões, saídas, comissões e horas extras do ano. Ajuste as duas últimas transferências.
4. 4Em novembro, pague a primeira parcela dessa conta e devolva o restante para a conta de dezembro.
5. 5Se a loja não guardou nada, divida o total pelas semanas que faltam até o dia 30 e separe por semana. Em novembro ainda dá tempo; em dezembro, não.

Num sistema de gestão para comércio, as duas parcelas entram como contas a pagar com data e aparecem no fluxo de caixa dos próximos meses, ao lado do aluguel e dos fornecedores. O contas a pagar com provisão está em todos os planos.

Atrasar não é opção barata: a primeira parcela fora do prazo gera multa administrativa por empregado em fiscalização, além da conversa difícil no balcão. Se o caixa não fecha, converse com o contador sobre o que fazer com as parcelas antes do dia 30, e não depois. No fluxo de caixa da loja, lance as duas datas como contas a pagar hoje: o aviso em outubro vale mais que o aperto em dezembro.

Hoje, abra a folha e rode a calculadora com cada funcionário: salário, mês de entrada, comissão média. Some, veja quanto disso já está separado e divida o que falta pelas semanas até 30 de novembro. É uma conta de dez minutos que decide se o Natal da loja começa pagando a equipe ou pedindo prazo.