Comprar em caixa e vender por unidade sem bagunçar o estoque

Um cliente leva o fardo fechado de 12 latas, o próximo leva 2 latas soltas, e o caixa registra 1 e 2. No fim da semana o sistema diz que tem 37 fardos, a prateleira tem 20 fardos e um monte de lata avulsa. Comprar em caixa e vender por unidade só funciona quando o cadastro sabe que uma coisa é 12 vezes a outra. O ajuste está abaixo.

O que quebra quando a caixa entra e a lata sai

O produto foi cadastrado com a unidade que está na nota do fornecedor, "caixa" ou "fardo". A nota entra com 10 caixas e o estoque guarda 10. O caixa vende 2 latas e baixa 2, como se fossem duas caixas. Em três semanas o estoque chega a zero no sistema com meia prateleira cheia, e o alerta de reposição manda comprar o que já está lá.

O custo erra na mesma proporção. Se o fardo custou R$ 36 e o sistema acha que vendeu "1 fardo" a R$ 3,50, a margem daquela venda aparece negativa no relatório. E o inventário vira adivinhação: ninguém sabe se conta fardos, latas ou os dois. O controle de estoque inteiro depende de uma decisão tomada no cadastro.

Fator, dois produtos ou kit: qual cadastro usar

Há três formas de resolver, e cada uma serve para uma situação. A mais comum é um produto com fator de conversão: a unidade de compra é a caixa, a unidade de venda e de estoque é a lata, e o fator diz quantas latas tem na caixa. As outras duas existem para o que o fator não cobre.

Como fazer a conta do fator, e para que lado dividir

O fator é o número de unidades de venda dentro de uma unidade de compra: fardo de 12 latas, fator 12; caixa de 24 garrafas, fator 24; pacote de 4 rolos vendidos soltos, fator 4. O custo da unidade é o custo da caixa dividido pelo fator, e a quantidade em estoque é a quantidade de caixas multiplicada pelo fator. Inverter um dos dois deixa o estoque 144 vezes errado, e a gente vê isso acontecer.

Esse custo por unidade é o que entra na margem de cada venda e no custo médio. Se a caixa veio com frete, some ao custo da caixa antes de dividir, senão a lata parece mais barata do que é. Quem vende por metro faz a mesma conta com uma diferença: tem a ponta do rolo para descontar, e a lata não tem.

A nota do fornecedor vem em caixa: o que o XML diz

A NF-e de compra tem dois pares de campos por item. A unidade comercial e a quantidade comercial são o que você negociou: 10 CX. A unidade tributável e a quantidade tributável são a menor unidade vendida no varejo: 120 UN. O fornecedor que preenche certo já entrega a conversão pronta no XML.

O código de barras segue a mesma lógica. A caixa carrega um GTIN-14, o código de 14 dígitos impresso na embalagem de agrupamento, e a lata carrega o GTIN-13 da etiqueta. Desde a NF-e 4.0, o campo do código da unidade tributável tem que trazer o GTIN da menor unidade de varejo, e a Sefaz rejeita a nota com o código da caixa nesse campo. Isso é bom para você: o XML já diz qual código é da caixa e qual é da unidade.

Na hora de lançar a nota de entrada, o sistema lê o XML, reconhece o produto pelo código e converte: 10 caixas com fator 12 viram 120 latas no estoque, ao custo da caixa dividido por 12. Se o fornecedor mandou a nota com a unidade errada, em "UN" quando vendeu caixa, corrija a quantidade na importação antes de confirmar, e cobre a nota certa na próxima compra.

Dois códigos de barras no mesmo produto

No cadastro, o código principal é o da unidade, o GTIN-13 da lata. O código da caixa entra como código adicional do mesmo produto, com quantidade 12. Quando o operador passa o fardo fechado no leitor, o PDV entende "12 latas" e baixa 12; quando passa a lata, baixa 1. Um saldo só, sem transferência manual entre "fardo" e "lata" no meio do movimento, e sem pagar a mais por isso: o código adicional com quantidade está em todos os planos.

Se a caixa não tem código impresso, ou se o GTIN-14 veio apagado, imprima uma etiqueta interna para a caixa e vincule como código adicional. O código de barras interno vale só dentro da loja, e é suficiente para o leitor do caixa distinguir fardo de unidade. O que não funciona é deixar o operador digitar "12" na mão toda vez: um dia ele digita 1.

Preço da caixa fechada sem criar um segundo produto

Quem leva o fardo fechado espera pagar menos que 12 latas avulsas. O jeito limpo de dar esse desconto é o preço por quantidade no próprio cadastro: de 1 a 11 latas, preço de unidade; a partir de 12, preço de fardo. O PDV aplica sozinho, inclusive quando o cliente junta 12 latas soltas, e o estoque continua num saldo só.

Qual preço cobrar em cada faixa é uma conta de margem, não de cadastro. A diferença entre o fardo e a lata precisa pagar o trabalho de abrir o fardo, gelar e vender uma por uma, e a conta completa está em como precificar bebidas do fardo à lata. O cadastro só garante que o preço escolhido seja aplicado sem o operador lembrar.

Como arrumar o estoque que já está errado

Se o produto já roda há meses cadastrado em "caixa", trocar a unidade sem mexer no saldo só muda a bagunça de lugar. Faça a migração num horário parado, começando pelos dez produtos de maior giro.

1. 1Conte o físico em unidades: caixas fechadas vezes o fator, mais as unidades soltas. Anote o número antes de mexer no cadastro.
2. 2Mude a unidade de venda e de estoque para a unidade solta, informe a unidade de compra e o fator.
3. 3Lance um ajuste de estoque para o saldo bater com a contagem. Não tente "corrigir" vendendo ou comprando no sistema; ajuste é ajuste.
4. 4Confira o custo unitário que ficou: tem que ser o custo da última caixa dividido pelo fator. Se ficou o custo da caixa, a margem vai sair errada até a próxima entrada.
5. 5Cadastre o código de barras da caixa como código adicional com a quantidade, e faça uma venda de teste de fardo e uma de unidade. Olhe o saldo depois das duas.

Depois da migração, o inventário passa a ser contado em unidades, com a caixa aberta somada às soltas. É o único jeito de a diferença entre físico e sistema aparecer em latas, e não em "mais ou menos três fardos".

Hoje, pegue o produto que mais sai em fardo e abra o cadastro dele. Se a unidade de estoque é "caixa", você já sabe por que o saldo nunca bate. Conte o físico em unidades, acerte o fator e lance o ajuste. Daí em diante o sistema converte a nota na entrada, o caixa baixa 12 ou 1 conforme o código lido, e o estoque passa a dizer a verdade.