Como conferir mercadoria no recebimento: 6 etapas e o que recusar

O caminhão encosta às dez, com a loja cheia. O motorista tem mais quatro entregas e estende o canhoto: "assina aqui". Conferir mercadoria no recebimento é contar o que chegou antes de olhar a nota, comparar com o pedido e só então assinar e lançar no estoque. Leva minutos e evita pagar por caixa que nunca entrou. As seis etapas estão abaixo, com o que fazer em cada divergência.

O que conferir antes de assinar o canhoto?

Três coisas, em dois minutos: o número de volumes, o estado das embalagens e se a nota é mesmo para a sua loja. O canhoto assinado diz que você recebeu o que a nota descreve. Se a contagem completa não cabe na pressa do motorista, confira os volumes e escreva no canhoto, antes da assinatura, que o conteúdo ainda será conferido.

Loja pequena não tem doca nem conferente. Quem recebe é o dono ou o balconista, entre um cliente e outro. Por isso o roteiro precisa caber numa folha e funcionar com uma pessoa só.

Etapa 1: tenha o pedido e a nota antes do caminhão

Guarde o pedido que você fez, em papel ou no celular, com produto, quantidade, preço e prazo. Peça ao fornecedor o XML da nota por e-mail no dia do faturamento. Com os dois na mão antes da entrega, você já sabe quantos volumes esperar e não descobre na porta que o vendedor mandou seis caixas a mais "para aproveitar o frete".

Etapa 2: confira volumes e avaria ainda na porta

Conte os volumes com o motorista presente e compare com o número que a nota informa. Olhe caixa amassada, molhada, com fita trocada ou lacre rompido. Avaria aparente se resolve ali: fotografe, separe o volume e anote no canhoto. Depois que o caminhão sai, vira a sua palavra contra a do transportador.

Etapa 3: conte sem olhar a nota

Quem conta anota produto e quantidade numa folha em branco, sem a nota por perto. É a conferência cega. Com a nota na mão, o olho procura confirmar o número que está escrito, e 11 caixas viram 12 sem ninguém perceber. Contando no escuro, a diferença aparece sozinha na hora de comparar.

Abra pelo menos uma caixa de cada produto. Caixa fechada pelo fabricante erra menos na quantidade, mas erra no sabor, na cor, no tamanho e na validade. Se preferir um modelo pronto para a contagem, a planilha de conferência de recebimento já vem com as colunas.

Etapa 4: compare a contagem com a nota e o pedido

Agora sim a nota entra. São três papéis lado a lado: o que você pediu, o que o fornecedor faturou e o que chegou. Cada linha passa por cinco perguntas.

• A quantidade bate? Contagem contra nota, item por item.
• O produto é o que eu pedi? Confira pelo código de barras, não pela descrição parecida.
• O preço é o combinado? Diferença de centavos por unidade muda o custo real do produto e a etiqueta de todos os itens.
• A validade serve? Produto que vence em 20 dias numa loja que leva 40 para vender é perda comprada.
• O prazo do boleto é o negociado? Vencimento adiantado em uma semana aperta o caixa do mês.

Etapa 5: resolva a divergência pela tabela

A regra que vale para todas as linhas é registrar antes de o caminhão ir embora. Divergência descoberta três dias depois ainda tem conserto, mas depende da boa vontade do fornecedor. A falta que ninguém anotou vira quebra de estoque no inventário, e aí ninguém sabe mais de onde veio.

Etapa 6: lance no estoque só o que entrou

O estoque recebe a quantidade contada, não a quantidade da nota. A Secretaria da Fazenda de São Paulo trata do caso na Resposta à Consulta 21837/2020: na recusa parcial, a loja registra a entrada pelo valor das mercadorias efetivamente recebidas. É regra paulista. Confirme com o contador como o seu estado trata a nota recebida com falta.

Num sistema com entrada de nota pelo XML, o arquivo do fornecedor traz produtos, quantidades e custo sem digitação. Você corrige a linha que a contagem derrubou e confirma. O estoque sobe com o número certo, e o contas a pagar nasce com o valor que você realmente deve.

A loja pode recusar a mercadoria na entrega?

Pode, inteira ou em parte. Na recusa, a loja escreve o motivo no verso do DANFE, o papel que acompanha a nota, e a mercadoria volta com o transportador. O fornecedor emite uma nota de entrada para receber de volta, como explica a pergunta 20 das perguntas frequentes da NF-e na Sefaz de São Paulo. A nota original não é cancelada, porque a mercadoria circulou.

Escreva de forma que qualquer pessoa entenda daqui a um mês: data, o que foi recusado, quantidade, motivo, nome e assinatura de quem recusou. Tire foto do verso antes de devolver o papel ao motorista. Essa foto é o que sustenta a conversa sobre o boleto.

Quem deve conferir: quem comprou ou outra pessoa?

Outra pessoa, sempre que a loja tiver duas. Quem negociou a compra tende a aceitar a entrega do jeito que veio, para não desgastar o fornecedor. Em loja de uma pessoa só, a separação é no tempo: conte primeiro, com a folha em branco, e só depois abra o pedido. O efeito é o mesmo da conferência cega.

Na próxima entrega, faça só uma mudança: conte numa folha em branco antes de abrir a nota. Uma semana assim mostra qual fornecedor erra e em quê. O resto do roteiro entra aos poucos, e cada etapa que vira hábito deixa o controle de estoque um pouco mais parecido com a prateleira.