Sistema para material de construção: o que testar

Sete da manhã, o caminhão de areia descarregando no fundo e, no balcão, um pedreiro pedindo 2,5 metros de cano e "anota na minha conta". Um sistema para material de construção precisa dar conta dessa cena sem arredondar nada: vender a fração, baixar o estoque na unidade certa e registrar o fiado do profissional. Abaixo está o que o depósito usa de verdade e como testar isso na demonstração.

Dois balcões na mesma loja: o vizinho e a obra

O depósito atende duas lojas dentro de uma. De um lado, o morador que leva dois sacos de cimento, paga no Pix e quer o cupom. Do outro, o empreiteiro que compra toda semana, pede prazo e nota no CNPJ, e a construtora que manda uma lista de 40 itens para cotar.

O tíquete também anda em duas velocidades. A mesma manhã fecha uma venda de R$ 15 em prego e um orçamento de R$ 15 mil para a laje. Quando o sistema só resolve o cupom do balcão, a parte que paga o aluguel da loja fica no caderno e no telefone.

Barra de 6 metros, venda de 2,5: a conversão de unidade

Digamos que o cano chegue do fornecedor em barra de 6 metros a R$ 60 a barra. O cliente leva 2,5 metros. Se o cadastro tiver o fator de conversão, o sistema vende R$ 25 e baixa 0,42 barra do estoque. Sem o fator, o balconista lança "1 cano", o saldo fica errado e o inventário do fim do mês vira palpite.

A mesma conta vale para a areia que entra por carrada e sai por metro cúbico ou por lata, e para o tijolo que entra por milheiro e sai por centena. Na demonstração, cadastre um produto real do seu mix e faça a venda fracionada na frente do vendedor. Quem enrola nessa hora vai enrolar na sua loja. Para a parte do preço da fração, veja como precificar materiais de construção.

Os 7 recursos que o depósito usa todo dia

1. 1Fração com fator de conversão: metro, quilo, metro cúbico e milheiro na venda, com a compra entrando em barra, saco, carrada ou caixa.
2. 2Orçamento que fica salvo: a lista da obra com validade e preço travado, para virar venda quando a construtora aprovar, sem redigitar.
3. 3Caixa que não para sem internet: o sábado de manhã é o pico do depósito, e a nota precisa sair em contingência se a conexão cair.
4. 4NFC-e e NF-e na mesma tela: cupom para o morador e nota faturada a prazo para o CNPJ da construtora, do condomínio e da prefeitura.
5. 5Conta do profissional com limite: o pedreiro que acerta no fim do mês precisa de histórico, limite e acerto registrados.
6. 6Alerta de mínimo no que gira: cimento, argamassa e conexão não podem faltar na sexta; a curva ABC mostra o que segurar no estoque.
7. 7Entrega e romaneio ligados à venda: o que sai no caminhão precisa bater com o que foi vendido, sem lista à parte na prancheta.

Do orçamento de 40 itens à NF-e faturada

Obra compra por lista. O mestre de obras chega com os itens anotados, pede preço e leva a cotação para o engenheiro aprovar, o que pode levar dias. Nesse meio-tempo o orçamento precisa continuar salvo, com preço travado e validade marcada.

Aprovou? O orçamento vira venda com estoque reservado ou baixado na hora, e a empresa que paga quer NF-e faturada a prazo, com boleto ou Pix no vencimento. Emitir o documento errado nessa venda cria problema fiscal para o cliente e custa a próxima lista. Qual documento sai em cada caso está em qual nota fiscal emitir na loja.

As regras oficiais da NF-e, inclusive o preenchimento da nota faturada, estão no portal SPED da Sefaz.

Sete cenários do depósito para rodar na demonstração

Demonstração boa é a que você conduz. Peça para executarem estes sete cenários com produtos do seu mix:

Quanto custa um sistema para material de construção

Não existe preço de tabela: o valor sobe com o número de caixas, com o volume de notas do mês e com os módulos do plano. Romaneio de entrega e controle de frota são módulos de sistema de nicho e encarecem a conta. Antes de pagar por eles, meça quantas entregas o depósito faz por dia; com poucas, a venda com endereço impresso resolve.

Duas armadilhas aparecem no orçamento do depósito. A primeira é o plano "grátis" que passa a cobrar por nota emitida justamente no mês em que a obra grande dobra o volume. A segunda é o plano de indústria de pré-moldados, cheio de módulo de produção que ninguém na loja vai abrir. A conta item a item do que entra numa mensalidade está em quanto custa um sistema de gestão.

Se quiser um valor concreto para comparar, os planos do VendaSimples estão com preço aberto e a lista do que cada um inclui.

Caderno, planilha ou sistema: a conta do seu depósito

No depósito que roda no caderno, a mensalidade parece dinheiro saindo sem nada entrar. Só que o caderno cobra de outro jeito: nas horas do fim de mês somando a conta de cada pedreiro, na areia que a planilha diz ter e o pátio não tem, e na obra que comprou no vizinho porque ninguém achou o orçamento. Preencha a calculadora com os seus números:

Antes de assinar: o que conferir no depósito

• A barra, a carrada e o milheiro baixam na fração vendida, e o inventário fecha na unidade de compra.
• O orçamento da obra fica salvo com validade e vira venda sem redigitar nenhum item.
• Com a internet fora, o balcão segue vendendo e a NFC-e sai em contingência.
• A venda para a construtora gera NF-e faturada no CNPJ, sem sair para outro programa.
• A conta do pedreiro tem limite e histórico, e o acerto do dia 30 sai por Pix ou boleto.
• Cimento e argamassa têm alerta de mínimo e aparecem na curva ABC.
• O romaneio da entrega sai da venda, sem prancheta paralela.
• O plano tem nota ilimitada ou um teto que aguenta o mês de obra grande.

Antes de assinar, ligue para um dono de depósito que já usa o sistema e faça uma pergunta só: como ficou a contagem de areia e brita no primeiro inventário. A resposta diz se o sistema aguenta fração ou se ele voltou para a prancheta.

• Para colocar as opções do mercado lado a lado: melhor sistema para loja.
• Depósito com seção de elétrica tem outro teste, o do fio por metro e do disjuntor por amperagem: sistema para loja de materiais elétricos.
• A página do VendaSimples para o ramo: sistema para materiais de construção.

Pegue hoje a pilha de orçamentos pendentes e separe os que você tem certeza de que ainda valem. Depois conte as barras de cano na prateleira e compare com o caderno. Esses dois números são o preço do controle manual no seu depósito. Quando a fração baixa certo e a conta do pedreiro está na tela, a obra do cliente cresce sem a sua conta se perder no caminho.