Sangria de caixa: as regras que o dono passa para a equipe

Você chega no fim do dia, o caixa fechou R$ 60 a menos e a funcionária lembra que pagou o motoboy com dinheiro da gaveta. Ninguém anotou. Sangria de caixa é a retirada de dinheiro da gaveta durante o expediente, registrada na hora com valor e motivo. Quem decide as regras é o dono: quanto pode ficar na gaveta, quem pode tirar e como se confere.

O que é sangria de caixa?

É a retirada de parte do dinheiro da gaveta durante o expediente, registrada no sistema com valor, horário, operador e motivo. Na maioria das vezes serve para segurança: tirar o excesso de cédula do balcão e levar ao cofre ou ao banco. Não é despesa. O dinheiro continua da loja, só muda de lugar.

O movimento oposto é o suprimento: dinheiro que entra na gaveta sem ser venda, como o reforço de troco buscado no cofre. O fundo de troco da abertura também é um suprimento. Para o fechamento, a regra é uma só: venda entra como venda, o resto que entra é suprimento e o que sai sem ser troco é sangria.

As cinco regras de sangria que a loja precisa ter

Sangria vira problema quando cada operador faz do seu jeito. Escreva estas regras uma vez, explique para a equipe e cole na parte de dentro do balcão:

• Teto da gaveta. Passou desse valor em dinheiro, faz sangria. O teto depende do movimento e do risco da região, e a calculadora mais abaixo ajuda a definir.
• Quem pode retirar. Em loja pequena, o dono ou o gerente. O operador pede, alguém autorizado retira.
• Registro antes do dinheiro sair. Valor e motivo no sistema primeiro, depois a mão na gaveta. "Anoto depois" é a origem da maioria das diferenças.
• Motivo sempre escrito. "Cofre", "depósito", "motoboy". Sangria sem motivo vira mistério na conferência.
• Comprovante do destino. Envelope do cofre com valor e data, ou comprovante do depósito, guardado junto com o relatório do dia.

Como o operador faz a sangria, passo a passo

Com a função de sangria no PDV, a retirada leva menos de dois minutos. É este roteiro que o funcionário novo aprende no primeiro dia:

1. 1Confira o saldo da gaveta no sistema e decida quanto sai, deixando o suficiente para o troco.
2. 2Registre a sangria no PDV com o valor e o motivo, antes de tirar o dinheiro.
3. 3Separe o dinheiro com uma segunda pessoa olhando, principalmente em valores maiores.
4. 4Leve ao cofre ou ao banco e guarde o comprovante junto do registro.
5. 5No fechamento, o relatório lista todas as sangrias do turno e o valor contado tem que bater com o esperado.

O suprimento segue o mesmo caminho ao contrário: registra a entrada no sistema e só depois coloca o dinheiro na gaveta.

Quanto deixar na gaveta e quantas sangrias fazer

O teto e a quantidade de sangrias dependem de três números da sua loja. São eles: quanto entra em dinheiro por dia (cartão e Pix não vão para a gaveta), quantas horas o caixa fica aberto e qual é o fundo de troco da abertura.

O dinheiro entra na gaveta num ritmo médio por hora. Cada vez que o acumulado passa do teto, é hora de sangrar. A calculadora faz essa conta e mostra quantas sangrias o seu movimento pede, de quanto e a partir de que hora.

Um exemplo para ler o resultado: a loja abre com R$ 200 de fundo, recebe R$ 2.400 em dinheiro em 10 horas e define teto de R$ 1.000. Ela acumula R$ 240 por hora, bate o teto pouco depois das 3 horas de expediente e precisa de 3 sangrias de cerca de R$ 800. Sem nenhuma, a gaveta fecharia com R$ 2.600, mais de duas vezes e meia o teto que a própria loja considerou seguro.

Baixe grátis: planilha de controle de sangria e suprimento

Para a loja que ainda fecha o caixa no caderno, a planilha faz o registro: uma linha por movimentação, com hora, caixa, operador, valor, motivo e quem conferiu. Ela avisa quando uma retirada passa do teto e calcula no fechamento o esperado contra o valor contado.

Como o dono confere as sangrias do turno

No fechamento de caixa, o esperado na gaveta é fundo de troco mais vendas em dinheiro mais suprimentos, menos sangrias. Antes de contar as notas, olhe a lista de sangrias do turno com estas perguntas:

• Toda sangria tem motivo? Retirada sem descrição é a primeira a ser explicada.
• A soma bate com o cofre e com o depósito? O envelope do cofre tem que ter o valor que o sistema diz que saiu.
• Alguma retirada passou do teto? Sangria grande e rara indica que o caixa não está seguindo a regra.
• Quem fez? Se só um operador faz sangria e as diferenças aparecem sempre no turno dele, o problema não é a conta.

Diferença pequena e esporádica costuma ser troco errado. Diferença que se repete no mesmo turno merece uma conversa, com o relatório na mão e não com suspeita no ar.

Sangria no caderno x sangria no sistema

Com o caderno, o controle depende da disciplina de quem anota e some quando a loja contrata o segundo caixa. Num PDV de frente de caixa, a sangria fica gravada com quem fez e quando, e o fechamento já desconta sozinho.

É assim que o VendaSimples trabalha em lojas e mercadinhos, inclusive com o caixa funcionando sem internet.

Amanhã, antes de abrir, combine com a equipe o teto da gaveta e quem pode tirar dinheiro dela. Depois, uma regra só: nada sai nem entra sem registro na hora. No fechamento, o caixa bate ou a diferença tem nome, e com o PDV registrando cada sangria você confere o turno em poucos minutos.