Quantos funcionários a loja precisa: a conta da escala

Sábado, quatro da tarde, e você está no caixa desde as oito porque uma funcionária pediu folga e o outro mandou atestado. A loja funciona, mas funciona com você. Quantos funcionários uma loja precisa não é palpite nem "o vizinho tem três": é uma conta de horas, e ela costuma dar uma pessoa a mais do que o dono imagina. A conta e a escala estão abaixo.

A conta que decide: horas de posto, não número de balcões

A loja não precisa de "funcionários". Ela precisa de gente dentro dela em cada hora em que está aberta, mais o tempo de abrir e fechar. Isso é a hora de posto: se dois pontos precisam estar ocupados o dia inteiro, cada hora aberta são duas horas de posto. O erro comum é contar as pessoas e esquecer que cada uma cobre no máximo 44 horas por semana.

Digamos uma loja de bairro aberta de segunda a sábado, das 8h às 18h, que precisa de duas pessoas o tempo todo (uma no caixa, uma no balcão) e gasta 1 hora por dia abrindo e fechando. A conta fica assim:

1. 1Horas de posto por semana: 6 dias × 11 horas × 2 pessoas = 132 horas.
2. 2Horas úteis de cada funcionário: 44 horas menos uns 10% de férias, faltas e atestados = cerca de 40 horas.
3. 3Funcionários necessários: 132 ÷ 40 = 3,3, ou seja, 4 pessoas. Com 3, sobram 13 horas por semana para alguém cobrir: você, ou hora extra.

As 13 horas que faltam são exatamente o sábado inteiro que você passou no caixa. A conta não inventa gente: ela mostra onde o seu tempo está indo. Quem prefere continuar na loja põe as próprias horas na calculadora e vê quantos funcionários sobram para contratar.

Calcule quantas pessoas cobrem o horário da sua loja

Informe os dias e as horas abertas, quantas pessoas precisam estar na loja ao mesmo tempo e a jornada de cada uma. Se você trabalha no balcão, coloque as suas horas: elas saem da conta. Para loja que abre domingo, a calculadora mostra também o mínimo de pessoas que o rodízio de folga exige.

Olhe a linha "com uma pessoa a menos". Ela diz quantas horas extras por semana cada funcionário faria se você economizar uma contratação. Quatro horas por semana parecem pouco; são 17 horas por mês por pessoa, com adicional de 50%, todo mês, e é isso que faz a equipe pedir a conta.

Por que 44 horas viram 40 na prática

A jornada normal da CLT é de 8 horas por dia e 44 por semana, e é com ela que a maioria das lojas contrata. Só que ninguém entrega 44 horas de posto por semana o ano inteiro. As férias sozinhas tiram 30 dias por ano, quase 8% das horas. Some faltas, atestados e o dia que a pessoa sai mais cedo, e a hora útil fica perto de 40.

Tem ainda o almoço. O intervalo de 1 hora não conta na jornada, mas o posto fica vazio durante ele. Se a loja precisa de duas pessoas e uma sai para almoçar, entre meio-dia e uma só tem uma. Ou a terceira pessoa cobre esse buraco, ou o almoço é escalonado no horário mais fraco do dia. É a primeira coisa a resolver na escala, antes de pensar em sábado.

Loja que abre domingo: o rodízio que a lei exige

O comércio pode abrir aos domingos, respeitada a lei do município, e a folga semanal de cada funcionário precisa cair num domingo pelo menos uma vez a cada 3 semanas, como diz a Lei 10.101. Feriado é diferente: só com autorização na convenção coletiva da categoria. Antes de escalar domingo e feriado, leia a convenção do sindicato da sua cidade, porque ela pode fixar jornada, intervalos e adicionais próprios.

No dia a dia, o rodízio muda a conta. Se a loja abre 7 dias com 2 pessoas por dia, são 14 presenças por semana, e ninguém pode trabalhar 7 dias seguidos. Com 6 dias por pessoa, o mínimo é 3 na escala, mesmo que as horas coubessem em menos. E a cada 3 semanas, no máximo, cada uma delas folga num domingo. A tabela abaixo resume as escalas que cabem em loja pequena.

Onde as horas vão embora: pico, almoço e preparo

Uma loja das 8h às 18h não precisa das mesmas duas pessoas nas dez horas. Das 8h às 10h, uma pessoa dá conta; das 17h às 18h e no sábado de manhã, três não dão. A escala boa segue o movimento, e o movimento está no relatório de vendas por hora do PDV. A conta de quantos caixas a loja precisa na hora de pico é a outra metade desta: aqui você define quantas pessoas; lá, onde colocá-las.

• Preparo: abrir o caixa, repor prateleira e fechar a gaveta não acontecem com cliente na loja. Conte de 30 minutos a 1 hora e meia por dia, senão a escala fecha no papel e não no balcão.
• Almoço: escale os intervalos no horário mais fraco e nunca dois ao mesmo tempo. Anote na planilha, porque é o buraco que mais gera hora extra escondida.
• Pico: ponha a terceira pessoa das 15h às 19h e no sábado, não das 8h às 17h por hábito. Meio período custa menos que uma jornada inteira ociosa de manhã.

Baixe grátis: planilha de escala com as horas conferidas

A planilha tem quatro semanas, uma aba por semana. Você cadastra os turnos uma vez (entrada, saída e intervalo) e preenche a escala com o código do turno. Ela soma as horas de cada pessoa na semana, avisa quem passou da jornada, mostra quantas pessoas estão na loja em cada dia e confere, no resumo do mês, se todo mundo folgou num domingo.

Contratar a quarta pessoa ou pagar hora extra na terceira?

Volte ao exemplo: faltam 13 horas por semana com 3 pessoas, umas 56 horas por mês. Digamos salário de R$ 2.000, que dá R$ 9,09 por hora (2.000 ÷ 220). A hora extra sai a R$ 13,64, e 56 delas custam R$ 764 por mês, fora o reflexo em férias, 13º e FGTS. Parece mais barato que um funcionário, e é, no primeiro mês.

O problema é que hora extra fixa vira jornada. Quem faz 4 horas a mais toda semana cansa, falta mais e sai, e a substituição custa treinamento e semanas de balcão pior. Um contrato de meio período (22 horas) cobre as 13 horas com folga, custa metade de uma jornada inteira e não desgasta ninguém. O custo real de um funcionário no Simples ajuda a fechar essa comparação com os encargos certos.

Com a equipe definida, o que segura a escala é medir: quem abriu o caixa, quem fechou, quanto cada turno vendeu. Num sistema de gestão para loja, cada operador entra com o próprio login e o relatório do dia mostra venda por hora e por pessoa, então a escala do mês seguinte sai do dado, não da memória do sábado ruim.

O relatório por operador está em qualquer plano e vale para loja de balcão de qualquer tamanho: a mensalidade não muda com o número de pessoas que entram no caixa.

Antes de abrir vaga ou de aceitar mais um sábado no caixa, rode a calculadora com o horário real da loja e as suas horas. Se deu uma pessoa a mais do que você tem, a hora extra que você paga hoje, em dinheiro ou em cansaço, já é o salário dela. Monte a escala na planilha e veja o próximo sábado de fora do caixa.