Quantos dias de estoque a loja precisa ter: a conta em 4 passos

O fornecedor entrega na terça e o açúcar acabou no sábado. Na prateleira de trás, dez caixas de um molho que vende duas unidades por semana. Quantos dias de estoque a loja precisa ter é uma conta por produto: o mínimo é o prazo de entrega do fornecedor mais uma folga, e o teto é o que o seu dinheiro aguenta parado. A fórmula, a tabela por tipo de produto e a calculadora estão abaixo.

Quantos dias de estoque a loja precisa ter?

No mínimo, o prazo de entrega do fornecedor mais 2 ou 3 dias de folga; para produto de giro normal, a faixa de trabalho que a gente usa na implantação fica entre 15 e 30 dias de venda. Esse número se chama cobertura de estoque: para quantos dias o saldo de hoje sustenta a venda se nada novo entrar, como define o material do Sebrae sobre organização de estoque.

A conta é uma divisão: estoque atual ÷ venda média por dia. Um produto com 200 unidades que vende 10 por dia tem 20 dias de cobertura. Se o fornecedor leva 7 dias para entregar, há 13 dias de margem antes de o pedido virar urgência. O erro comum é fazer essa conta para a loja inteira: a média esconde o açúcar que falta e o molho que sobra.

Como calcular a cobertura de estoque em 4 passos

Pegue um produto de cada vez, começando pelos 20 que mais vendem. Com o relatório de vendas do controle de estoque em mãos, a conta leva um minuto por item:

1. 1Some a venda dos últimos 30 dias em unidades (ou quilos, ou caixas). Produto de giro muito rápido, como pão ou hortifruti, use 7 ou 14 dias.
2. 2Divida pelos dias do período para achar a venda média por dia. 300 unidades em 30 dias são 10 por dia.
3. 3Divida o estoque de hoje pela venda média. 200 unidades ÷ 10 por dia = 20 dias de cobertura.
4. 4Compare com o prazo do fornecedor mais a folga. Com 7 dias de entrega e 3 de folga, o pedido tem que sair quando a cobertura chegar a 10 dias. Hoje, com 20, você tem 10 dias para pedir.

Calcule a cobertura do seu produto agora

Troque pelos números de um produto seu. A calculadora devolve a cobertura em dias, o ponto de pedido em unidades e quanto comprar para chegar à cobertura que você quer:

A conta do ponto de pedido em unidades, com estoque de segurança, tem página própria na calculadora de estoque mínimo e ponto de pedido. Use as duas juntas: a cobertura diz quando o problema chega, o ponto de pedido diz em que número agir.

Tabela: quantos dias de estoque por tipo de produto

Não existe um número único para a loja. As faixas abaixo são referência de implantação, do que costuma funcionar em loja pequena com fornecedor regular, e não dado de mercado: ajuste pela sua venda e pelo seu prazo de entrega.

O produto de giro normal é onde a maioria das lojas erra para cima. Comprar 90 dias de mercearia seca para ganhar 5% de desconto prende três meses de dinheiro na prateleira; a conta de quanto isso custa está em estoque parado.

Cobertura de estoque ou giro de estoque: qual a diferença?

São a mesma pergunta vista de dois lados. A cobertura diz para quantos dias o estoque dá; o giro diz quantas vezes ele se renova no período. Um produto com 20 dias de cobertura gira 1,5 vez por mês e cerca de 18 vezes por ano. A cobertura serve para decidir o pedido de amanhã; o giro de estoque serve para saber quanto tempo o dinheiro fica parado e comparar produtos entre si.

Na prática o dono usa a cobertura no dia a dia e olha o giro uma vez por mês. Cobertura baixa demais é falta; giro baixo demais é dinheiro dormindo. Os dois juntos mostram o produto que vende rápido e ainda assim está sobrando no depósito: quase sempre é compra em lote grande demais.

Quando a cobertura alta é um problema?

Quando passa do prazo de validade ou do prazo de pagamento. Produto com 45 dias de cobertura e validade de 40 dias vai vencer na prateleira, seja qual for o desconto que o fornecedor deu. Produto com 60 dias de cobertura comprado com boleto de 28 dias é pago antes de ser vendido, e a diferença sai do caixa da loja.

A regra de bolso: cobertura maior que o prazo do boleto só vale para produto que não vence e que tem desconto de volume de verdade. Para o resto, comprar menos e mais vezes costuma sair mais barato que o desconto, como mostra a conta de quanto comprar de cada produto.

Como o sistema mostra a cobertura por produto

O caixa baixa o estoque a cada venda, então o sistema já sabe a venda média de cada item. O relatório de estoque lista o saldo, a venda por dia e a cobertura em dias, e marca em vermelho o que está abaixo do ponto de pedido. Com o prazo de cada fornecedor cadastrado, a sugestão de compra sai pronta: quantidade por produto, agrupada por fornecedor, para virar pedido.

Sem sistema, a mesma conta é feita numa planilha com o inventário da semana, e funciona para os 20 produtos principais. O que não funciona é fazer isso para 800 itens à mão. Num sistema com estoque e ponto de pedido o relatório roda sozinho sobre tudo o que passou pelo caixa, e a conferência vira rotina de cinco minutos.

Como ajustar a cobertura para o Natal e a baixa temporada?

Trocando o período da média. A venda média de outubro não serve para decidir o estoque de dezembro: use a venda de dezembro do ano passado, corrigida pelo que a loja cresceu. Na baixa temporada, encurte o período para os últimos 14 dias, para a média cair junto com a venda e o pedido não repetir o volume do pico.

Para produto novo, sem histórico, assuma a venda de um produto parecido e compre para 15 dias. Em duas semanas a média real aparece no relatório, e a segunda compra já sai com a conta certa.

Hoje, pegue os cinco produtos que mais faltaram no último mês e faça a divisão: saldo de hoje pela venda por dia. Se a cobertura de algum deles for menor que o prazo do fornecedor, o pedido sai agora. Depois, deixe o sistema repetir essa conta todo dia para os outros 795 itens.