Nota falsa no caixa: o que fazer e quando o banco troca

Sábado de movimento, a fila dobrou o corredor e o cliente pagou R$ 86 com uma nota de cem. O caixa deu o troco, a nota foi para a gaveta e só apareceu no fechamento, lisa demais, sem a marca-d'água. Nota falsa no caixa é prejuízo da loja na maioria das vezes, mas não em todas: o que você consegue recuperar depende de onde a nota veio e de quando você percebeu.

Três elementos para conferir em cinco segundos

Não dá para examinar cada nota com a fila andando, e nem precisa. O Banco Central descreve os elementos de segurança do Real, e três deles cabem no gesto de receber a nota e levantar contra a luz:

• Marca-d'água: contra a luz, na área clara, aparece a figura do animal e o número do valor. Falsificação costuma imprimir uma mancha que já se vê sem luz.
• Alto-relevo: passe o dedo sobre o valor e a legenda "República Federativa do Brasil". Tem que sentir a tinta. Nota lisa é o sinal que mais entrega.
• Fio de segurança: contra a luz, uma linha escura atravessa a nota perto do meio. Na falsa, ou não existe ou é uma linha impressa que some na luz.

Em nota de R$ 50 e R$ 100 vale um quarto passo: incline a nota e veja se a faixa holográfica se mexe; na de R$ 10 e R$ 20, o número muda do azul para o verde. Se ainda ficar dúvida, compare com outra nota do mesmo valor na gaveta, lado a lado. Comparar vale mais que decorar.

Recebeu uma nota suspeita: descubra o que fazer agora

A resposta muda conforme a origem da nota e o momento em que você percebeu. Escolha a sua situação, informe o valor da cédula e a margem da loja. O decisor diz o que fazer, se dá para recuperar o dinheiro e quanto a loja precisa vender para repor a perda.

O banco troca ou não troca? Depende de onde a nota veio

Existe uma regra oficial para isso, e ela é menos conhecida do que deveria. A Carta Circular 3.770 do Banco Central diz que cédula suspeita recebida em saque ou troca no banco, inclusive no caixa eletrônico, tem de ser substituída pelo banco na hora, às custas dele. Já a nota que você recebeu de um cliente segue outro caminho: o banco retém, dá recibo e manda para análise.

Peça sempre o recibo de retenção. Ele é a sua prova de que a nota foi entregue e serve para lançar a perda no caixa. É também o documento que libera o crédito se a análise disser que a cédula era boa, o que acontece mais do que se imagina com nota muito gasta ou lavada na máquina.

Como lançar a nota falsa no fechamento do caixa

O erro comum é deixar a nota retida virar "diferença de caixa" e sumir no meio do troco errado. Aí ninguém sabe quantas notas falsas a loja recebeu no mês nem em que turno elas entram. Trate a perda como um lançamento próprio na frente de caixa, com motivo e responsável, do mesmo jeito que você registra uma sangria.

1. 1Tire a nota da gaveta no momento em que perceber e guarde num envelope com data, turno e operador.
2. 2No sistema, lance uma quebra de caixa com motivo e o valor da cédula, usando o motivo "nota falsa retida". O dinheiro contado vai bater com o sistema, e o motivo fica registrado.
3. 3Quando levar ao banco, grampeie o recibo de retenção no envelope e anote o número dele no lançamento.
4. 4Se o banco creditar o valor depois da análise, lance a entrada com o mesmo motivo. A perda do mês fecha sozinha.

Feito assim, o fechamento de caixa do dia continua batendo e o relatório do mês mostra nota falsa como uma linha separada da diferença de caixa de troco. Três notas no mesmo turno, no mesmo operador, viram uma conversa de treinamento; três notas em turnos diferentes viram um aviso para a rua inteira.

Treine o caixa para recusar sem virar briga

Recusar uma nota não é acusar o cliente. Na maior parte das vezes ele também recebeu aquela nota sem perceber. O que funciona no balcão é uma frase pronta, dita com calma, e uma alternativa na mão: "essa aqui o sistema não aceita, o senhor tem outra ou prefere no Pix?". A frase tira a decisão do operador e coloca na loja.

Combine com a equipe que nota de R$ 100 e R$ 200 passa pela luz antes de ir para a gaveta, sem exceção e sem olhar para o cliente. Virando rotina, ninguém se sente vigiado. Esse combinado cabe na primeira semana de quem está aprendendo a operar o caixa, junto com sangria e troco, e precisa estar no treinamento do funcionário no PDV.

O que é crime e o que não é

Receber uma nota falsa sem perceber não é crime: é prejuízo. Crime é saber que a nota é falsa e passá-la adiante, para um cliente no troco, para o fornecedor ou no depósito, e o Código Penal trata isso no artigo 289, com pena de reclusão. É por isso que o próprio Banco Central orienta a não receber nem repassar nota suspeita, e sim encaminhar ao banco com recibo.

Na prática, a tentação aparece justamente no fechamento, quando a nota de cem já virou buraco no caixa e a gaveta está cheia de troco. Vale lembrar a equipe de que aqueles R$ 100 custam menos do que qualquer problema com a polícia. A loja absorve a perda como custo de operar com dinheiro, igual à taxa da maquininha.

Hoje, pegue uma nota de cem da gaveta e mostre à equipe os três pontos contra a luz, em trinta segundos. Depois combine que nota retida vira envelope com recibo e lançamento com motivo, não diferença de caixa. Num sistema para mercado e loja de bairro com fechamento por operador, essa perda aparece com nome e deixa de ser mistério do fim do mês.