Permissões no sistema: o que cada funcionário pode fazer

O caixa novo deu 15% de desconto para a prima, cancelou uma venda paga em dinheiro e, no fim do mês, o fechamento bateu certinho. Nada disso aparece quando todo mundo entra no sistema com o mesmo login. Permissões de usuário são a resposta: cada pessoa com o próprio acesso, fazendo só o que o cargo pede. A matriz abaixo diz quem pode o quê, e o decisor resolve o caso que a matriz não cobre.

Por que o login compartilhado é o furo que ninguém vê

Com um usuário só, o sistema registra tudo no nome de uma pessoa, em geral o dono. O relatório de cancelamentos diz que foi você. O desconto de 15% foi você. A sangria sem registro saiu da sua gaveta. Quando a diferença aparece, não há como saber quem fez, e a conversa com a equipe vira acusação sem prova.

O login individual resolve a metade do problema: agora dá para saber quem fez. A outra metade é impedir que a ação aconteça. De nada adianta descobrir que o vendedor cancelou dez vendas se o sistema deixou. É aí que entra o perfil de acesso, o conjunto de permissões ligado a cada cargo, que o próprio funcionário não consegue mudar.

Matriz de permissões por cargo

A tabela abaixo é o ponto de partida que a gente usa ao implantar sistema em loja com até dez pessoas. "Teto" significa que a ação é liberada até um limite (5% de desconto, R$ 500 de sangria) e acima dele pede a senha do gerente. Ajuste ao seu caso; o que não deve mudar é a lógica: quem vende não mexe em preço, quem cancela deixa motivo, ninguém exclui.

Duas linhas merecem explicação. Fechar o caixa às cegas quer dizer que o operador conta o dinheiro e informa o valor antes de o sistema mostrar quanto deveria ter; caixa que vê o esperado primeiro sempre bate. E "excluir" bloqueado para todos não é exagero: produto errado se inativa, lançamento errado se cancela com justificativa, e o histórico continua lá para quando você precisar dele.

Esse funcionário deve ter essa permissão? Decida caso a caso

A matriz não sabe que o seu caixa tem três semanas de casa, nem que você só passa na loja às quartas. O decisor abaixo cruza cargo, ação, tempo de casa e a sua presença na loja, e devolve o veredito com o motivo e o rastro que o sistema precisa guardar. Rode para cada permissão em dúvida.

As 4 permissões que mais custam caro quando ficam abertas

Se você só tiver tempo de configurar quatro permissões hoje, configure estas. São as quatro ações que aparecem em quase todo caso de desvio no caixa que a gente já viu em loja pequena, e todas deixam rastro quando o login é individual.

• Desconto sem teto. O vendedor vende pelo preço cheio, registra com 20% de desconto e embolsa a diferença. O caixa fecha. Teto de 5% por venda para quem vende e relatório de descontos por operador no fim do mês.
• Cancelamento de venda finalizada. O cliente paga em dinheiro, a venda é cancelada depois que ele sai, o dinheiro fica. Motivo obrigatório, nome de quem autorizou e leitura semanal do relatório de cancelamentos.
• Alteração de preço no cadastro. Diferente do desconto, muda todas as vendas daquele produto. Quem opera a venda não toca nisso; se a etiqueta está errada, chama o gerente e o ajuste fica registrado com usuário e data.
• Gaveta aberta sem venda. "Abrir gaveta" sem sangria registrada é como o troco vira diferença no fim do dia. Sangria com valor, hora e operador, e o teto de dinheiro em caixa definido.

Repare que nenhuma das quatro depende de desconfiar de alguém. Elas protegem o funcionário honesto tanto quanto o dono: quando a diferença de caixa aparece, o relatório por operador mostra que não foi ele.

Dados dos clientes: o que a LGPD muda nas permissões

Telefone, CPF e endereço do cliente são dados pessoais, e a loja responde por eles. A regra de permissão que decorre disso é simples: quem atende vê o que precisa para atender, e só isso. O vendedor precisa do nome e do histórico de compra para dar continuidade; não precisa exportar a lista inteira para o celular.

O guia de segurança da ANPD para empresas de pequeno porte define controle de acesso como saber quem entrou, o que ele pode fazer e o que ele fez e pede que a empresa não permita conta ou senha compartilhada entre funcionários. Na prática, isso significa CPF mascarado na tela do caixa, exportação de clientes só no login do dono e acesso desligado no dia em que o funcionário sai.

Como montar as permissões em uma tarde

Não precisa de consultor. Em loja de até dez pessoas, o trabalho inteiro cabe numa tarde de movimento fraco, e a ordem abaixo evita o erro comum de começar criando usuário antes de decidir o perfil.

1. 1Liste os cargos reais da loja, não os do organograma: quem vende, quem fica no caixa, quem fecha a loja, quem recebe mercadoria, quem fala com o contador.
2. 2Crie um perfil por cargo no sistema, copiando a matriz acima e ajustando os tetos de desconto e sangria aos seus números.
3. 3Crie um usuário por pessoa e ligue ao perfil. Senha pessoal, trocada no primeiro acesso. Nenhuma senha colada no monitor.
4. 4Troque a sua senha e pare de usar o login do dono no caixa. A partir de agora, venda registrada no seu nome é venda sua.
5. 5Avise a equipe, mostrando a matriz. Permissão combinada às claras não ofende ninguém; permissão descoberta depois ofende todo mundo.
6. 6Leia três relatórios na primeira semana: descontos, cancelamentos e sangrias por operador. Depois, uma vez por semana basta.

Se o seu sistema atual não tem perfil por cargo, ou cobra por usuário a ponto de você economizar compartilhando login, esse é um critério para a troca. Ao avaliar o melhor sistema para a loja, pergunte quantos usuários estão inclusos e se o relatório sai por operador. Quem tem mais de uma loja precisa ainda de permissão por unidade: o gerente da loja 1 não vê o caixa da loja 2.

Em loja de varejo com equipe pequena, o arranjo que funciona é esse: login de todos, matriz à vista e três relatórios lidos toda semana. Dá para ver as permissões e os planos sem cobrança por usuário antes de decidir.

Hoje, antes de fechar, faça só o primeiro passo: crie o seu usuário próprio e tire o login compartilhado do caixa. Amanhã a venda já sai no nome de quem vendeu, e a matriz pode ser montada com calma durante a semana. O sistema guarda o rastro; a decisão de quem pode o quê continua sendo sua.