Numeração da nota pulou na loja: quando inutilizar

Segunda de manhã, o contador manda mensagem: faltam duas NFC-e na sequência de setembro. Na loja, ninguém sabe o que houve, só que a energia caiu no sábado no meio de uma venda. Número que pulou sem nota autorizada se resolve com a inutilização de numeração, pedida à Sefaz até o dia 10 do mês seguinte. Os outros casos têm outro caminho.

O que fazer com o número em cada situação do caixa

Inutilização serve para um caso só: número que pulou sem nota autorizada. Todo o resto tem outro instrumento, e a tabela abaixo mostra qual.

Dois enganos aparecem toda semana. O primeiro é inutilizar uma nota rejeitada, cujo número estava livre para reenvio e agora nunca mais pode ser usado. As causas mais comuns de rejeição estão em rejeição de NF-e e como resolver.

O segundo é tentar inutilizar uma nota autorizada porque a venda foi desfeita. Nota autorizada só sai de cena com o cancelamento da nota fiscal eletrônica, dentro do prazo do estado.

Qual é o prazo para inutilizar a numeração de NF-e e NFC-e?

O prazo é até o dia 10 do mês seguinte ao salto, para NF-e e NFC-e. O número que pulou em setembro precisa estar inutilizado até 10 de outubro. Para a NF-e, a regra está na cláusula décima quarta do Ajuste SINIEF 07/05; a NFC-e segue o mesmo prazo, e os manuais estão nos portais estaduais, como o portal da NFC-e da Sefaz-MG.

Não espere o dia 10. Peça a inutilização no mesmo dia em que o caixa perceber o salto. Quanto mais notas autorizadas depois do buraco, mais difícil fica explicar o que houve naquele sábado numa fiscalização.

Perdeu o prazo? Como funciona a inutilização fora do prazo

O pedido feito depois do dia 10 continua sendo aceito como inutilização extemporânea e fecha o buraco do mesmo jeito. O que muda é a possibilidade de multa, que varia por estado e em geral é cobrada por número inutilizado fora do prazo.

Perder o prazo não é motivo para deixar o buraco lá. Inutilize hoje e peça ao contador para conferir a penalidade do seu estado e se cabe denúncia espontânea. Sequência com número faltando e sem inutilização aparece no cruzamento da escrituração fiscal anos depois, quando ninguém lembra mais o que aconteceu no caixa.

Descubra o que fazer com o número que ficou no ar

Escolha o tipo de nota, o que aconteceu com o número e, se for o caso, quando foi o salto e há quantas horas a nota foi autorizada. O decisor cruza a tabela acima com o prazo e diz se o caminho é inutilizar, reenviar, cancelar, registrar devolução ou deixar como está.

Como pedir a inutilização no emissor da loja

A inutilização é um evento transmitido à Sefaz com o certificado digital da empresa, igual à emissão. Todo emissor tem a função, e o portal da Sefaz do seu estado costuma aceitar o pedido manual. O caminho:

1. 1Confirme que o número está vazio. Se existe nota autorizada, cancelada ou denegada com ele, o número está consumido. Se existe nota rejeitada, ele está livre para reenvio, não para inutilização.
2. 2Identifique a faixa: série, número inicial e número final. Um número só tem inicial e final iguais. Dois buracos separados são dois pedidos.
3. 3Escreva a justificativa com pelo menos 15 caracteres e o motivo real: "queda de energia durante a emissão", "falha do sistema emissor". Ela fica gravada no evento.
4. 4Transmita o pedido com o certificado A1 ou A3. A Sefaz devolve o protocolo de inutilização homologada ou uma rejeição com o motivo (número já usado, certificado inválido).
5. 5Guarde o protocolo junto dos XMLs do mês e mande ao contador, que registra a faixa sem valor na escrituração. O emissor continua do número seguinte.

Por que a numeração pula no caixa da sua loja

Quase todo salto no varejo nasce de uma destas causas. Resolver a causa vale mais do que decorar o procedimento.

• Queda de energia ou travamento no meio da emissão. O emissor reservou o número, não transmitiu e, ao reabrir, pulou para o seguinte. Nobreak no caixa e emissor que retoma a nota pendente resolvem a maior parte.
• Contingência mal fechada. A NFC-e saiu offline e a nota pendente nunca foi transmitida. Um PDV que funciona sem internet transmite a fila sozinho quando a rede volta.
• Dois emissores na mesma série. Sistema antigo e novo emitindo juntos: um consome o número que o outro achava que era o próximo. Na troca de sistema, feche a série antiga ou comece uma nova.
• Teste em produção. Nota de teste emitida no ambiente real e esquecida: o próximo cupom sai com o número seguinte. Teste só em homologação.

Se o buraco aparece todo mês, o problema é o emissor

Salto de vez em quando é queda de energia. Salto toda semana é emissor que gasta número antes de a venda fechar, não retoma a nota pendente ou deixa a contingência para alguém lembrar de transmitir.

Quando a NFC-e é emitida pela própria venda, no mesmo sistema do caixa, o número só é gasto quando a venda fecha e a fila de pendentes fica na tela até zerar. Em mercados e mercearias, com centenas de cupons por dia, fechar a sequência vira parte do fechamento de caixa.

Se você está pensando em trocar de emissor por causa disso, veja os planos do VendaSimples e pergunte, em qualquer sistema, como ele trata a nota que ficou pendente quando a energia caiu.

Como consultar se a numeração foi inutilizada na Sefaz

A inutilização homologada gera um evento com protocolo. Você consulta no próprio emissor, que guarda o retorno da Sefaz, ou no portal estadual, por CNPJ, série e faixa. Se a consulta não acha o evento, o pedido não chegou: refaça, porque o buraco continua lá.

• No dia do pedido, para garantir que foi homologado e não rejeitado.
• No fechamento do mês, para o contador escriturar a faixa sem valor.
• Ao trocar de emissor, para a série antiga ficar fechada antes de ser abandonada.

Hoje, abra o relatório de notas do mês e procure buraco na sequência de cada série. Achou, peça a inutilização antes do dia 10 e mande o protocolo ao contador. Se achou mais de um buraco, olhe para o emissor antes de olhar para o caixa.